a. Chiến lược kinh doanh của Công ty
Do công ty mới thành lập cuối năm 2006, loại hình kinh doanh (Dịch vụ in
ấn bao bì) của công ty là theo nhu cầu của khách hàng. Nên trong hai năm đầu (2007; 2008), công ty gặp rất nhiều khó khăn để xây dựng chiến lược kinh doanh, Công ty chỉ xây dựng được chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn: tháng, quý, vì chưa có nhiều khách hàng, đơn đặt hàng của khách hàng rất ít.
Do đó, việc việc mua nguyên vật liệu vật tư từ năm 2008 về trước là mua theo số lượng tối thiểu của nhà cung cấp bán, nên dẫn đến lượng hàng mua vào tồn kho nhiều trong năm 2008, như: Mica, Inox,....
Kết quả kinh doanh năm 2008 thấp hơn 2009 là công ty mới đi vào hoạt
động sản xuất kinh doanh, nên việc mở rộng phát triển khách hàng mới và sản xuất kinh doanh của công ty còn hạn chế. Vì vậy, Lượng vật tư tồn kho nhiều trong năm 2008 là do mua hàng theo số lượng tối thiểu mà nhà cung cấp bán.
Năm 2009, Công ty phát triển kinh doanh có nhiều khách hàng mới, như
Mobifone, Marks Line, Việt Thái Quốc Tế,...., nên lợi nhận năm 2009 đạt gấp 05 lần 2008 mà Tổng doanh số mua vật tư của năm 2009 tăng so với năm 2008 là 4.8%, do trong năm 2009 công ty dùng lượng vật tư tồn kho năm 2008 để sản xuất. Ngoài ra trong năm 2009, Bộ phận cung ứng cũng tìm được nhiều nguồn hàng khác, hàng thay thế của nhiều nhà cung cấp có giá tốt hơn năm 2008.
Tổng lợi nhuận năm 2010 vượt qua năm 2009 là 19% mà tổng doanh số mua hàng nguyên vật liệu vật tư năm 2010 tăng cao so với năm 2009 là 71.7%, là do giá thành vật tư mua vào tăng giá theo biến động trên thị trường. Nguyên nhân giá mua vào tăng là nguyên nhân khách quan do ảnh hưởng từ chính sách nhà nước: Lãi suất ngân hàng tăng lên 17%, tăng tỷ giá ngoại tệ USD/VNĐ,....; do lạm phát; do tình hình biến động tăng giá nguyên vật liệu trên thị trường;.
c. Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật
Việc thanh toán mua hàng bị ảnh hưởng lớn trong quá trình mua hàng vật tư, do công ty gặp khó khăn về tài chính trong hai năm đầu sau khi thành lập vì công ty phải đầu tư trang bị nhiều máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty mới đầu tư trang bị, nên cũng góp phần hỗ trợ cho Bộ phận cung ứng mua hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng trên thị
trường trong quá trình mua hàng.
2.2.2.2 Các yếu tố bên ngoài Công ty
a. Nhà cung cấp
Trong hai năm đầu sau khi thành lập thì Công ty chưa có nhiều nhà cung cấp, nên việc lựa chọn so sánh mua hàng còn hạn chế.
Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của công ty Tín Thành trong thời gian qua:
Stt Tên nhà cung cấp Sốđiện thoại Tên hàng hóa cung cấp
1 Phong Thái 08 - 38273896 Giấy
2 Hoàng Kim Phát 08 - 62507979 Giấy
3 Tân Kim Hưng 08 - 38981549 Giấy
4 3M 08 - 62538421 Decal, băng keo
5 Kiều Mi 08 - 38291919 Decal, băng keo
6 Nam Sơn Hà 08 - 38644104 Mica
7 Triều Chen 08 - 38408836 Mica
8 Tuấn Đạt 08 - 37582933 Mica
9 M&P 08 - 38254656 Mực in; hóa chất
10 Tín Ân 08 - 39252146 Mực in; hóa chất
11 Tân Tín Phát 08 - 37174871 Mực in; hóa chất
12 Miền Đông 08 - 38823424 Sắt thép, Inox, Bản kẽm
13 Minh Sơn 08 - 62952814 Sắt thép, Inox, Bản kẽm
14 Trung Vũ 08 - 22408990 Sắt thép, Inox, Bản kẽm
15 Thái Lợi 08 - 38566754 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v…
16 Phong Vân 08 - 38478118 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v…
17 Thanh Qúy 08 - 38212503 Thiết bị đèn, thiết bị điện ….v…
Bảng 2.4.Danh sách một số nhà cung cấp chủ lực được chọn mua của Công ty Tín Thành.
