1.1.7.1 Khỏi quỏt về bộ phận tin học của cụng ty:
Hay cũn gọi là bộ phận hệ thống mạng PC và điện thoại-thiết bị mỏy múc hành chớnh. Chịu trỏch nhiệm:
Quản lý hệ thống mạng nội bộ PC và điện thoại của Viet Nam Stanley. Tiến hành cỏc cụng việc đảm bảo hệ thống mạng của Viet Nam Stanley làm việc thụng suốt và an toàn.
Lập kế hoạch và tiến hành cụng việc bảo trỡ, bảo hành hệ thống mạng, mỏy vi tớnh định kỳ theo tuần, thỏng. Kiểm tra virus toàn bộ mỏy tớnh trong nhà mỏy. Lập bỏo cỏo khi cú sự cố xảy ra.Khắc phục cỏc sự cố mỏy tớnh của cỏc bộ phận đảm bảo sự hoạt động cỏc mỏy tớnh phục vụ yờu cầu sản xuất. Lập kế hoạch đào tạo, khỏc phục và phũng ngừa virus cho cỏc bộ phận.
Quản lý toàn bộ trang thiết bị mỏy múc của phũng hành chớnh nhõn sự (mỏy chiếu, photo, Fax vvv…). Quản lý toàn bộ số thuờ bao điện thoại di động (đăng ký, đổi, cấp mới điện thoại), hàng thỏng lập bỏo cỏo tiền cước phụ trội. Quản lý hệ thống camera, đảm bảo hệ thống camera hoạt động ổn định và thụng suốt.
Phụ trỏch cụng tỏc thay mực toàn bộ mỏy in trong cụng ty. Phụ trỏch toàn bộ hệ thống biển bỏo trong toàn cụng ty. Định kỳ lập bỏo cỏo cụng việc đang thực hiện. Ngoài ra phũng tin học cũn thực hiện đào tạo tin học cho cụng nhõn viờn trong cụng ty tiếp cận và dễ dàng sử dụng những phần mềm văn phũng và những tiện ớch cơ bản của mỏy tớnh.
1.1.7.2 Sử dụng cỏc phần mềm trong cụng tỏc quản lý và sản xuất:
Stanley là một cụng ty cú mụi trường làm việc chuyờn nghiệp cú trờn 10 năm hoạt động nờn việc ứng dụng tin học trong cụng ty là tương đối đầy đủ và là nhu cầu hết sức cần thiết.
Dịch vụ về đường truyền internet được thuờ bao trọn gúi. Cỏc phần mềm đều được cỏc cụng ty phần mềm Việt Nam xõy dựng. Cỏc phần mềm này được cỏc cụng ty phần mềm xõy dựng dựa trờn những khảo sỏt và tỡm hiểu đặc thự mụi trường kinh doanh của cụng ty, mụi trường luật phỏp của Việt Nam…Đặc điểm của cỏc phần mềm là đơn giản, đầy đủ, thõn thiện, cú thể nõng cấp cựng với những sự thay đổi của cụng việc và nhu cầu quản lý. Sử dụng hai loại ngụn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt.
Cỏc cụng ty phần mềm cho cỏc kỹ thuật viờn của mỡnh hướng dẫn và đào tạo những người của cụng ty tiếp xỳc trực tiếp với phần mềm. Thường xuyờn cú cỏc kế hoạch bảo trỡ và kiểm khi cú lỗi phần mềm hay cỏc khú khăn trong quỏ trỡnh sử dụng.
Cú thể núi mạng nội bộ là phần huyết mạch của cụng ty. Mạng nội bộ được sử dụng một cỏch triệt để cho việc liờn lạc, chỉ đạo quản lý, phõn cụng
cụng việc lịch làm việc, lịch sản xuất, kế hoạch, bỏo cỏo…Được cỏc phũng cỏc bộ phận trao đổi thụng qua mạng nội bộ, thụng qua mail nhằm tiết kiệm thời gian, chi phớ liờn lạc một cỏch tối đa. Bộ phận tin học của phũng nhõn sự chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc ACCOUNT của cỏc cỏ nhõn và phũng ban, giỳp đỡ và sửa chữa khi cú trục trặc, đảm bảo thụng tin và hoạt động luụn thụng suốt.
