3. Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành
3.2. Kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương:
3.2.1. Cách tính lương và các khoản trích theo lương tại công ty:
Kế toán của công ty không tính lương mà dựa vào bảng kê tiền lương do phòng kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam chuyển ra để xác định lương của nhân viên trong công ty.
Hàng tháng, kế toán công ty tiến hành trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất kinh doanh theo chế độ quy định. Căn cứ để trích các khoản theo lương là lương cơ bản, cụ thể: bảo hiểm xã hội trích 15%, bảo hiểm y tế trích 2% và kinh phí công đoàn trích 2%. Đồng thời kế toán tiền lương tiến hành trích 6% lương của cán bộ công nhân viên để lập các quỹ trên - bảo hiểm xã hội 5% và bảo hiểm y tế 1%.
Hàng tháng công ty trả lương một lần vào cuối tháng sau khi đã trừ các khoản tạm ứng, đền bù thiệt hại và cộng các khoản bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên.
3.2.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: Bảng phân bổ tiền lương, Bảng kê bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn tính vào chi phí.
Sơ đồ 8
Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương
Kế toán tiền lương
Phụ trách kế toán
Giám đốc
Nhận: Bảng tính lương
Lập:Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí
Bảng tổng hợp tiền lương của công ty
Kiểm tra vào ký duyệt:
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào chi phí
Bảng tổng hợp tiền lương của công ty
Kế toán tiền lương
Ký duyệt Bảng tổng hợp tiền lương của công ty
Ghi sổ kế toán
Kế toán thanh toán Thanh toán tiền lương
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A 3.2.3. Các tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 334 - “Phải trả người lao động”: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của công ty về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338 - “Phải trả, phải nộp khác”: dùng để phản ánh tình hình thanh toác các khoản phải trả và phải nộp khác ngoài các khoản đã phản ánh ở các tài khoản thanh toán nợ phải trả (từ Tài khoản 331 đến Tài khoản 337) như tình hình trích nộp và sử dụng kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; tình hình giá trị thừa chừ xử lý,; về doanh thu chưa thực hiện; về các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; khoản phải trả về cổ phần hóa doanh nghiệp và các khoản phải trả khác,…
Kế toán công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau:
Tài khoản 3382 - “Kinh phí công đoàn”: phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại công ty.
Tài khoản 3383 - “Bảo hiểm xã hội”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm xã hội tại công ty
Tài khoản 3384 - “Bảo hiểm y tế”: phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm y tế tại công ty.
Quy trình ghi sổ kế toán phần hành lương và các khoản trích theo lương được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 9
Quy trình ghi sổ phần hành tiền lương
Chứng từ gốc
Bảng kê số 5
Báo cáo tài chính Nhật ký - Chứng từ
số 7
Nhật ký - Chứng từ số 10
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A
3.3. Kế toán phần hành doanh thu tiêu thụ:
3.3.1. Đặc điểm doanh thu tiêu thụ tại công ty:
Doanh thu tiêu thụ tại công ty bao gồm hai nguồn chính là doanh thu từ hoạt động kinh doanh và doanh thu từ hoạt động sản xuất. Tuy nhiên do nhà máy chế biến của công ty mới đưa vào hoạt động nên doanh thu từ hoạt động sản xuất chưa nhiều, phần lớn doanh thu của công ty là từ hoạt động kinh doanh nên trong phần hành kế toán doanh thu tiêu thụ sẽ chủ yếu giới thiệu về doanh thu tiêu thụ sản phẩm.
Công ty áp dụng chính sách trả chậm đối với khách hàng mua với số lượng lớn và khách hàng thường xuyên của doanh nghiệp nhng thời hạn trả chậm không quá 3 tháng. Khuyến khích trả ngay bằng chiết khấu thanh toán, mức độ chiết khấu sẽ tùy thuộc vào số lượng hàng mua và thời hạn thanh toán.
Hình thức bán hàng của công ty ngoài bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho, theo phương thức chuyển hàng, công ty còn thông qua hệ thống đại lý trải khắp các tỉnh và thành phố trên toán miền Bắc.Các đại lý của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại kho của công ty hoặc được công ty vận chuyển đến tận nơi. Sauk hi bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng và số lượng hàng bán để hưởng mức hoa hồng theo mỗi hợp đồng.
Doanh thu được hạch toán riêng biệt cho từng nhóm mặt hàng khác nhau nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo nhu cầu quản lý hoạt động kinh doanh và lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty. Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ được hạch toán riêng biệt. Các khoản này được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
3.3.2. Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Ngoài ra tùy thuộc vào các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, Bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển…
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào từng hình thức bán hàng khác nhau của công ty.
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A
Phương thức bán hàng theo hình thức chuyển hàng:
Sơ đồ 10
Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức chuyển hàng
Khách hàng và giám đốc Ký kết hợp đồng Bộ phận cung ứng Nhận hợp đồng Lập lệnh xuất kho Thủ kho
Lập phiếu xuất kho
Chuyển cho kế toán vật tư
Người vận chuyển
Lập phiếu vận chuyển (hóa đơn vận chuyển)
Bộ phận cung
ứng Lập hóa đơn bán hàng
Kế toán doanh
thu Ghi sổ kế toán
Phương thức bán hàng qua đại lý:
Sơ đồ 11
Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương thức bán qua đại lý
Khách hàng và
giám đốc Ký kết hợp đồng
Bộ phận cung ứng
Nhận hợp đồng
Lập lệnh xuất kho gửi giao đại lý
Thủ kho Lập phiếu xuất kho và giao hàng
cho đại lý
Đại lý Lập Bảng kê hàng hóa bán ra
Bộ phận cung ứng Lập hóa đơn bán hàng Kế toán doanh thu Ghi sổ kế toán
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A
3.3.3. Tài khoản, sổ sách sử dụng và quy trình ghi sổ:
Hạch toán chi tiết:
Công ty tiến hành hạch toán chi tiết nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết để quản trị bán hàng, xây dựng phương án kinh doanh mới và lập báo cáo tài chính. Do công ty có nhiều mặt hàng khác nhau nên yêu cầu của hạch toán chi tiết là phải theo dõi được doanh thu từng mặt hàng và doanh thu theo từng bộ phận bán hàng, theo dõi được giá vốn hàng bán và phải lập được các bảng tổng hợp về bán hàng.
Để phục vụ cho các mục đích trên, công ty sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo từng loại mặt hàng bán ra: TỔNG HỢP CHI TIẾT HÀNG BÁN Tháng … năm … Loại hàng Đơn vị tính Số lượng bán ra Giá vốn hàng bán Doanh thu hóa đơn Thuế giá trị gia tăng Giảm trừ doanh thu Lãi gộp bán hàng Cộng
Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp phần hành doanh thu tiêu thụ:
Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”: dùng để phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ; các khoản mất mát, hao hụt của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm các nhân gây ra; số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ của công ty. Đối với các hàng hóa giao đại lý thì doanh thu chỉ được ghi nhận căn cứ vào Bảng kê hóa đơn bán ra của hàng hóa đã bán do các bên nhận đại lý hưởng hoa hồng lập gửi về.
Tài khoản 521 - “Chiết khấu thương mại”: dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà công ty đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do việc người mua đã mua hàng với số lượng lớn. Thông thường các khoản chiết khấu thương mại phụ thuộc vào định mức bán hàng của công ty và được ghi trong hợp đồng bán hàng. Các khoản chiết khấu thương mại đã thực hiện được hạch toán chi tiết theo từng khách hàng.
Tài khoản 531 - “Hàng bán bị trả lại”: dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm hợp đồng kinh tế, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá ttrij của hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh. Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bị trả lại tính theo đơn giá bán ghi trên hóa đơn, các chi phí khác có liên quan hạch toán vào Tài khoản 641 - “Chi phí bán hàng”.
Tài khoản 532 - “Giảm giá hàng bán”: dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Các khoản giảm giá hàng bán chỉ được phản ánh nếu việc chấp nhuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa đơn (giảm giá ngoài hóa đơn).
Hạch toán tổng hợp:
Sơ đồ 12
Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu tiêu thụ
Chứng từ gốc Bảng kê số 8 Bảng kê số 9 Bảng kê số 10 Bảng kê số 5 Sổ chi tiết bán hàng Nhật ký - Chứng từ số 8 Bảng tổng hợp bán hàng
Sổ Cái các tài khoản 155,156,157,632,131,911
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A
3.4. Kế toán phần hành vốn bằng tiền:
3.4.1. Đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý:
Vốn bằng tiền là loại tài sản có tính thanh khoản lớn nhất của công ty, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Việc quản lý hai loại tiền này có ý nghĩa rất quan trọng đến khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán tức thời của công ty.
Tiền mặt: được thủ quỹ quản lý tại công ty, chỉ bao gồm tiền Việt Nam mà không sử dụng các loại ngoại tệ. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt bao gồm các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, thanh toán với khách hàng, dùng để mua các đồ dùng văn phòng trong công ty. Quy mô của các nghiệp vụ không lớn nhưng số lượng giao dịch nhiều và xảy ra hàng ngày. Do vậy công ty tiến hành kiểm kê quỹ hàng tuần để đối chiếu số lượng tiền mặt có trong két sắt và số lượng tiền mặt ghi trên sổ để phát hiện sai sót, mất mát có thể xảy ra. Trong quá trình kiểm kê quỹ từ khi phát lệnh kiểm kê đến khi biên bản được lập phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành của chế độ tài chính.
Tiền gửi ngân hàng: tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng chủ yếu là các trường hợp thanh toán với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, thanh toán với khách hàng, chuyển tiền về công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, thanh toán với ngân sách Nhà nước… Cuối mỗi quý, căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng do ngân hàng lập, kế toán đối chiếu với Sổ Cái và Sổ chi tiết Tài khoản 112 - “Tiền gửi ngân hàng” để kiểm tra việc ghi chép và phản ánh tiền gửi ngân hàng có chính xác và phù hợp hay không.
Trong phần hành kế toán này, nghiệp vụ tạm ứng thường xuyên xảy ra . Khoản tạm ứng là một khoản tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết
một nhiệm vụ nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên trong công ty.
Theo quy định của công ty, người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với công ty về số đã nhận tạm ứng và chỉ được quyền sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ dứt điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng. Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào khoản lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì công ty sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
3.4.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:
Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền có các loại chứng từ chủ yếu sau:
Các chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu dịch vụ…
Các chứng từ tiền mặt: phiếu thu và phiếu chi do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên theo đúng quy định của chế độ: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền hay người nhận tiền, liên 3 dùng đề kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
Các chứng từ tiền gừi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, lệnh chi.
Các chứng từ này có quy trình luân chuyển khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và lưu trữ của từng loại.
Báo cáo tổng hợp Lớp: Kế toán 46A
Phiếu thu:
Sơ đồ 13
Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu
Người nộp tiền
Kế toán tiền mặt
Kiểm tra các chứng từ
Lập phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên cồn lại chuyển cho kế toán trường
Phụ trách kế toán Kiểm tra và ký duyệt phiếu thu
Thu tiền và ghi sổ quỹ
Chuyển 1 liên cho người nộp tiền và một liên cho kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt Tiến hành ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ Thủ quỹ
Phiếu chi:
Sơ đồ 14
Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi
Người nhận tiền
Kế toán tiền mặt
Kiểm tra chừng từ
Lập phiếu chi gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên chuyển cho kế