Theo bảng danh sách nhà cung cấp chủ lực của Công ty Tín Thành nêu trên thì xét thấy còn hạn chế trong việc chọn nhà cung cấp về vật tư Decal, băng keo so với các nhà cung cấp các vật tư nguyên vật liệu khác trong tiến trình mua hàng.
b. Đối thủ cạnh tranh
Thị trường dịch vụ in ấn bao bì ở Việt Nam rất phát triển đa dạng, nên Công ty Tín Thành có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, như: Công ty LIKSIN, MAI, VISINGPACK,.... Vì vậy, Công ty cũng gặp nhiều khó khăn, như dịch vụ, chính sách giá,...., khi mua vật tư nguyên vật liệu cùng một nhà cung cấp với các công ty
trên thị trường bao bì, do các nhà cung cấp sẽ có chính sách bán hàng ưu tiên cho các đối thủ cạnh tranh lớn này .
c. Cơ quan nhà nước
Trong năm 2009, nhà nước đã hỗ trợ chính sách thuế giá trị gia tăng (VAT) từ 10% giảm còn 5% đối với các hàng hóa: Giấy, Hóa chất,...., nên cũng góp phần làm giảm chi phí mua hàng trong doanh nghiệp.
2.3 Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại Công ty Tín Thành
Bộ phận mua hàng thuộc Phòng Vật tư, gồm Trưởng phòng (kiêm mua hàng) và một nhân viên mua hàng (Mua hàng và gia công).
Chức vụ Số người Chức năng công việc
Trưởng phòng 1 Quản lý + kiêm chức năng nhân viên mua hàng một số vật tư chính: Giấy, mực in,…
Nhân viên 1 Mua hàng gián tiếp một số vật tư , mua trực tiếp tại chợ, cửa hàng,…và gia công vật tư bên ngoài.
Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành
Trưởng phòng là người có trách nhiệm dự thảo hợp đồng kinh tế đối với những mặt hàng có giá trị lớn, chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức, theo dõi, kiểm tra, giám sát các các hoạt động công việc trong phòng và trực tiếp báo cáo BGĐ về quá trình thực hiện mua hàng.
Nhân viên mua hàng được giao nhiệm vụ thay mặt đại diện công ty giao dịch
đàm phán với các nhà cung cấp về việc mua một hoặc một số loại hàng vật tư mà Nhân viên phụ trách mua.
2.3.1 Quy trình mua hàng nội địa của Công ty Tín Thành
Chú thích:
•HĐKT : Hợp đồng kinh tế áp dụng cho các loại hình mua hàng không sử dụng Đơn đặt hàng, hoặc một số
•Mua thẳng : Hình thức mua hàng thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp bằng tiền mặt không lập Hợp đồng kinh tế .
•ĐĐH : Đơn đặt hàng, áp dụng đối với nhà cung cấp trong nước đã ký hợp đồng nguyên tắc.
•Mẫu (mua hàng) : Mẫu hàng, gồm: Vật tư – Nguyên vật liệu, phụ
tùng thiết bị và bán thành phẩm gia công, Catalogue mẫu vật tư, mẫu khách cấp,…, sử dụng trong đặt hàng nhà cung cấp để đối chiếu kiểm hàng khi nhập hàng vào Công ty.
Mô tả sơ lược quy trình mua hàng:
Phòng mua hàng cung ứng vật tư (MHCƯVT) tiếp nhận các nhu cầu mua hàng từ các phòng ban: Phòng kinh doanh (KD), Phòng Điều Độ Kế Hoạch Sản Xuất – Kiểm tra chất lượng (ĐĐKHSX - KTCL) và các phòng ban khác, sau đó MHCƯVT triển khai đặt hàng
Đối với các nhà cung cấp đã ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác liên quan, để trình Ban Giám Đốc (BGĐ)ký duyệt mua.
Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng: Nhân viên MHCƯVT thực hiện các bước công việc thủ tục mua, bao gồm: Hỏi giá các nhà cung cấp, thỏa thuận các
điều kiện liên quan đến mua hàng, như: Thanh toán, giao nhận hàng,..., với các nhà cung cấp, sau đó nhân viên MHCƯVT thực hiện lập các thủ tục chứng từ: Bảng so sánh giá và chọn nhà cung cấp, HĐKT/ĐĐH và các chứng từ khác: Phiếu tạm ứng tiền mặt đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp,...., để trình Ban Giám Đốc ký duyệt mua. (Lưu ý: Các chứng từ trình mua này phải có chữ ký xác nhận của bộ phận hay người đề nghị mua).