Bộ phận giỏn tiếp sản xuất của cụng ty như là bộ phận bỏn hàng, xuất nhập khẩu, kế toỏn, nhõn sự…Là cỏc bộ phận giỏn tiếp sản xuất nờn thường sử dụng cỏc phần mờm riờng biệt. Đối với cỏc phõn xưởng thường sử dụng EXCEL, MICROSOFT WORD 2003 cho việc nhập cỏc thụng số về quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm, về số lượng, chất lượng và cỏc bỏo cỏo cần thiết.
- phần mềm chấm cụng: dựng cho phũng hành chớnh nhõn sự, quản lý việc
sử dụng thẻ cỏ nhõn của toàn bộ cụng nhõn viờn trong nhà mỏy. Quản lý việc ra vào cụng ty, ngày giờ đi làm, ca làm…Toàn bộ nhõn viờn của cụng ty phải quẹt thẻ vào mỏy quẹt khi đi làm và nghỉ làm. Mỗi nhõn viờn, cụng nhõn cú một mó số riờng cho biết cấp bậc, vị trớ, bộ phận và toàn bộ thụng tin cỏ nhõn khỏc được lưu dữ trong cơ sở dữ liệu.
- phần mềm kế toỏn: sử dụng cho bộ phận kế toỏn nhằm cõn đối cỏc vấn đề
tài chớnh, tớnh toỏn lương thưởng chế độ, phụ cấp, phụ phớ, bồi dưỡng…Và đưa ra cỏc bỏo cỏo tài chớnh cho cấp quản lý cao hơn.
- phần mềm nhà mỏy(EASY FACTORY): phần mềm này sử dụng cho
nhiều bộ phận và cỏc cấp quản lý của cỏc bộ phận này: bộ phận bỏn hàng, mua hàng, xuất nhập khẩu, quản lý kho...Cỏc bộ phận cú trỏch nhiệm và nghĩa vụ khỏc nhau khi sử dụng phần mềm này. Cỏc bộ phận và cỏc phũng này sử những chức năng và cỏc cụng cụ nhất định của phần mềm. Cỏc thụng tin, số liệu về quỏ trỡnh sản xuất được cụng khai và được lưu dữ trong phần mềm để cỏc bộ phận này cựng sử dụng. Đối với những thụng tin quan trọng ở cấp
quản lý thỡ được bảo mật, cỏc bộ phận cú chức năng khỏc nhau sẽ sử dụng những phần khỏc nhau của phần mềm. Nhằm phõn cụng cụng việc và quản lý lẫn nhau, cũng như quản lý quỏ trỡnh sản xuất núi chung.
Cỏc phần mềm tiện ớch luụn được kỹ thuật viờn update, phần mềm diệt virut bkav bản quyền tự động cập nhật, cỏc phần mềm văn phũng khỏc luụn được cập nhật và sử dụng cỏc phiờn bản mới nhất.
1.2 Định hướng đề tài nghiờn cứu: 1.2.1 Tờn đề tài:
Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng sủ dụng cho bộ phận kho bỏn hàng nhằm đơn giản hoỏ cụng việc và hỗ trợ quỏ trỡnh quản lý. Phần mềm phải cú khả năng mở rộng nhằm đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng. Cho phộp kết nối dữ liệu với dữ liệu bỏn hàng. Được thiết kế dựa trờn ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic. Được thiết kế trờn giao diện chuẩn của Windows, vỡ vậy người sử dụng cú kinh nghiệm làm việc trờn Windows dễ dàng khai thỏc được chương trỡnh. Ngụn ngữ thể hiện hoàn toàn bằng tiếng Việt.
