, đồ dùng cho thuê
b) Áp dụng cụ thể
III.5 BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Sau thời gian nghiên cứu và thực hiện, đề tài đã hoàn thành các nhiệm vụ đề ra, đó là: xây dựng chương trình mô phỏng qui trình kế toán tiền lương để giúp người học vận dụng kiến thức đã học vào thực tế công tác, đã tạo ra một môi trường thực hành để họ thành thạo về nghiệp vụ, vững vàng về tay nghề để biết
phối hợp, hòa nhập vào công tác thực tế - công tác với đồng nghiệp trong mối quan hệ chuyên môn nghề nghiệp.
Trên giao diện chính này có năm nút tương ứng với năm vai trò của chương trình mô phỏng:
Hình 3.4: Vai trò trưởng các bộ phận.
Dưới đây là một thử nghiệm trên chương trình vừa xây dựng xong:
Hình 3.7: Vai trò Kế toán tính lương. Hình 3.6: Vai trò Kế toán trưởng.
Ví dụ 3.1: Giả sử có một tình huống cần tính lương với nội dung như sau: Yêu cầu tính lương tháng 8/2009 cho hai bộ phận Kinh Doanh (KD) và Hành Chính (HC). Biết lương tối thiểu được áp dụng trong trường hợp này là 650.000vnđ. Trong đó:
Bộ phận kinh doanh có 5 nhân viên, trong tháng có Nguyễn Văn Điệp nghỉ vào ngày 3, 4 và Trương Tuệ nghỉ ngày vào 16,17 hai người này nghỉ do bị bệnh và đều có xác nhận của bác sĩ.
Bộ phận Hành Chính có 6 nhân viên, trong tháng có Nguyễn Dũng, Nguyễn Thị Bé nghỉ một ngày không lý do(20/8) và Võ Hồng Gấm nghỉ từ ngày1/8 đến 10/8 để lập gia đình.
Lưu ý: Thực hiện chương trình như sau:
Đây là một tình huống yêu cầu tính lương theo thời gian. Tình huống yêu cầu tính lương tháng 8/2009 cho 2 bộ phận Kinh doanh và Hành chính.
Chạy phần mềm mô phỏng qui trình tính lương, chọn nội dung tình huống như hình 5.3. Trên màn hình này có thểđổi tình huống mới, và chọn tình huống có nội dung như trên. Trong tình huống này, tôi chọn vai trò là trưởng bộ phận thì sẽ thực hiện những bước sau:
Đầu tiên sẽ yêu cầu chọn tình huống để thao tác. Chương trình cho phép đổi bất kì tình huống nào trong các tình huống đã được thiết lập sẵn.
Sau khi nhấn nút “Chọn” thì vai trò này phải chọn công việc liên quan đến trưởng bộ phận. Màn hình dưới cho thấy ô bên trái là danh sách công việc kế toán. Trưởng bô phận làm những công việc gì thì chuyển công việc đó qua ô bên phải.
Hình 3.10: Giao diện trưởng bộ phận chọn công việc.
Sau khi trưởng bộ phận đã chọn công việc thì nhấn nút “Bắt Đầu” để thực hiện công việc đã chọn.
Lúc này, phải nhập số bảng công cần lập là 2 theo nội dung tình huống đã nêu ở trên. Một màn hình khác hiện ra như sau:
Lúc đó, những bộ phận chấm công được chọn sẽ được chuyển sang ô bên phải.
Hình 3.13: Giao diện chọn bộ phận cần lập bảng chấm
Lập bảng chấm công cho bộ phận Kế toán thì nhấp chuột vào KT, và nếu là bộ phận Nhân sự thì là NS.
Khi nhấp vào KD hoặc HC hệ thống sẽ phát sinh ra bảng chấm công ngẫu nhiên, bảng này có thểđúng, có thể sai.
Nhiệm vụ của vai trò Trưởng bộ phận là phải kiểm tra bằng mắt xem bảng chấm công đó là đúng hay là sai so với nội dung tình huống đã chọn.
Nếu đã đúng với nội dung tình huống thì vai trò phải thực hiện kí tên vào bảng mình lập rồi nhấn nút “Đồng Ý”. Ngược lại, nếu chưa đúng thì sẽ nhấn nút “Làm Lại” để hệ thống phát sinh bảng chấm công khác.
Đồng thời, vai trò có thể xem lại nội dung bất cứ khi nào muốn bằng cách nhấn nút “Nội dung tình huống >>”. Tương tự, sau đây là bảng chấm công của bộ phận Hành Chính.
Sau khi đã lập xong bảng chấm công của hai bộ phận Kinh doanh và Hành chính thì hai mục KD và HC ở ô bên trái màn hình sẽ chuyển sang bên phải. Hình ảnh sau cho thấy việc lập bảng chấm công đã hoàn thành.
Hình 3 16: Bảng chấm công bộphận Hành chính
Nhấn nút “OK” sẽ có thông báo chuyển các bảng chấm công này đi đến bộ phận hay phòng ban nào trong cơ quan. Tiếp theo là giao diện chuyển tiếp.
Nếu chuyển bảng chấm công đến đúng bộ phận, phòng ban thì sẽ xuất hiện giao diện chúc mừng đã hoàn thành vai trò thể hiện. Ngược lại nếu chuyển tiếp 3 lần liên tục không đúng phòng ban thì sẽ phải chọn lại vai trò để thực hiện lại công việc kế toán trong qui trình.
Như vậy là đã hoàn thành vai trò trưởng các bộ phận. Nếu muốn thực hiện tiếp chương trình ở những vai trò khác thì chọn menu “Tiếp Tục”. Ngược lại, muốn thoát qui trình thì chọn “Thoát”.
Nếu chọn vai trò nhân sự thì phần mền sẽ có giao diện về công việc của vai trò này và bảng chấm công tổng hợp ứng với tình huống nêu trên là:
Hình 3 19: Giao diện chúc mừng hoàn thành vai trò
Nếu chọn vai trò Kế toán tiền lương thì chương trình sẽ có giao diện để nhân viên tính lương lựa chọn công việc phù hợp với vai trò mình đang đóng. Ngoài ra còn có màn hình mô phỏng bảng lương ứng với tình huống đã chọn.
Sau khi có lập được bảng lương hoàn chỉnh, thì thông tin về lương tháng của mỗi nhân viên sẽ được rút trích ra và tạo nên thẻ lương. Vai trò này phải nhấp chuột vào từng dòng tương ứng với từng nhân viên trong bảng lương đã được ký duyệt để tạo ra hình ảnh thẻ lương của từng nhân viên.
Hình 3 22: Công việc kếtoán lương phải thực hiện
Nếu chọn vai trò Kế toán trưởng, thì phần mềm sẽ có màn hình mô tả lại công việc của vai trò này, màn hình thể hiện việc kiểm tra và ký duyệt bảng lương trong trường hợp bảng lương này đã đúng với yêu cầu của tình huống nêu trên.
Bảng lương sau khi Kế toán trưởng ký duyệt sẽ được chuyển tiếp đến Thủ trưởng đơn vịđểđược vai trò này kiểm tra và ký duyệt.
Lúc này, nếu vai trò đang chọn là Thủ trưởng đơn vị thì có thể ký duyệt lên bảng lương đã được Kế toán trưởng kiểm tra và ký tên, hay vai trò này hiện tại
Hình 3 25: Hìnhảnh chọn công việc của vai trò Kếtoán trưởng
đang bận việc gì đó hoặc đang đi công tác thì bảng lương này sẽ bị từ chối hoặc ký vào lúc khác. Chúng tôi xây dựng như vậy là nhằm sát với thực tế cũng có trường hợp đó xảy ra.
Bảng lương sau khi đã có đầy đủ chữ ký của 3 vai trò: Kế toán tiền lương, Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị thì sẽ được chuyển cho Kế toán thanh toán. Như vậy là qui trình đã kết thúc.
Trong suốt quá trình thao tác ở bất kì vai trò nào luôn có mục trợ giúp “?” nằm ở dưới góc phải màn hình phần mềm. Trong mục này có phần lý thuyết tổng quan, các loại biểu mẫu, các qui định và các ví dụ mẫu.
Trong màn hình này, có hoạt cảnh được thiết kế bằng flash để tăng thêm sự sinh động, có menu trợ giúp gồm: thông tin chung, các loại mẫu biểu liên quan, các qui định, cùng các ví dụ mẫu để hỗ trợ sinh viên trong việc vận dụng lí thuyết vào thực hành.
Chẳng hạn, chọn mục ví dụ mẫu thì sẽ có giao diện như sau:
Trên đây là một số giao diện đặc trưng khi chạy thử nghiệm chương trình, và đó cũng là kết quảđạt được của trong công trình nghiên cứu của chúng tôi thời gian qua.
KẾT LUẬN
ĐÁNH GIÁ
Với kết quả phần mềm đạt được đã phần lớn giải quyết được những vấn đề đặt ra. Một qui trình tính lương và các khoản trích theo lương rất phức tạp gồm nhiều công đoạn làm cho người học khó vận dụng vào thực tế. Thế nhưng, đó cũng là điều tâm đắc của chúng tôi đã làm được, đó là chúng tôi đã chia nhỏ được qui trình này dựa trên việc mô phỏng lại các công đoạn đó thành các vai trò trong chương trình. Với mỗi vai trò sẽ có nhiệm vụ thực thi tương ứng với từng công việc ở mỗi công đoạn. Chương trình chúng tôi xây dựng gồm 5 vai trò đó là: Trưởng các bộ phận, nhân viên Nhân sự, nhân viên Kế toán tính lương, Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị. Những vai trò này đã thể hiện gần như là đầy đủ các công việc liên quan đến kế toán tiền lương trong môi trường lao động thực tế. Đây là cái hay của chương trình mà chúng tôi đã xây dựng được. Điều đó đã làm cho qui trình từ phức tạp trở nên giản đơn, giúp người học dễ hiểu, dễ vận dụng lý thuyết vào thực hành tạo nên cái thực tế mang lại hiệu quả cho công tác đào tạo.
Sau thời gian nghiên cứu và thực hiện, đề tài đã hoàn thành các nhiệm vụ đề ra, đó là: xây dựng chương trình mô phỏng qui trình tính lương và thanh toán
lương chạy trên máy tính để giúp người học có thể dễ dàng nắm bắt các công việc kế toán. Sau đây là một vài kết quảđạt được:
Đề tài đã mô phỏng được quy trình tổng quát cũng như các bước thực hiện trong quy trình Kế tóan tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
Giao diện đơn giản và các bước thực hiện được cụ thể hóa tương đối gần với thực tế giúp sinh viên có thể dễ dàng hình dung và thực hiện phần hành hiệu quả.
Đề tài giúp cho sinh viên có thể hệ thống lại các kiến thức cơ bản nhất về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đồng thời còn giúp sinh viên có cơ hội trải nghiệm những kiến thức về lý thuyết đã được học ở trường trong thực tế của doanh nghiệp.
Bộ số liệu chính xác đã nêu và xử lý một số tình huống thường xảy ra trong thực tế.
Sinh viên có thể đứng ở tất cả các vai trò liên quan đến quy trình trong doanh nghiệp.
Chúng tôi đã xây dựng được vai trò của từng nhân vật có liên quan trong quá trình tính lương trong công ty.
Sau khi hoàn tất, dung lượng chương trình đã đóng gói là 6.18MB và cần 11.5MB bộ nhớđể cài đặt và lưu trữ dữ liệu. Với mục tiêu mô phỏng trực quan qui trình kế toán thực tế, vì vậy vấn đề hình ảnh đồ họa được đưa vào sử dụng trong chương trình là khá phổ biến dễ dẫn đến việc tăng dung lượng chương trình, xong, chúng tôi đã giảm thiểu được mối lo ngại này với sản phẩm hình tĩnh từ photoshop (for web) và hình động từ flash hoặc Axialis CursorWorkshop.
Chương trình đã được chạy thử nghiệm trên nhiều loại máy tính đơn có phạm vi cấu hình của chúng khá rộng từ Centrino 1,73GB và 1GB RAM cho đến Core 2 Duo 2,4GHz và 2,7GB RAM hoặc đã từng cài đặt và chạy thử trên hệ thống 30 máy tính chia xẻ dữ liệu trong một mạng nội bộ có cấu hình chung là Core 2 Duo, 2.2GHz và 1GB RAM. Hiện nay, chương trình sử dụng các tình huống minh họa
một cơ quan tối đa có 7 bộ phận (phòng ban), mỗi bộ phận khoảng 10 nhân viên, như vậy với khoảng dưới 100 dòng dữ liệu hiện có và với phương pháp truy xuất dữ liệu đang được sử dụng trong chương trình chủ yếu là random thì chỉ mất khoảng 1/1000 của phút để xuất kết quả. Ước tính, trên thực tế, nếu cơ quan có 100 bộ phận, mỗi bộ phận có 100 nhân viên thì số dòng dữ liệu cũng chỉ tăng đến 10000 dòng thì chi phí thời gian duyệt dữ liệu vẫn nằm trong khoảng chấp nhận được. Điều này cho thấy, phần mềm không đòi hỏi quá cao về cấu hình máy tính. Dựđoán, măc dù các hãng sản xuất máy tính liên tục tung ra thị trường những sản phẩm có cấu hình phần cứng ngày càng được nâng cao nhưng chương trình vẫn có thể sử dụng cho nhiều cấu hình máy cao hơn trong thời gian dài về sau mà vẫn chưa lạc hậu.
Tuy nhiên trong khoảng thời gian ngắn ngủi để tiếp cận với những vấn đề chuyên ngành kế toán rất phức tạp nên không trách khỏi sự bỡ ngỡ, khó khăn. Vì vậy bước đầu chúng tôi mới xây dựng hoàn thiện được việc mô phỏng cho công việc tính lương đối với công nhân viên làm việc tính theo thời gian, còn đối với công nhân viên làm việc tính theo đơn vị sản phẩm thì chưa kịp hoàn thiện. Mặt khác chương trình mô phỏng qui trình chưa phân cấp được mức độđể áp dụng cho từng khóa sinh viên theo hệ đào tạo, mà chương trình xây dựng hiện thời này chủ yếu phục vụ cho việc vận dụng lý thuyết vào thực hành của sinh viên chuyên ngành kế toán – tài chính năm cuối. Vì đây là một qui trình riêng lẻ nên dữ liệu đầu vào ở mỗi vai trò không phải là dữ liệu thật nên chúng tôi phải giả lập chúng, nên hướng giải quyết ởđây là mỗi khi bắt đầu một vai trò thì sẽ hiển thì ngẫu nhiên (Random) các dữ liệu đầu vào để người học chọn, thao tác và xử lí đúng sai bằng mắt, nếu dữ liệu đầu vào sai thì được phép trả lại. Điều này tương ứng với Random và cũng phù hợp với thực tế. Khi có dữ liệu đầu vào là thật thì đề tài chuyển sang hướng xử lí dữ liệu thật thay cho việc random hiện tại.
Để thao tác được tốt trên chương trình mô phỏng này đòi hỏi sinh viên chuyên ngành phải được trang bịđầy đủ lượng kiến thức của phần lý thuyết cơ bản của môn kế toán tài chính có liên quan đến phần kỹ năng thực hành. Đây là yêu cầu đầu vào, là yếu tố cần và đủđể đảm bảo chất lượng thực hành của đầu ra là người học tiếp cận được với cái mô phỏng gần như thực tế ở cơ quan, đơn vị trong
chương trình để rồi rút ra được những bài học thực tiễn bổ ích những thao tác cần thiết để sau khi ra trường có khả năng đáp ứng được các đòi hỏi cần thiết của các đơn vị về cung cách làm việc và kỹ năng tiến hành công việc… từ đó sẽ phát huy được năng lực của mình một cách có hiệu quả nhất. Đây cũng là điều mong muốn của cơ sởđào tạo, đồng thời là mục tiêu để hoàn thiện chương trình mô phỏng này.