Qua số liệu về mặt hàng gia công của công ty ta thấy mặt hàng áo Jacket luôn đạt số lượng lớn và giá trị gia công cao, đây là sản phẩm may gia công chính của công ty. Trong năm 2005, số lượng sản phẩm áo Jacket may gia công đạt giá trị lớn nhất với 805.632 chiếc nhưng giá trị kim ngạch chỉ đạt được 632.979 USD, đạt giá trị thấp nhất trong những năm gần đây. Trong những năm tiếp theo, số lượng áo Jacket may gia công của công ty có giảm xuống nhưng giá trị kim ngạch tăng lên, trong ba năm 2006, 2007, 2008 đạt giá trị kim ngạch cao nhất, đến năm 2009 cả số lượng lẫn kim ngạch giảm xuống do tình hình kinh tế của nước bạn hàng có dấu hiệu phát triển chậm lại, thất nghiệp gia tăng dẫn đến làm giảm nhu cầu mua sắm của người dân.
Bảng 2.5: Một số sản phẩm chính may gia công của công ty.
ĐVT: cái Tên sản
phẩm 2005 2006 2007 2008 2009
Áo Jacket 805.635 576.228 531.634 532.632 491.266 Áo sơ mi 17.479 1.411.781 122.270 49.813
Quần 23.537 13.945 30.228 QA thể
thao
8.804 47.660 49.543 2.900
Áo váy 186.175 196.325 187.232 88.678
Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất khẩu của công ty TNHH Doosol Việt Nam Sản phẩm may gia công có giá trị lớn thứ hai là áo váy với giá trị gia công luôn ổn định đạt kim ngạch trên dưới 300 ngàn USD một năm, đây là mặt hàng mà thị trường gia công chủ yếu là Đài Loan. Trong năm 2009, do tình hình kinh tế biến động cũng đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Trong năm 2009, công ty không ký được một hợp đồng nào về gia công hai mặt hàng áo váy và áo sơ mi. Mặt hàng gia công khách có giá trị gia công không lớn và không ổn định trong các năm qua.
2.2.3 Thị trƣờng và khách hàng gia công.
Trong những năm qua, thị trường may gia công của công ty chủ yếu là thị trường Mỹ, đây là thị trường rất quan trọng và chiếm tỷ trọng rất lớn. Mỹ là thị trướng may gia công chủ yếu mặt hàng áo Jacket, áo sơ mi, đây là hai mặt hàng có giá trị gia công cao. Thị trường Đông á là thị trường lớn thứ hai của công ty, đây là thị trường truyền thống và có các khách hàng trung gian chỉ định họ giao sản phẩm tới các khách hàng ở thị trường Mỹ.
Sau đây là bảng tổng hợp số liệu về thị trường may gia công của công ty.
Bảng 2.6: Thị trƣờng may gia công của công ty TNHH Doosol Việt Nam.
ĐVT: USD
Thị trường 2005 2006 2007 2008 2009
Mỹ 1.365.183 1.171.127 1.358.617 1.227.493 1.123.068
Hàn quốc 166.846 231.310 162.204 74.856 352.519
Đông âu 7.560 140.184 867.445 71.137
Đức 15.167
Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty.
Qua bảng trên khi phân tích ta thấy Mỹ là thị trường may gia công chủ yếu của công ty, hàng năm thị trường này chiếm tới hơn một phần tư trị giá gia công của công ty. Đây là thị trường chủ lực chiếm vị trí rất quan trọng đối với hoạt động gia công xuất khẩu của công ty. Thị trường lớn thứ hai của công ty là thị trường Nhật, cũng như thị trường Mỹ, Nhật là thị trường có giá trị gia công lớn và luôn ổn định qua các năm. Còn các thị trường còn lại cũng đóng vai trò quan trọng vì nó là bạn hàng lớn và cung cấp nguồn hàng gia công cho công ty.
Trong những năm gần đây, công ty đã thiết lập được mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều khách hàng có tiềm năng lớn. Một số khách hàng chính và có nhu cầu đặt hàng thường xuyên với công ty là:
Bảng 2.7: Các khách hàng chính của công ty TNHH Doosol Việt Nam
Khách hàng chính Mặt hàng gia công
TKNY Áo jacket, quần jeans
Woosung Áo jacket
JEANE’S Áo váy
AHRIM Áo Jacket, quần
WOOBO Áo jacket
Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu của công ty TNHH Doosol Việt Nam. 2.2.4 Hình thức gia công.
