III. Tình hình công tác quản lý chi BHXH TP Vinh
1.Quy trình chi trả trợ cấp
Đối với 3 chế độ ngắn hạn(ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức)
Bước1: Xác định phân cấp quản lý 3 chế độ của BHXH thành phố Vinh
- Chi trả trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức thuộc các đơn vị do BHXH thành phố trực tiếp quản lý thu.
- Chi trả lương hưu, trợ cấp MSLĐ, TNLĐ, trợ cấp tử tuất cho đối tượng được hưởng trên địa bàn quản lý
Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ(chứng từ) 3 chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức.
- Đối với đơn vị sử dụng lao động - Đối với cơ quan BHXH
Bước 3: Quy trình cấp kinh phí để thanh toán 3 chế độ
- Không thanh toán cho người lao động mà phải thông qua đơn vị sử dụng lao động
Có 2 cách thanh toán:
- Kế toán đơn vị nhận tiền trực tiếp từ cơ quan BHXH đưa về nhập quỹ, căn cứ vào danh sách đã được cơ quan BHXH chấp thuận, tiến hành chi trả cho người lao động(hạn chế)
- Cơ quan BHXH chuyển tiền qua tài khoản của đơn vị căn cứ vào danh sách, chứng từ đã chấp nhận tiến hành làm thủ tục rút tiền mặt để trả cho người lao động.
Hàng quý đơn vị tiến hành tổng hợp báo cáo quyết toánchi 3 chế độ trên biểu quy định gửi cho cơ quan BHXH.
Đối với chế độ dài hạn(hưởng thường xuyên hàng tháng).
- Trách nhiệm của BHXH thành phố: Lập kế hoạch in và kiểm tra danh sách chi trả.
Đầu tháng BHXH có trách nhiệm lập kế hoạch in và kiểm tra danh sách chi trả. Kế hoach và danh sách chi trả được lập và in chi tiết cho từng phường xã, từng nguồn quỹ, từng loại đối tượng. Riêng danh sách chi trả được in thành 2 bộ có chữ ký và đóng dấu của BHXH( 1 bản cán bộ BHXH giữ, 1 bản kế toán chi trả của phường xã giữ )
- Trách nhiệm của UBND phường xã: Chẩn bị địa điểm chi trả và thông báo lịch phát tiền cho đối tượng.
Căn cứ vào kế hoạch chi trả, UBND phường xã có trách nhiệm bố trí địa điểm và thông báo lịch phát tiền cho đối tượng. Địa điểm nhân, phát tiền phải đảm bảo an ninh trật tự và thuận lợi cho đối tượng đến nhận tiền.
Bước2: Tổ chức chi trả
- Trách nhiệm của BHXH:
+ BHXH có trách nhiệmvận chuyển và bảo quản tiền đến địa điểm phát tiền theo đúng lịch đã thông báo.
+ Thủ quỹ chi trả căn cứ vào phiếu nhận tiền do kế toán phường chuyển sang kiểm tra lần cuối với dang sách để phát tiền cho đối tượng. Phiếu lĩnh tiền do thủ quỹ lưu giữ và cuối tháng đóng thành tập để thanh toán với cơ quan BHXH thành phố Vinh.
- Trách nhiệm của UBND phường xã
+ Kế toán phường xã căn cứ danh sách chi trả đối chiếu với sổ nhận tiền, nhận diện đối tượng để ghi đầy đủ các yếu tố trong sổ nhận tiền sau đó chuyển sang thủ quỹ để phát tiền cho đối tượng.
Bước 3: Thanh quyết toán
- Theo quy định của BHXH Việt Nam, sau 5 ngày kể từ ngày nhận lương cuối cùng, kế toán và thủ quỹ chi trả phải hoàn chỉnh thủ tục thanh quyết toán với BHXH. Thủ tục thanh quyết toán bao gồm:
+ Bảng thanh toán và chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH + Danh sáchđối tượng chưa nhận lương hưu và trợ cấp BHXH + Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH và phiếu lĩnh tiền.