1. Hệ thống quản lý.
BHXH Thành phố Vinh là cơ quan bảo hiểm cấp huyện do đó, theo quy định chung của Chính phủ và BHXH Việt Nam nó chịu sự quản lý trực tiếp của BHXH cấp tỉnh tương ứng là BHXH tỉnh Nghệ An, theo ngành dọc và của phòng LĐ&TBXH thành phố vinh theo ngành ngang.
Hàng năm, BHXH thành phố Vinh chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ BHXH Nghệ An về kế hoạch thu, chi BHXH cho các đối tượng tham gia. Ngược lại, thông qua BHXH thành phố Vinh mà BHXH tỉnh Nghệ An nắm được số đối tượng tham gia và được hưởng từ đó đề ra các chỉ tiêu cho những năm tới chính xác hơn.
Sơ đồ3: vị trí của BHXH TP Vinh trong hệ thống tổ chức quản lý BHXH Hội đồng quản lý BHXH BHXH tỉnh Nghệ an sở LĐTBXH tỉnh Nghệ an BHXH TP Vinh phòng LĐTBXH TP Vinh Ghi chú:
đại diện của BHXH ở cơ sở : Quan hệ trực tiếp ngành dọc
( chi nhánh BHXH xã, phường) : Quan hệ ngành ngang
2. Bộ máy hoạt động
2.1 Chức năng, nhiệm vụ của BHXH thành phố Vinh
Theo quyết định số 01 ngày 16/07/1995 của BHXH tỉnh Nghệ An, BHXH thành phố Vinh đã được thành lập và đi vào hoạt động nhằm thực hiện các nhiệm vụ do BHXH tỉnh Nghệ An giao cho bao gồm:
- Lập kế hoạch thu, chi BHXH, chi quản lý bộ máy theo quý, năm gửi BHXH tỉnh.
- Theo dõi kết qủa đóng BHXH trên từng đơn vị, từng người lao động trong từng tháng. Trên cơ sở đó thực hiện 3 chế độ BHXH là: ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức.
- Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị và người tham gia BHXH trên địa bàn nộp đầy đủ, kịp thời ghi sổ xác nhận số thu BHXH cho người lao động
- Tổ chức thực hiện việc chi trả lương và trợ cấp cho các đối tượng hưởng BHXH đảm bảo an toàn, đầy đủ, đúng hạn.
Chính phủ
BỘ LĐTB VÀ XH
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chi trả BHXH của đơn vị cơ sở, thu hồi các khoản chi sai chế độ và báo cáo cơ quan BHXH cấp trên.
- Theo dõi di biến động các đối tượng được hưởng BHXH theo từng tháng. - Lưu trữ hồ sơ các đối tượng được hưởng BHXH theo phân cấp của thành phố.
- Lập báo cáo quyết toán quý, năm về thu, chi BHXH, chi quản lý bộ máy gửi BHXH tỉnh, thành phố.
2.2 Bộ máy hoạt động.
Là cơ quan BHXH cấp huyện, BHXH thành phố Vinh là đơn vị có tư cách pháp nhân không có tổ chức phòng ban mà nó được chia thành 3 bộ phận:
a. Bộ phận kế hoạch tài chính (Do ông Nguyễn Đình Chân phụ trách)
Bộ phận này có chức năng:
- Tiếp nhận hồ sơ danh sách chi trả và nguồn kinh phí do BHXH tỉnh lập chuyển về, tổ chức chi trả cho người được hưởng, kiểm tra giám sát việc chi trả và thanh quyết toán với cấp trên.
- Phối hợp với bộ phận thu và bộ phận chế độ để tiếp nhận hồ sơ chi 3 chế độ(ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức). Thông qua đơn vị sử dụng lao động để chi trả cho người được hưởng. Nộp kịp thời tiền thu BHXH vào tài khoản của BHXH tỉnh.
- Thực hiện chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu tàI chính, chế độ kế toán của đơn vị theo quy định của nhà nước và cơ quan BHXH cấp trên. Thực hiện nghiêm túc chế độ giao nhận và quản lý tiền mặt theo quy định của bộ tài chính.
- Theo dõi lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán theo quy định của bộ tài chính. quản lý tài sản của cơ quan và thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
b. Bộ phận quản lý thu(Do ông Ngô Phúc Đường, phó giám đốc phụ trách)
Bộ phận này có chức năng:
- Hướng dẫn đơnvị sử dụng lao động lập danh sách lao động, tiền lương đăng ký nộp BHXH. Tổ chức phối hợp tốt với các ngành, các cấp địa phương để thu đúng, thu đủ, thu kịp thời tiền BHXH theo điều lệ BHXH và các văn bản hướng dẫn của các bộ, các ngành và cơ quan BHXH cấp trên.
- Tổ chức xét duyệt hồ sơ theo phân cấp của BHXH tỉnh và đề nghị BHXH tỉnh xét cấp sổ BHXH cho ngươì lao độngtham gia BHXH. Quản lý danh sách lao động, tiền lương, theo dõi sự biến động tăng giảm. Hàng quý tiến hành đối
chiếu công nợ với đơn vị, xác nhận kịp thời trên sổ BHXH khi có thay đổi chức danh, địa điểm và mức đóng BHXH.
- Định kỳ hàng quý tổng hợp tình hình thực hiện của các đơn vị báo cáo giám đốc và trình BHXH tỉnh xét duyệt. Phối hợp với bộ phận chế độ để xét hưởng 3 chế độ(ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức).
- Tuyên truyền chủ trương chính sách BHXH cho các đơn vị và người lao động, đôn đốc thu nộp, kiểm tra việc thực hiện trích nộp ở các đơn vị và thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
c. Bộ phận quản lý chế độ ( do bà Bùi Thi Kim Oanh phụ trách)
Bộ phận này có nhiệm vụ:
- Quản lý hồ sơ đối tượng hưởng BHXH dài hạn trên địa bàn, tiếp nhận hồ sơ do BHXH tỉnh chuyển về. Theo dõi biến động tăng giảm của từng loại đối tượng tham gia, thông báo cho đối tượng và bộ phận kế hoạch tài chính để cắt giảm kịp thời đối tượng chết và hết hạn hưởng.
- Cung cấp hồ sơ cho bộ phận kế hoạch tài chính để tăng, giảm mức hưởng của đối tượng khi có quyết định của BHXH tỉnh.
- Tổng hợp các kiến nghị, đề xuất những bất hợp lý về mức hưởng của đối tượng, hướng dẫn đối tượng và ban chi trả phường, xã lập hồ sơ tuất trình cấp trên xét duyệt giải quyết.
- Xét duyệt 3 chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ cho các đối tượng ở các đơn vị. Tổng hợp cung cấp hồ sơ cho bộ phận kế hoạch tài chính chuyển tiền cho đơn vị để chi trả cho đối tượng được hưởng, kiểm tra việc thực hiện chi trả ở các đơn vị.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
BHXH thành phố Vinh do giám đốc , ông Nguyễn Quang Quyết quản lý điều hành, giúp việc giám đốc có Phó giám đốc phụ trách quản lý thu và trưởng các bộ phận. Phó giám đốc được giám đốc phân công chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công từ khâu tổ chức thực hiện đến việc giám sat kiểm tra.
Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy hoạt động của BHXH TP Vinh