Hiện nay hình thức gia công chủ yếu của công ty là gia công đơn thuần “nhận nguyên vật liệu và giao lại thành phẩm”. Khi thực hiện gia công, bên đặt gia
công giao đầy đủ nguyên vật liệu như vải, cúc, khóa, túi PE… cho công ty, cũng có khi công ty phải lo nguyên vật liệu phụ và bên đặt gia công lo nguyên vật liệu chính nhưng trường hợp này là không đáng kể.
Trong những năm gần đây công ty vẫn chủ trương thực hiện cả hai hình thức: gia công đơn thuần và gia công theo phương thức mua đứt bán đoạn (FOB). Mặc dù gia công đơn thuần là hoạt động gia công còn mang lại nhiều điểm hạn chế nhưng nó vẫn rất cần thiết đối với công ty trong giai đoạn hiện nay. Điều này thể hiện rõ qua bảng dưới đây.
Bảng 2.8: Hình thức gia công hàng may mặc ở công ty TNHH Doosol Việt Nam. ĐVT: USD Hình thức gia công 2005 2006 2007 2008 2009 Gia công đơn thuần 3.487.596 3.808.541 4.532.304 3.315.989 3.597.323 FOB 7.560 285.659 506.934 480.653 Tổng 3.495.156 4.094.200 4.532.304 3.822.923 4.077.976 Tỷ trọng 99.78 93.02 86.74 88.21
Nguồn: Báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH Doosol Việt Nam. Qua bảng trên ta có thể khẳng định được vai trò và vị trí của gia công đơn thuần tại công ty. Năm 2005, kim ngạch đạt được từ gia công đơn thuần chiếm tới 99.78% trị giá gia công nhưng đến năm 2009 tỷ trọng giảm xuống còn 88.21%. Tuy tỷ trọng của phương thức gia công đơn thuần có giảm nhưng nó vẫn chiếm tỷ lệ rất lớn trong trị giá gia công của công ty. Điều này giúp chúng ta có thể khẳng định rằng trong tương lai gần thì gia công đơn thuần vẫn là hoạt động chủ yếu của công ty.
2.2.5 Các hoạt động khác nhƣ tìm kiếm hợp đồng và thực hiện hợp đồng.
2.2.5.1 Hoạt động tìm kiếm hợp đồng.
- Phòng thương mại và Công nghiệp Việt Nam
Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam là một tổ chức phi chính phủ, đại diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế và các hiệp hội kinh doanh ở Việt Nam nhằm mục đích bảo vệ và hỗ trợ các doanh nghiệp, thúc đẩy các quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại và khoa học công nghệ giữa Việt Nam và các nước trên thế giới. Các hoạt động bao gồm: chắp mối và giới thiệu bạn hàng, cung cấp thông tin, hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp, tổ chức nghiên cứu và khảo sát thị trường, hội chợ, hội thảo, quảng cáo và các hoạt động xúc tiến khác. Công ty TNHH Doosol Việt Nam thông qua phòng thương mại và công nghệ Việt Nam giới thiệu cho các bạn hàng nước ngoài, và giúp bắt các mối giao dịch với họ để xem xét và ký kết hợp đồng.
- Bộ thương mại.
Bộ thương mại là một cơ quan của Nhà nước có chức năng điều phối các hoạt động thương mại giữa trong và ngoài nước. Bộ thương mại thông qua các tham tán thương mại ở nước ngoài nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tạo các mối giao dịch, kết hợp giữa khách hàng và công ty.
- Các khách hàng quen biết.
Hiện nay công ty đã tạo dựng được một số khách hàng có nhu cầu đặt gia công thường xuyên với khối lượng lớn như: TKNY (Mỹ), Woosung (Hàn Quốc)… Thông qua các khách hàng này họ vừa có nhu cầu đặt gia công thường xuyên, họ vừa giới thiệu các khách hàng mới cho công ty.
- Thông qua thăm quan hội chợ triển lãm.
Công ty có thể giới thiệu sản phẩm của công ty cho khách hàng, nếu khách hàng cảm thấy có nhu cầu và cảm thấy chất lượng sản phẩm đảm bảo thì họ có thể
ký hợp đồng gia công với công ty. Đây là một hình thức thâm nhập thị trường rất có hiệu quả, nó giúp cho việc xúc tiến thương mại và quảng bá thương hiệu sản phẩm một cách nhanh chóng.
2.2.5.2 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công.
2.2.5.2.1 Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch.