Đõy sẽ là phần mềm quản lý bỏn hàng phục vụ cho việc quản lý tại một bộ phận kho bỏn hàng tại một cụng ty sản xuất hàng húa, nú khỏc vúi phần mềm bỏn hàng sử dụng ở một siờu thị bỏn hàng hay dựng cho cỏc cụng ty dịch vụ bỏn hàng.
1.2.2 Sự cần thiết của đề tài:
Cuộc khủng hoảng tài chớnh toàn cầu năm 2008 tỏc động đến nền kinh tế
Viờt Nam. Cỏc doanh nghiệp sản xuất trong nước khụng nằm ngoài ảnh hưởng chung của cỏc tỏc động xấu đến sản xuất và kinh doanh. Đặc thự kinh doanh của Stanley Việt Nam là phụ thuộc phần nhiều vào tỡnh hỡnh kinh doanh của cỏc cụng ty lắp rỏp và sản xuất xe mỏy, ụtụ trong trong nước hay thị trường cỏc nước Tõy Âu. Nờn khi cỏc doanh nghiệp này thu hẹp sản xuất và kinh doanh cũng dẫn đến sự thu hẹp sản xuất của Stanley. Cụng ty đang
phải đối mặt với cỏc vấn đề mới. Như vấn đề quản lý, tăng năng xuất lao động, giảm hao tổn do hàng hỏng, hao tổn chi phớ cho việc sử dụng nguyờn vật liệu và cỏc nhu yếu phẩm phục vụ sản xuất, rồi vấn đề cắt giảm giờ lao động, cắt giảm số ca, cắt giảm nhõn cụng và lao động thời vụ khụng cần thiết...
Trước tỡnh hỡnh kinh tế và lực lượng sản xuất cú những thay đổi cụng ty cần cú những chớnh sỏch và biện phỏp quản lý chặt chẽ và hiệu quả hơn nữa. Nú đặt ra những thỏch thức mới cho những người quản lý ỏp dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau nhằm tăng cường hiệu quả lao đụng tiết kiệm chi phớ, tạo đà cho mục tiờu chung của cụng ty là tăng năng suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hiển nhiờn là hệ thống thụng tin hay việc sử dụng tin học trong quỏ trỡnh kinh doanh, sản xuất đều đem lại hiệu quả kinh tế. Việc ứng dụng tin học húa trong hoạt động kinh doanh, sản xuất của cụng cần thiết hơn lỳc nào hết. Một điều khụng thể phủ nhận là cốt lừi của hệ thống thụng tin chớnh là cỏc sản phẩm phần mềm.
Hiện tại bộ phận Sales Stock (bộ phận kho bỏn) của cụng ty đang sử dụng phần mềm nhà mỏy cho một số cụng việc nhất định. Phần mềm này đũi hỏi người sử dụng phải nhớ tương đối nhiều kĩ năng sử dụng. Phần mềm này được nhiều bộ phận sủ dụng như bộ phận mua, phũng bỏn (quản lý chung cụng việc bỏn) và bộ phận kho xuất hàng, kho nguyờn liệu, phũng xuất nhập khẩu và cỏc cấp quản lý của cỏc bộ phận này. Vỡ vậy để tỏch bạch, đơn giản húa và cú sự phõn cụng giữa cỏc bộ phận ta cú thể xõy dựng thờm phần mềm quản lý bỏn hàng hỗ trợ cho việc quản lý. Phần mềm này cú thể được sử dụng cho bộ phận kho bỏn thuộc phũng bỏn. Như trờn đó nờu thỡ đõy là bộ phận cuối cựng của dõy truyền sản xuất nhằm thu lợi nhuận cho cụng ty. Cho nờn
nhiệm vụ của bộ phận này khỏ quan trọng. Trong quỏ trỡnh quan sỏt và tỡm hiểu tại bộ phận này em nhận thấy cỏc vấn đề sau.
+ Phần mềm nhà mỏy EASY FACTORY là một phần mềm cú rất nhiều cỏc module lớn nhỏ, phục vụ cho cỏc bộ phận riờng biệt. Người sử dụng phải ghi nhớ nhiều chức năng của phần mềm. Phần mềm này sử dụng cả tiếng Anh và tiếng Việt nờn đụi khi gõy khú khăn cho nhõn viờn của phũng này là những người cú trỡnh độ phổ thụng.
+ Bộ phận kho bỏn hàng cú hai người là tổ trưởng và tổ phú là những người thường xuyờn sử dụng phần mềm này. Cả hai cú trỡnh độ phổ thụng nờn chỉ được đào tạo để ghi nhớ những chức năng nhất định của phần mềm.
+ Sau cỏc ca giao hàng thỡ bộ phận kho xuất hàng cú thời gian nghỉ nhiều hơn so với cỏc bộ phận khỏc trong nhà mỏy. Khối lượng xử lý cụng việc liờn quan đến giấy tờ, con số là chưa nhiều. Trong khi hoàn toàn cú thể đào tạo cho cỏc nhõn viờn này sử dụng tốt một phần mềm chuyờn biệt thuần Việt và đơn giản. Giỳp bộ phận này sử lý được khối lượng cụng việc nhiều hơn. Giảm gỏnh nặng cho phũng bỏn hàng.
Vỡ vậy để tăng cường hiệu quả hoạt động cho bộ phận kho bỏn hàng cũng như hiệu quả sản xuất và kinh doanh núi chung của cụng ty em lựa chọn đề tài: Xõy dựng phần mềm quản lý bỏn hàng sử dụng cho bộ phận kho bỏn hàng đơn giản hoỏ cụng việc hỗ trợ quỏ trỡnh quản lý. Phần mềm này sử dụng ngụn ngữ lập trỡnh Visual Basic.
1.2.3 Lợi ớch mà phần mềm hướng tới:
Phần mềm quản lý bỏn hàng cho phộp nhõn viờn quản lý bỏn hàng xỏc định được năng xuất của lực lượng bỏn hàng, triển vọng kinh doanh tại cỏc điểm bỏn hàng và mức độ thành cụng của cỏc sản phẩm theo cỏc tiờu thức khỏc nhau: theo khỏch hàng, theo nhúm khỏch hàng, theo loại hàng…
Nú cho phộp nhà quản lý tỡm ra cỏc điểm kinh doanh yếu kộm hay cỏc sản phẩm lỗi bị trả lại, xỏc định cỏc xu thế kinh doanh, xỏc dịnh lượng tồn kho để thực hiện quỏ trỡnh lờn kế hoạch, kiểm tra và tổ chức cỏc cụng việc khỏc một cỏch dễ dàng và nhanh chúng. Phần mềm này cú thể truy cập dữ liệu từ cỏc cơ sở dữ liệu được cập nhật bởi cỏc nhõn viờn bỏn hàng, bằng cỏch sử dụng phần mềm trợ giỳp bỏn hàng.
Chương 2. Cơ sở phương phỏp luận của phần mềm ứng dụng 2.1 Thụng tin quản lý và hệ thống thụng tin quản lý:
2.1.1 Hệ thống trong phõn tớch thiết kế phần mềm:
Hệ thống là một tổ hợp phần cứng, phần mềm cung cấp giải phỏp cho vấn
đề cần giải quyết. Ngày nay trong khi hệ thống quỏ phức tạp mà tri thức lại quỏ chuyờn ngành cho nờn một người khụng thể biết một khớa cạnh tỏc nghiệp. Một người khú cú thể hiểu được đồng thời mọi vấn đề của hệ thống. Từ thiết kế giải phỏp, viết mó chương trỡnh, triển khai trờn nền phần cứng đến đảm bảo chắc chắn mọi thành phần phần cứng làm việc tốt với nhau. Tiến trỡnh phần mềm phức tạp phải được nhiều người thực hiện. Trước hết là khỏch hàng, đú là người đưa ra vấn đề cần giải quyết. Phõn tớch viờn làm tài liệu vấn đề của khỏch hàng và chuyển nú tới người phỏt triển, đú là những cỏi lập trỡnh viờn xõy dựng phần mềm để giải quyết, kiểm tra và triển khai nú trờn phần cứng. Phỏt triển phần mềm cú thể được thực hiện bằng nhiều con đường khỏch nhau. Cỏc dự ỏn cú thể tuõn thủ một trong cỏc tiến trỡnh phỏt triển, bao gồm từ tiến trỡnh thỏc nước tới tiến trỡnh lặp và tăng dần. Mỗi loại cú ưu nhược điểm riờng.
2.1.2 Thụng tin trong quản lý:
Quản lý được hiểu là tập hợp cỏc quỏ trỡnh biến đổi thụng tin thành hành
động, một việc tương đương với quỏ trỡnh ra quyết định.
Hỡnh vẽ dưới đõy là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra, Anthony trỡnh bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý:
Sơ đồ 2.1 Thỏp quản lý trong tổ chức.
Cỏc quyết định của tổ chức chia thành bà loại: Quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật và quyết định tỏc nghiệp.
Quyết định chiến lược là những quyết định xỏc định mục tiờu và những quyết định xõy dựng nguồn lực cho tổ chức.
Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể húa mục tiờu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soỏt và khai thỏc tối ưu nguồn lực.
Quyết định tỏc nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ.
2.1.3 Tớnh chất của thụng tin:
Tớnh tương đối. Tớnh định hướng Tớnh thời điểm. Tớnh cục bộ.
2.1.4 Khỏi niệm về hệ thống thụng tin:Định nghĩa về hệ thống thụng tin: Định nghĩa về hệ thống thụng tin:
Hệ thống thụng tin là một tập hợp những con người, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…Thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phối thụng tin trong một tập cỏc ràng buộc được gọi là mụi trường.
Hệ thống thụng tin của mỗi tổ chức là khỏc nhau nhưng đều tuõn thủ theo nguyờn tắc sau: nú được thể hiện bởi con người, cỏc thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học. Đầu vào (inputs) của hệ thống thụng tin được lấy từ nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nú cựng với cỏc dữ liệu đó được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến cỏc đớnh hoặc được cập nhật và cỏc kho dữ liệu.
Sơ đồ 2.2 Mụ hỡnh hệ thống thụng tin 2.2 Phõn loại hệ thống thụng tin trong tổ chức doanh nghiệp: 2.2.1 Phõn loại:
Cỏc thụng tin trong một tổ chức được phõn chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý chỳng lại được chia theo nghiệp vụ mà chỳng phục vụ. Nguồn Thu thập Xử lý và lưu trữ Phõn phỏt Đớch Kho dữ liệu
Tài chớnh chiến lược Marketing chiến lược Nhõn lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thụng tin văn phũng Tài chớnh chiến thuật Marketing chiến thuật Nhõn lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chớnh tỏc nghiệp Marketing tỏc nghiệp Nhõn lực tỏc nghiệp Kinh doanh và sản xuất tỏc nghiệp
2.2.2 Tầm quan trọng của hệ thống thụng tin hoạt động tốt:
Quản lý cú hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn và chất lượng thụng tin
do cỏc hệ thống thụng tin chớnh thức sản sinh ra. Sự hoạt động kộm của một hệ thống thụng tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hậu quả nghiờm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thụng tin được đỏnh giỏ thụng qua chất lượng của thụng tin mà nú cung cấp. Tiờu chuẩn chất lượng của thụng tin như sau:
• Độ tin cậy: thể hiện cỏc mặt về độ xỏc thực và độ chớnh xỏc.
• Tớnh đầy đủ: thể hiện sự bao quỏt cỏc vấn đề đỏp ứng cỏc yờu cầu của nhà quản lý.
• Tớnh thớch hợp và dễ hiểu.
• Tớnh được bảo vệ: thụng tin là một nguồn lực quý bỏu của tổ