Sau khi các HĐKT/ĐĐH đã được BGĐ duyệt, phòng MHCƯVT chuyển các HĐKT/ ĐĐH đến các nhà cung cấp thông qua Fax, Email (Phải yêu cầu nhà cung cấp ký xác nhận HĐKT/ĐĐH và Fax, Email lại công ty sau khi nhà cung cấp đã nhận được HĐKT/ĐĐH) hoặc chuyển trực tiếp đến nhà cung cấp ký xác nhận.
Nhân viên MHCƯVT phát hành các HĐKT/ĐĐH cho các đơn vị phòng ban:
ĐĐKHSX – KTCL, Phòng kế toán tài vụ (KTTV), Bộ phận kho sau khi nhân viên MHCƯVT đã nhận lại HĐKT/ĐĐH từ các Nhà cung cấp đã ký xác nhận. Tiếp theo là các công việc giao nhận, kiểm tra hàng, thanh toán hàng mua:
Đối với trường hợp mua trực tiếp tại Cửa hàng nhà cung cấp: Sau khi các HĐKT/ĐĐH và các chứng từ liên quan (Phiếu tạm ứng tiền mặt) đã được BGĐ
duyệt thì nhân viên MHCƯVT chuyển phiếu tạm ứng tiền đến KTTV để nhận tiền mặt và nhân viên MHCƯVT sẽ mua hàng và thanh toán tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng nhà cung cấp (hoặc thanh toán tại công ty Tín Thành). Sau khi nhân viên
MHCƯVT lấy hàng từ nhà cung cấp, hoặc nhà cung cấp sẽ giao về công ty và giao
đưa cho phòng ban yêu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua. Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng, ...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ giải chi và chuyển bộ chứng từ giải chi này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là việc lưu giữ hồ sơ chứng từ
mua hàng.
Đối với trường hợp mua gián tiếp: Nhân viên MHCƯVT chịu trách nhiệm thực hiện, theo dõi việc mua hàng và trực tiếp thông báo cho phòng ban đưa nhu cầu về thời gian nhận hàng từ nhà cung cấp chuyển đến, để các phòng ban đưa nhu cầu kết hợp với bộ phận ĐĐKHSX – KTCL kiểm tra hàng mua, như kiểm tra chủng loại, số lượng, chất lượng hàng so với yêu cầu đặt mua.
Nếu hàng mua kiểm tra không đạt theo yêu cầu thì nhân viên MHCƯVT phụ trách mua hàng báo nhà cung cấp trả, giao đổi lại hàng cho công ty.
Nếu hàng mua kiểm tra đạt theo yêu cầu và nhân viên MHCƯVT nhận đủ các chứng từ giao hàng từ nhà cung cấp: Hóa đơn, phiếu giao hàng,...., thì Bộ phận kho tiến hành làm thủ tục nhập hàng và chuyển chứng từ nhập kho đến nhân viên MHCƯVT phụ trách mua lô hàng đó, để làm các thủ tục bộ chứng từ
thanh toán và chuyển bộ chứng từ này đến KTTV sau khi Trưởng phòng mua hàng và BGĐ đã ký duyệt xong bộ chứng từ này. Cuối cùng là công việc lưu giữ hồ sơ
chứng từ mua hàng.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ mua hàng: tối đa 01 năm, riêng các hồ sơ mua hàng là máy móc thiết bị, thời hạn lưu trữ không hạn định. Cách lưu hồ sơ mua hàng theo qui định Công ty.
2.3.2 Xác định nhu cầu mua hàng nguyên vật liệu tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua trong thời gian qua
Phòng ĐĐKHSX – KTCL lập định mức vật tư nguyên vật liệu và đưa ra nhu cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần dùng đủ, bao gồm: Chủng loại quy cách vật tư, Số lượng - tính cả lượng hao hụt trong quá trình sản xuất sản phẩm; Thời gian cần vật tư; chỉ định hãng sản xuất vật tư (nếu có),..., để sản xuất ra sản phẩm, thành phẩm theo từng đơn đặt hàng của Phòng KD triển khai cho ĐĐKHSX – KTCL thực hiện.
Ghi chú: Lượng hao hụt chiếm 10%/lượng vật tư thực dùng để sản xuất sản phẩm.
Phòng MHCƯVT sẽ tiến hành xác định nhu cầu lượng thực mua ngay sau khi nhận được định mức vật tư nguyên vật liệu và nhu cầu lượng vật tư nguyên vật liệu cần dùng từ Phòng ĐĐKHSX – KTCL.
Sau khi Phòng MHCƯVT có được số lượng thực tồn kho của loại nguyên vật liệu vật tư cần mua tại thời điểm đó và lượng nguyên vật liệu vật tư thực mua được xác định theo:
Lượng vật tư thực mua = Lượng vật tư cần dùng trong sản xuất – Số lượng thực tồn kho vật tư cần mua tại thời điểm đó + Số lượng vật tư dự trữ (nếu có).
Lưu ý: Số lượng vật tư dự trữ là do Phòng MHCƯVT đề nghị mua và được thực hiện mua khi BGĐ duyệt mua số lượng vật tư dự trữ này.
Dựa theo cách tính lượng vật tư thực mua của Công ty Tín Thành nêu trên thì xét thấy Công ty đã đã kiểm soát được lượng hàng thực mua và lượng tồn kho của công ty.
Tuy nhiên trong năm 2010, Công ty đã mua lắc nhắc nhiều lần với số lượng mua ít cho cùng 01 mã hàng/ loại hàng trong 01 đợt yêu cầu mua của ĐĐKHSX – KTCL, do lượng hao hụt tăng lên trong quá trình sản xuất và do công ty dự trữ tồn kho quá ít hoặc gần như không tồn kho vật tư này. Điều này làm tăng thêm chi phí mua hàng, như: Mua hàng phải trả thêm phí vận chuyển hoặc mua giá cao hơn do mua quá ít,...
2.3.3 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp khi mua hàng tại Công ty Tín Thành trong thời gian qua trong thời gian qua
Phòng MHCƯVT tìm kiếm các nhà cung cấp qua mạng internet, người bạn bè, hội chợ triển lãm, nhà cung cấp tự tìm đến công ty chào hàng, hay do BGĐ công ty giới thiệu chỉđịnh nhà cung cấp,...
Đối với các nhà cung cấp chưa ký hợp đồng khi có nhu cầu mua hàng thì nhân viên MHCƯVT tiếp tục ưu tiên chọn mua các nhà cung cấp cũ hiện mua, nếu giá cả mua bằng hoặc thấp hơn giá cũ, chất lượng không đổi, có hàng giao, các thông tin khác không đổi so với đợt mua gần nhất. Ngược lại, nếu nhà cung cấp cũ
thay đổi thông tin hàng mua, như tăng giá, hoặc hàng giao không kịp tiến độ,...thì thông thường công ty lấy thêm thông tin hỏi giá và các điều kiện mua hàng của tối thiểu 02 nhà cung cấp, để làm bảng so sánh so với nhà cung cấp hiện hữu và từđó chọn lựa 01 nhà cung cấp tối ưu nhất trong số các nhà cung cấp so sánh đó.
Thông thường, Trưởng phòng mua hàng và BGĐ công ty sẽ dựa vào thông tin liên quan đến việc mua hàng vật tư trong thời gian gần nhất vừa qua và kết hợp thêm các thông tin liên quan ảnh hưởng đến thị trường vật tư trên báo đài, internet, các mối quan hệ bạn bè,..., về các thông tin như: Tỷ giá USD/VNĐ, lạm phát, bất
ổn chính trị,tình hình cung cầu thị trường nguyên vật liệu,..., để quản lý và kiểm tra tính xác thực thông tin chọn nhà cung cấp mua do nhân viên cấp dưới trình, điều này cũng góp phần hạn chế hiện trạng tiêu cực của nhân viên mua hàng.
Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty và cũng tùy thuộc vào hiện trạng thị trường nguyên vật liệu theo từng thời điểm mà BGĐ Công ty Tín Thành đặt ra những tiêu chí chọn nhà cung cấp phù hợp. Thông thường nhà cung cấp được chọn thì nhà cung cấp phải thỏa 06 tiêu chí cơ bản của Công ty Tín Thành:
Đúng đủ về chất lượng hàng.
Đúng đủ về số lượng hàng. Giá hàng hợp lý.
Đúng về nguồn gốc, xuất xứ hàng, hãng sản xuất.
Đúng thời gian giao hàng kịp thời để bảo đảm an toàn cho sản xuất tiến hành liên tục.
Trong đó, Công ty Tín Thành rất chú trọng 03 tiêu chí: Tiêu chí chất lượng; Tiêu chí thời gian giao hàng; Tiêu chí giá mua hàng, vì 03 tiêu chí này ảnh hưởng