KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
3.2.2.1Chứng từ sử dụng
Chứng từ Công ty sử dụng để thanh toán với khách hàng như : Hóa đơn GTGT do Tổng cục thuế phát hành, Phiếu thu, Giấy báo Có của Ngân hàng và các chứng từ nhận nợ khác.
Tài khoản sử dụng hạch toán với người mua là TK 131- Phải thu của khách hàng thường xuyên và không thường xuyên được quản lý chặt chẽ.
3.2.2.2 Trình tự hạch toán
Bộ phận kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng bán hàng sau khi thõa thuận, giá bán, hình thức thanh toán. Sau đó Phòng kinh doanh sẽ lập đề nghị xuất bán. Kế toán sẽ căn cứ vào hồ sơ để lập hóa đơn GTGT. Kế toán công nợ sẽ chịu trách nhiệm thu hồi công nợ và quản lý tình hình thu hồi công nợ. Các khoản nợ quá hạn trên 90 ngày được coi là nợ khó đòi và được xếp vào loại công nợ đặc biệt. Khi một hợp đồng quá hạn thanh toán mà khách hàng chưa thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra lại hợp đồng và các điều kiện giao nhận hàng.
Có 2 trường hợp xẩy ra:
+ Trường hợp 1 : Lỗi trong giao nhận hàng, chất lượng hàng….thuộc về Công ty thì kế toán phải căn cứ vào thời gian đáo hạn thực tế (sau khi Công ty đã sữa xong các lỗi) để xác định lại thời gian thanh toán cho khách hàng.
+ Trường hợp 2 : Công ty thực hiện đúng các quy định trong hợp đồng khi đó kế toán phải kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng và thúc ép đòi nợ hoặc bán khoản nợ phải thu này cho Công ty mua bán nợ.
Với các biện pháp quản lý công nợ phải thu và thu hồi công nợ như trên, công ty đã quản lý sâu sát công nợ của khách hàng. Công ty đã đưa ra được các phương án thu hồi hợp lý, không để cho các khoản nợ dây dưa quá lâu. Thời gian để các khoản nợ quá hạn được coi là nợ khó đòi là 90 ngày (3 tháng), việc xác
định thời gian ngắn như vậy giúp cho công ty áp dụng các biện pháp đòi nợ để thu hồi nợ một cách nhanh chóng và tương đối hiệu quả.
Sau đây là một số nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần thang máy và xây dựng Tài Nguyên trong tháng 10/2011.
Theo hóa đơn số TN/11P 0000101 ngày 15 tháng 10 năm 2011 Công ty bán 1 thang máy cho công trình tòa nhà đa năng ICON4 trị giá thang máy là 2.994.010.910. Theo hợp đồng kinh tế số 198 ngày 14/10/2011 khách hàng sẽ thanh toán theo 3 kỳ theo tỉ lệ 50%, 40% và 10% với những thời điểm cụ thể khác nhau, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài Tôi xin trình bày cụ thể cho kỳ thứ nhất các kỳ thứ 2 và thứ 3 việc hạch toán vào sổ tương tự kỳ thứ nhất.
*Kỳ thứ nhất:
Khách hàng thanh toán 50% giá trị hợp đồng (theo hóa đơn số 139/HĐKT/BQLDA- XD4 ngày 15/10/2011 giá trị của thang máy 1.497.005.455 đồng (chưa có thuế GTGT). Thuế GTGT của thang máy là 10%.
Kế toán Công ty định khoản như sau: a, Nợ TK 632: 1.497.005.455 Có TK 156: 1.497.005.455 b, Nợ TK 131: 1.746.706.000 Có TK 331: 149.700.545 Có TK 511: 1.497.005.455
Dựa vào hóa đơn GTGT kế toán nhập số liệu vào sổ chi tiết TK 131. Cuối kỳ căn cứ vào số dư đầu kỳ , tổng phát sinh nợ , tổng phát sinh có , số dư cuối kỳ của từng sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng và theo dõi tình hình công nợ phải thu của khách hàng.
Mẫu biểu 3.4