Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng:
Tuỳ từng mục đớch xuất kho mà cụng ty sử dụng chứng từ xuất kho cho phự hợp. * Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2)
Được sử dụng khi cụng ty xuất thành phẩm cho cỏc đại lý ở cỏc tỉnh, thành cỏch xa so với trụ sở cụng ty. Khi cú yờu cầu xuất kho, phũng sản xuất kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ gồm 3 liờn:
- Liờn 2: Đơn vị nhận lưu - Liờn 3: Phũng kế toỏn lưu
Biểu số 2:
Đơn vị:... Địa chỉ:... No:……….
Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ
Ngày 18 thỏng 2 năm 2005 (Liờn 3: Dựng để thanh toỏn nội bộ)
Mẫu số 03- VT- 3LL Ban hành theo QĐ Số:1141- TC/ QĐ/ CĐKT
Ngày 1/11/1995 của ME/97- B - Căn cứ: Lệnh điều động số...thỏng... năm... của...về việc ………
- Họ tờn nguời vận chuyển:... - Hợp đồng số:... - Phương tiện vận chuyển:... - Xuất tại kho: ……… - Nhập tại kho: ………... TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất sản phẩm Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
Mỏy đo huyết ỏp Chiếc 117 117
Cộng 117 117
Xuất ngày 18 thỏng 2 năm 2005 Nhập ngày... thỏng...năm 2005
Bộ tài chớnh Người lập Thủ kho Người vận Thủ kho phỏt hành phiếu xuất chuyển nhập
* Phiếu xuất kho (Biểu số 3)
Sử dụng trong trường hợp cụng ty xuất thành phẩm cho hoạt động tiếp thị, quảng cỏo hay làm mẫu cho phũng sản xuất kinh doanh, phũng khoa học cụng nghệ làm quà tặng. Khi xuất kho cho cỏc mục đớch trờn phũng sản xuất kinh doanh lập thành 2 liờn :
- Liờn 1: Phũng kinh doanh lưu
- Liờn 2: Thủ kho sau khi ghi vào thẻ kho chuyển lờn phũng kế toỏn
Biểu số 3:
Đơn vị:... Địa chỉ:...
Phiếu xuất kho
Ngày 5 thỏng 2 năm 2005 Nợ... Số: 41 Cú... Mẫu số 03- VT- 3LL Ban hành theo QĐ Số:1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày1/11/1995 Họ, tờn người nhận hàng:...
Địa chỉ: Phũng sản xuất kinh doanh Lý do xuất kho: Làm mẫu
Xuất tại kho: Thành phẩm Mỏy OMRON TT Tờn nhón hiệu, quy Cỏch phẩm chất sản phẩm Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
Mỏy OMRON R-A1 c 250 250
Cộng 250 250
Phụ trỏch Người giao Thủ kho Kế toỏn Thủ trưởng cung tiờu hàng trưởng đơn vị
* Hoỏ đơn GTGT (Biểu số 4A,4B)
Khi khỏch hàng đến cụng ty mua hàng, phũng kinh doanh lập hoỏ đơn GTGT gồm 3 liờn:
- Liờn 1: Phũng kinh doanh lưu - Liờn 2: Khỏch hàng giữ - Liờn 3: Phũng kế toỏn lưu
Sau khi lập hoỏ đơn GTGT thỡ phũng kinh doanh chuyển sang phũng kế toỏn ghi phần giỏ trị và phần hoàn thiện chứng từ. Khỏch hàng căn cứ vào số tiền ghi trờn hoỏ đơn GTGT nộp tiền cho thủ quỹ và đem hoỏ đơn xuống kho. Thủ kho kiểm tra tớnh hợp lỹ, hợp lệ của hoỏ đơn rồi tiến hành xuất kho theo chỉ tiờu số lượng đỳng với nội dung ghi trờn húa đơn.
Biểu số 4A Hoỏ đơn (GTGT) Liờn 1: (Lưu) Ngày 20 thỏng 2 năm 2005 Mẫu số 01GTKT- 3LL DV/00- B No: 027927 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty đầu tư cụng nghệ và thương mại TECHCOM
Địa chỉ:...Số tài khoản:... Điện thoại:...Mó số:... Họ tờn người mua hàng:... Đơn vị:... Địa chỉ:...Số tài khoản:... Hỡnh thức thanh toỏn:...Mó số:...
Số
TT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Mỏy OMRON R-A1 c 300 650.000 195.000.000
Cộng tiền hàng: 195.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 19.500.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 214.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ, tờn) (Ký, ghi rừ họ, tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ, tờn)
Biểu số 4B
Hoỏ đơn (GTGT)
Liờn 2: (Dựng để thanh toỏn) Ngày 20 thỏng 2 năm 2005
Mẫu số 01GTKT- 3LL DV/00- B No: 027927 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty đầu tư cụng nghệ và thương mại TECHCOM
Địa chỉ:...Số tài khoản:... Điện thoại:...Mó số:... Họ tờn người mua hàng:... Đơn vị:... Địa chỉ:...Số tài khoản:... Hỡnh thức thanh toỏn:...Mó số:... Số
TT
Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh
Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Mỏy OMRON R-A1 c 300 650.000 195.000.000
Cộng tiền hàng: 195.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 19.500.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 214.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Sau khi nhận được hoỏ đơn GTGT người mua đến phũng kế toỏn viết phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ số tiền ghi trờn hoỏ đơn GTGT. Phiếu thu gồm 2 liờn: một liờn lưu tại phũng kế toỏn, một liờn giao cho thủ quỹ để thu tiền.
* Phiếu thu:
Biểu 5: Trớch phiếu thu:
Cụng ty TECHCOM Quyển số: 7 Phiếu thu Số : 15
Ngày 20 thỏng 2 năm 2005 Nợ: 111.1 Cú :511.2, 333.1 Họ tờn người nộp tiền: Nguyễn Minh Hương
Địa chỉ : Hà Nội
Lý do nộp tiền : Mua Mỏy OMRON R-A1 Số tiền : 214.500.000
Viết bằng chữ : Hai trăm mười bốn triệu năm trăm nghỡn đồng chẵn.
Kế toỏn trưởng Người lập phiếu
(Ký, ghi họ tờn) (Ký, ghi họ tờn)