Dịch vụ quản trị dây truyền cung ứng (Supply Chain Management)
Đây là dịch vụ cốt lõi của một nhà cung ứng dịch vụ giao nhận như công ty Oriental Express. Mặc dầu để thực hiện thành công dịch vụ này đòi hỏi công ty phải hoạt động như một công ty logistic thực thụ, tuy chưa phải là công ty logistic theo đúng nghĩa nhưng Oriental Express cũng đã ký kết với các công ty vận tải và kinh doanh kho bãi để cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất dịch vụ này. Nhờ tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa người mua, khách hàng và người bán, dịch vụ này góp phần quan trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt động cung ứng, giao nhận hàng hoá.
Qúa trình thực hiện dịch vụ quản trị dây chuyền cung ứng gồm các hoạt động: lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dòng chảy hàng hoá và thông tin từ nơi đặt hàng, thông qua sản xuất, vận chuyển( thuê vận chuyển), kho bãi.
( công ty thuê kho bãi của các công ty khác), phân phối đến tận tay khách hàng cuối cùng. Trong thời gian qua công ty giao nhận vận tải Phương Đông chỉ tâp chung vào các hoạt động hậu cần đầu ra, dịch vụ này gồm các công việc sau:
nhận booking từ các doanh nghiệp, nhà máy xuất khẩu hàng hoá (vendors); Công ty sẽ có một mẫu riêng (form) cho các vendor điền thông tin book hàng Về cơ bản những người book hàng cần cung cấp thông tin về đơn hàng (po number), số lượng thể tích (cbm), số khối hàng và một số thông tin đặc biệt cho các mặt hàng yêu cầu sử lý đặc biệt. Liên lạc chặt chẽ và quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng.
Với mỗi lô hàng, công ty thông báo trước đến khách hàng (người mua hàng) hoặc xin chỉ dẫn xếp hàng (shipping instruction) của khách hàng trước khi xếp hàng.
Lập kế hoạch vận chuyển hàng hoá: Tuỳ theo lượng hàng được book hàng lẻ (LCL) hay hàng nguyên container (FCL) mà nhân viên của công ty sẽ lên kế hoạch phù hợp. Kế hoạch đóng hàng sẽ gồm các thông tin cơ bản sau: loại hàng, số đơn hàng, cách thức đóng hàng, loại container, và quan trọng nhất là một số lựa chọn về lịch tàu của các hàng tàu khác nhau. Kế hoạch đóng hàng sẽ được gửi trực tiếp cho khách hàng ( người mua, nhà nhập khẩu) để phòng mua hàng, phòng xuất nhập khấu của khách hàng có điều kiện kiểm tra tình hình kho bãi, tiêu thụ, nhu cầu mà chọn lựa lịch tàu có ngày đến thích hợp.
Đóng hàng vào container và xếp hàng theo đúng yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng
liên kết với các nhà cung cấp kho bãi cung cấp cho khách hàng dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hoá
Gửi tới khách hàng kết quả xếp hàng (container loading result)
Phát hành chứng từ vận tải cần thiết: sau khi hàng hoá đã lên tàu an toàn, công ty Oriental Express sẽ phát hành một số chứng từ vận tải cần thiết như: FCR (Forwarding Cargo receipt) hoặc House Bill of Lading để người bán –vendors có thể hoàn tất thủ tục làm chứng từ thương mại khác, như chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) hay visa nếu cần
Dịch vụ thu gửi chứng từ thương mại: tuỳ từng cấp độ dịch vụ mà khách hàng mua, Oriental Express có thể thu chứng từ của các vendors, kiểm tra và sắp xếp theo một thứ tự quy định, gửi đến người mua để người mua làm thủ tục nhận hàng ở hải quan. Dịch vụ này giúp người mua có thể
kiểm soát được tiến độ gửi chứng từ đi kèm hàng hoá, đảm bảo hàng đến, chứng từ đến, giảm được chi phí lưu container tại bãi do chậm chứng từ
Quản lý hay thông báo cho khách hàng (người mua hàng) tình hình hàng hoá của từng đơn hàng (PO- Purchase Order).
Oriental Express còn cung cấp một số dịch vụ khác như: vận tải nội địa, hàng hoá quá cảch…. khi có yêu cầu từ phía khách hàng. Các dịch vụ này đang được công ty cung cấp như:
Thiết lập và thực hiện các quy trình làm hàng riêng biệt theo yêu cầu của khách hàng: Những khách hàng khó tính thường yêu cầu Oriental Express tuân theo những yêu cầu đặc biệt khi làm hàng cho họ. Oriental Express sẽ tổng hợp tất cả các yêu cầu và làm thành một quy trình làm riêng cho khách hàng đó. Khi quy trình đã được thông qua, các nhân viên Oriental Express đều phải tuân thủ theo các điều đã quy định
Quy trình làm hàng riêng biệt có tên gọi tắt là SOP (Standard Operation Procedure)
SOP thường có các nội dung:
Quy định về việc giao nhận hàng;
Quy định về thời gian xếp hàng;
Quy định về chứng từ;
Quy định về số liệu và thời gan cập nhật số liệu;
Quy định về tuyến đường;
Quy định về cách thức giải quyết các tình huống bất trắc