Khi tiến hành một thương vụ làm ăn nào đó, đầu tiên phải nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đó. Nghiên cứu thị trường giúp cho công ty nắm vững được các thông tin cần thiết về thị trường đó. Việc nghiên cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đó là phi hạn ngạch hay có hạn ngạch. Nếu là thị trường có hạn ngạch thì công ty phải xin bộ Thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch không đủ thì công ty có thể thực hiện xuất khẩu ủy thác qua một công ty khác. Khi nghiên cứu thị trường phải nắm được dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm. Công ty cũng phải nghiên cứu từng loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất và chi phí định mức cho một sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá khi ký hợp đồng.
2.2.5.2.2 Nghiên cứu và lựa chọn đối tác.
Nghiên cứu đối tác là nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp. Nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt: thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiên cứu và lựa chọn đối tác cũng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Ví dụ như đối với các khách hàng mới chưa có uy tín thì công ty phải áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín dụng không hủy ngang.
* Các phương thức giao dịch.
Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liên lạc như: thư, telephone, fax. Email…) và
các phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi (tổ chức các cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng).
* Đơn đặt hàng:
Đây là đề nghị của phía nước ngoài với công ty về thuê gia công với các điều kiện ghi trong đó. Đối với hàng gia công may mặc, đơn đặt hàng thường gồm hai phần.
Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói…
Mẫu vẽ phát thảo và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ các số đo của áo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng…
* Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận được đơn hàng từ phía đối tác nước ngoài, công ty sẽ nghiên cứu xem có thể chấp nhận được không, những điều kiện nào chấp nhận được và những điều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thỏa thuận bằng việc ký kết vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản chủ yếu của các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công may mặc:
- Số lượng và ngày giao hàng.
- Tên và giá gia công từng sản phẩm.
- Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu. - Điều khoản về giao hàng.
- Điều khoản thanh toán: hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng thư tín dụng (L/C).
a. Mục đích, phạm vi áp dụng. * Mục đích, phạm vi áp dụng.
Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của công ty thỏa mãn yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
* Phạm vi áp dụng.
Xem xét hợp đồng áp dụng cho các hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ và hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng được tiến hành tại phòng xuất nhập khẩu (đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị (đối với hợp đồng FOB) và các đơn vị liên quan (nếu cần).
b. Nội dung.
Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến khi hợp đồng kết thúc.
* Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
Trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu của khách hàng ở dạng phi văn bản (trao đổi qua điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dùng phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (biểu mẫu 03/1), phiếu này được đánh số để theo dõi. Còn trong trường hợp khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản (qua fax, email, telex) thì dùng chính văn bản đó như một phiếu ghi nhận yêu cầu khách hàng bằng cách đánh số thứ tự trên văn bản và lưu vào file.
Mọi thông tin do lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu của khách hàng đều được thông tin lại cho cán bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yêu cầu khách hàng (dạng văn bản) cho cán bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới các đơn vị liên quan để tham gia xem xét.
Cán bộ mặt hàng sẽ ký tên vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
* Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty.
Phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau:
- Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giá và trị giá sản phẩm.
- Thị trường cung ứng, tiêu thụ.
- Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn mác hàng hóa (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng.
- Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu và hàng hóa gồm: B/L, P/L, INV, C/O (nếu có).
- Sản xuất mẫu đối:
+ Khách giao tài liệu kỹ thuật và/hoặc mẫu sản xuất. + Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng.
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung ứng (nếu có) và các điều kiện về kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định và sản xuất mẫu đối.
- Điều kiện và thời hạn thanh toán.
- Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và nêu rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng.
Sau khi phụ trách phòng xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu: “xem xét hợp đồng”, hoặc
biểu mẫu “xem xét phụ lục của hợp đồng” (biểu mẫu 03/3), trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loại phiếu này và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Với những khách hàng có yêu cầu báo giá thì phòng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, công ty có thể thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng.
* Bảng chào hàng, báo giá.
Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán bộ mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá (biểu 03/7).
Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo giá là căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, khả năng đáp ứng của công ty, mức giá chung theo qui định hiện hành của công ty, mẫu hiện vật… sau đó phiếu được phụ trách phòng ký và chuyển tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi nhận được phiếu chào hàng báo giá, khách hàng có thể có hai loại quyết định:
Chấp nhận báo giá: lúc này cán bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng.
Chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: lúc này cán bộ mặt hàng và phụ trách phòng xuất nhập khẩu xem xét khả năng đáp ứng của công ty, lập lại phiếu chào hàng, báo giá hoặc báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt hủy bỏ yêu cầu đặt hàng.
* Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Việc soạn thảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn