2.2.3.1 Thiếp lập phiếu khảo sát
Phiếu khảo sát đƣợc thiết lập dựa trên tiêu chí: khảo sát nhà cung cấp để đánh
giá thu thập thông tin mà thông qua số liệu báo cáo của công ty chƣa thể hiện đƣợc.
Phiếu khảo sát chi tiết xin vui lòng xem tại phần Phụ lục 2
2.2.3.2 Thu thập số liệu
Thời gian thu thập số liệu: 10/3/2012 đến 07/04/2012 Phƣơng pháp thu thập số liệu:
Phƣơng pháp phỏng vấn: khảo sát nhà cung cấp bằng cách gửi qua thƣ điện tử.
2.2.3.3 Xử lý số liệu
Lập bảng tần số cho biến định tính
Bảng 2. 4: Bảng Tỉ lệ thời gian quan hệ hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp
Giá trị Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn Dƣới 1 năm Từ 1 đến 3 năm Trên 3 năm Tổng 18 40.9 40.9 22 50.0 90.9 4 9.1 100.0 44 100.0
Nguồn: Điều tra của tác giả 4/2012
Nhận xét:
Dựa vào bảng 2.4 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 22 lƣợt trả lời là có thời gian hợp tác với ScanCom từ 1 đến 3 năm chiếm tỉ lệ 50%. Tuy nhiên trong số 44 lƣợt trả lời chỉ có 4 lƣợt trả lời là có thời gian hợp tác với công ty trên 3 năm chiếm tỉ lệ 9.1%.Điều này cho thấy công ty cần tiềm kiếm xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp tốt để tìm đƣợc nguồn nguyên liệu ổn định.
Bảng 2.5: Bảng thể hiện loại hình kinh doanh của doanh nghiêp
Giá trị Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn Nhà sản xuất Nhà phân phối Tổng 31 70.5 70.5 13 29.5 100.0 44 100.0
Nhận xét:
Dựa vào bảng 2.5 cho ta có nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 31 lƣợt trả lời là nhà sản xuất chiếm tỉ lệ 70.5% cho thấy đa số các nhà cung cấp hiện tại là các nhà trực tiếp sản xuất ra sản phẩm để bán giúp cung cấp nguyên liệu với giá rẻ hơn vì không phải thông qua trung gian, hàng hóa linh động hơn, ổn định hơn.
Nhà cung cấp là các nhà phân phối có 13 lƣợt trả lời chiếm tỉ lê 29.5%.
Bảng 2.6: Bảng thể hiện loại giá nhà cung cấp áp dụng cho ScanCom
Giá trị Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn
Giá bán lẻ Giá bán sỉ
Chiết khấu theo số lƣợng Tổng
30 68.2 68.2
9 20.5 88.6
5 11.4 100.0
44 100.0
Nguồn: Điều tra của tác giả 4/2012
Nhận xét: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dựa bảng 2.6 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Trong tổng số 44 lƣợt trả lời có 30 lƣợt trả lời của nhà cung cấp là áp dụng giá bán lẻ đối với hàng hóa bán cho ScanCom chiếm tỉ lệ 68.2%. Hàng hóa ScanCom mua từ nhà cung cấp giá cả vẫn chƣa tốt nhất. Trong khi đó chỉ có 5 lƣợt trả lời là đang áp dụng giá chiết khấu theo số lƣợng chiếm tỉ lệ là 11.4%.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đồng ý của nhà cung cấp
1(%) 2(%) 3(%) 4(%) 5(%)
Quý doanh nghiệp có kế hoạch nâng cấp, cải tiến máy móc thiết bị trong vòng 2 năm tới không?
2.3 4.5 47.7 38.6 6.8
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giảm giá để cạnh tranh với đối thủ nếu giá của họ tốt hơn không?
0 2.3 34.1 45.5 18.2
Quý doanh nghiệp có sẵn sàng giao hàng ngay khi ScanCom đề nghị không?
0 0 18.2 50.0 31.8 Đánh giá của Quý doanh nghiệp về
chƣơng trình cải tiến chất lƣợng của ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp.
0 0 20.5 38.6 40.9
Nguồn: Điều tra của tác giả 2012
Nhận xét:
Qua bảng 2.6 ta có thể nhận xét nhƣ sau:
Các nhà cung cấp đƣợc khảo sát còn dè dặt chƣa mạnh dạng đầu tƣ , cải tiến máy móc trang thiết bị vì họ chƣa nhận đƣợc sự hỗ trợ từ phía công ty, chƣa nhận đƣợc sự bảo đảm xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. Việc cải tiến máy móc sẽ giúp chất lƣợng nhà cung cấp tăng lên giảm đƣợc thời gian, sản phẩm lỗi tuy nhiên chi phí để cải tiến không nhỏ. Vì vậy để nhà cung cấp có thể mạnh dạng đầu tƣ trang thiết bị, đầu tƣ thích đáng cho hoạt động cải tiến công nghệ thì phải có sự bảo đảm của công ty về xây dựng quan hệ làm ăn lâu dài, bên cạnh đó công ty cần có chính sách giá và các biện pháp hỗ trợ nhằm khuyến khích nhà cung cấp.
R ất khôn g đ ồng ý Khô ng đ ồng ý Trung l ập Đ ồng ý R ất đ ồn g ý
Qua bảng khảo sát ta có thể nhận thấy nhà cung cấp rất quan tâm trong việc cạnh tranh giá với các đối thủ của họ. Vì giá là một trong những yếu tố quyết định để lựa chọn nhà cung cấp
Bảng khảo sát chỉ ra rằng tỉ lệ nhà cung cấp sẵn sàng giao hàng ngay khi ScanCom đề nghị chiếm 50% trong bảng khảo sát. Qua đó cho ta thấy đƣợc nguồn nguyên liệu từ nhà cung cấp khá dồi dào và ổn định và nhà cung cấp có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu nguyên liệu của ScanCom.
Qua bảng số liệu trên cho ta thấy, đa phần các nhà cung cấp đƣợc khảo sát đều hài lòng với chƣơng trình cải tiến chất lƣợng của ScanCom áp dụng cho nhà cung cấp. Điều này cho thấy cải tiến chất lƣợng sản phẩm là mối quan tâm không những của ScanCom mà cả nhà cung cấp. Chất lƣợng sản phẩm đƣợc nâng cao sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên, giúp sản phẩm của ScanCom ngày càng tạo đƣợc chỗ đứng trên thị trƣờng thế giới.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Thông qua phân tích thực trạng tại công ty hiện nay giúp công ty có thể nắm bắt những vấn đề còn tồn tại, chƣa khắc phục đƣợc từ đó tìm ra phƣơng hƣớng để giải quyết.
Muốn xây dựng đƣợc nguồn cung cấp bền vững thì cần phải xây dựng dƣợc một quy trình lựa chọn hợp lý, phù hợp tình hình thực tiễn tại công ty. Do vậy thông qua kết quả phân tích cùng những nhận định, tác giả sẽ xây dựng một quy trình lựa chọn nhà cung cấp cụ thể phù hợp với công ty TNHH ScanCom Việt Nam đƣợc đề cập ở chƣơng tiếp theo.
CHƢƠNG 3
XÂY DỰNG QUY TRÌNH LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SCANCOM
VIỆT NAM
3.1 Mục tiêu
Xây dựng một quy trình lựa chọn cụ thể, phù hợp với thực tiễn tại công ty để nhân viên có trách nhiệm nắm rõ công việc và trình tự các bƣớc thực hiện nhằm giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả lựa chọn tốt hơn. Giúp công ty tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp tốt có uy tín, có nguồn cung ổn định, chất lƣợng tốt, giá cả phải chăng, có đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu của công ty để hoạt động sản xuất đƣợc diễn ra liên tục.
Quản lý các nhà cung cấp hiện tại để hàng hóa mua từ các nhà cung cấp đạt chất lƣợng tốt nhất, duy trì đƣợc mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp đạt yêu cầu từ đó giúp công ty xây dựng đƣợc nguồn cung nguyên vật liệu ổn định, bền vững.
3.2 Xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp 3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp 3.2.1 Tìm kiếm nhà cung cấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi nhận đƣợc yêu cầu nguồn nguyên liệu từ bộ phận nghiên cứu và phát triển của phòng kỹ thuật trong công ty. Phòng mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng để cung cấp vật tƣ phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.
Trƣớc khi tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp thì nhân viên phòng mua hàng cần phải nghiên cứu thị trƣờng về nguyên vật liệu, nhu cầu thị hiếu ngƣời tiêu dùng, giá cả để có sự lựa chọn tốt nhất.
Đối với từng loại nguyên liệu khác nhau thì các bƣớc lựa chọn nhà cung cấp sẽ khác nhau:
- Đối với loại nguyên liệu thƣờng xuyên hoặc đã từng sử dụng thì phòng mua hàng sẽ tiến hành đánh giá, xem xét lại hồ sơ nhà cung cấp hiện tại của công ty. Nếu nhà cung cấp hiện tại có đủ năng lực và đáp ứng tốt các yêu cầu của công ty thì sẽ tiếp tục hợp tác còn ngƣợc thì phòng mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp mới tốt hơn.
- Đối với nguyên liệu mới, chƣa đƣợc sử dụng trƣớc đây thì nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp loại nguyên liệu mới trên các phƣơng tiện thông tin, báo đài, tạp chí, công cụ tìm kiếm,…
3.2.2 Khảo sát nhà cung cấp
Khi đã có đƣợc danh sách nhà cung cấp ban đầu, thì nhân viên phòng mua hàng sẽ kết hợp với nhân viên phòng chất lƣợng đi thăm nhà cung cấp và tiến hành khảo sát nhà cung cấp bằng bảng câu hỏi (phụ lục 3) về các chỉ tiêu:
- Quản lý của lãnh đạo công ty - Quản lý chất lƣợng
- Khả năng sản xuất/kỹ thuật - Thời hạn giao hàng
- Vệ sinh nhà xƣởng
Sau khi đã tiến hành khảo sát nhà cung cấp, nhân viên phòng mua hàng sẽ tiến hành cho điểm, tổng kết và dựa vào đó đánh giá về năng lực, mức độ đáp ứng so với tiêu chuẩn của công ty.
Việc trực tiếp tới thăm tại nhà cung cấp sẽ cho sự đánh giá, nhận định ban đầu đối với nhà cung cấp và kết hợp với kết quả khảo sát để chọn đƣợc nhà cung cấp phù hợp để đƣa vào danh sách nhà cung cấp tiềm năng.
Kết quả cũng nhƣ thông tin tổng quan ban đầu về nhà cung cấp sẽ đƣợc nhân viên phòng mua hàng thông báo cho trƣởng phòng chất lƣợng và kỹ thuật bằng thƣ điện tử.
3.2.3 Đánh giá tại nhà cung cấp
Để kiểm tra lại kết quả đánh giá nhà cung cấp từ phòng mua hàng gửi tới. Trƣởng bộ phận InC sẽ đến thẩm định tại nhà cung cấp để kiểm tra các yếu tố về: nhà máy, công suất, máy móc, vệ sinh,…
Bên cạnh đó trƣởng bộ phận InC cũng sẽ kiểm tra tiêu chuẩn REACH của nhà cung cấp.
REACH là quy định của EU về đăng ký, đánh giá và cấp phép sử dụng hóa chất với yêu cầu cao hơn, ảnh hƣởng đến mọi thành phần doanh nghiệp. Theo quy định này, mọi hóa chất đƣợc dùng với khối lƣợng lớn hoặc đƣợc cho là có khả năng ảnh hƣởng xấu đến sức khỏe con ngƣời và môi trƣờng đều phải đăng ký với cơ quan quản lý hóa chất châu Âu.[7]
Khi đánh giá tại nhà cung cấp nếu phát hiện nhà cung cấp có vấn đề gì sai, không đạt yêu cầu nhƣng có thể khắc phục đƣợc thì trƣởng bộ phận InC sẽ phát phiếu khắc phục – phòng ngừa để yêu cầu nhà cung cấp trả lời. Nếu nhà cung cấp trả lời phiếu khắc phục – phòng ngừa đúng thời gian yêu cầu, đƣa ra đƣợc nguyên nhân sai phạm và hành động khắc phục hợp lí thì công ty ScanCom sẽ mua hàng từ nhà cung cấp này. Phiếu khắc phục phòng ngừa chỉ đƣợc phát ra khi phát hiện nhà cung cấp nào có sai phạm.
Sau đó trƣởng bộ InC sẽ tổng hợp kết quả đánh giá. Nếu nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tiêu chuẩn của công ty cũng nhƣ các chứng nhận chất lƣợng thì sẽ chọn làm nhà cung cấp chính thức và tiến hành các bƣớc để kí kết hợp đồng và trƣởng bộ phận InC sẽ gửi thông tin về nhà cung cấp cho các phòng kỹ thuật, chất lƣợng, mua hàng bằng thƣ điện tử.
3.2.4 Gửi bảng yêu cầu các tiêu chuẩn chất lƣợng, kĩ thuật của công ty cho nhà cung cấp
Khi đã lựa chọn đƣợc nhà cung cấp cung cho nguyên liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty ScanCom thì nhân viên phòng mua hàng thông tin cho nhà cung cấp về tất cả các yêu cầu của công ty:
- Tiêu chuẩn về hóa chất của ScanCom - Mẫu đơn mua hàng
- Yêu cầu của phòng mua hàng
- Tiêu chuẩn kỹ thuật: đối với mỗi loại vật tƣ khác nhau công ty sẽ gửi các bảng tiêu chuẩn kỹ thuật khác nhau.
Đây là các tiêu chuẩn cần thiết để một nhà cung cấp đƣợc phép bán hàng hóa cho ScanCom, nếu thiếu bất kỳ loại giấy tờ nào sẽ không đƣợc phép bán.
3.2.5 Đánh giá kết quả thử nghiệm mẫu của nhà cung cấp
Trƣớc khi thực hiện việc đặt hàng cho nhà cung cấp công ty cần yêu cầu nhà cung cấp gửi mẫu sản phẩm thử nghiệm để đánh giá.
Đối với sản phẩm mới: yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu và giấy tờ chất lƣợng. Đối với một số loại sản phẩm đặc biệt phải có giấy chứng nhận kiểm tra của cơ quan kiểm định.
Đối với sản phẩm cũ: yêu cầu nhà cung cấp mỗi lần giao hàng đều phải có giấy kiểm tra chất lƣợng của chính nhà cung cấp sau đó công ty sẽ kiểm tra dựa trên báo cáo của nhà cung cấp và kiểm tra lại trên hàng hóa.
Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu sẽ do nhân viên bộ phận InC đảm nhận. Việc kiểm tra chất lƣợng sản phẩm mẫu rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hƣởng tới toàn bộ chất lƣợng của nguyên liệu từ nhà cung cấp nên cần đƣợc kiểm tra kĩ lƣỡng để kịp thời phát hiện những lỗi sai cũng nhƣ sản phẩm chƣa đạt để yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.6 Cung cấp mẫu đối chiếu và mẫu màu cho nhà cung cấp
Để sản phẩm làm ra đúng theo tiêu chuẩn về màu sắc, kích thƣớc, trọng lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật. Phòng kỹ thuật sẽ gửi mẫu đến nhà cung cấp để đối chiếu với mẫu làm ra của nhà cung cấp. Có 2 trƣờng hợp sau:
- Trƣờng hợp 1: đối với một số loại nguyên vật liệu công ty có sẵn sản phẩm mẫu thì công ty sẽ gửi mẫu này tới nhà cung cấp để nhà cung đối chiếu với sản phẩm đƣợc sản xuất ra từ nhà xƣởng của nhà cung cấp.
- Trƣờng hợp 2: với loại nguyên liệu mới, công ty chƣa có mẫu sẵn thì công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp sản xuất sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng mà công ty đã gửi sau đó nhà cung cấp sẽ gửi sản phẩm mẫu đã sản xuất sang để công ty tiến hành kiểm tra.
3.2.7 Kiểm tra vật tƣ đầu vào cho sản xuất hàng loạt
Nhân viên bộ phận InC kiểm tra hàng hóa sau khi đƣợc mua từ nhà cung cấp. Việc kiểm tra đƣợc thực hiện bằng cách rút mẫu ngẫu nhiên theo tiêu chuẩn AQL 105E (ANSI / ASQC Z1.4, 1993). Kiểm tra vật tƣ đầu vào là bƣớc quan trọng để kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, nếu chất lƣợng hàng hóa không đạt yêu cầu thì báo ngay cho nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa nếu là lỗi nhỏ còn nếu lỗi lớn thì phải yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng mới.
3.2.8 Theo dõi quá trình
Sau khi phòng chất lƣợng kiểm tra và đồng ý nhận hàng từ nhà cung cấp, hàng hóa sẽ đƣợc nhập vào kho. Tùy vào nhu cầu của mỗi bộ phận cán bộ quản lý kho sẽ cung ứng cho các bộ phận sản xuất.
Để quản lý đƣợc chất lƣợng của hàng hóa sau khi đƣợc nhập vào kho thì trƣớc khi hàng hóa đƣợc đƣa vào kho sẽ đƣợc cập nhật trên hệ thống của công ty ngày thời hạn sử dụng của nguyên liệu. Trƣớc khi nguyên liệu hết hạn sử dụng 2 tháng hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến những ngƣời có trách nhiệm. Đối với nguyên
liệu đã hết hạn sử dụng thì trƣởng bộ phận InC sẽ có nhiệm vụ kiểm tra và thanh lý nguyên liệu.
Ngoài ra để có thể dễ dàng nhận biết đƣợc thời gian sử dụng của nguyên liệu thì nên tiến hành dán nhãn màu lên từng bao bì nguyên liệu để trong quá trình xuất hàng từ kho sẽ dễ dàng nhận biết đƣợc nguyên liệu cũ mới để có thể lấy đƣợc nguyên liệu đƣợc nhập trƣớc để đem tới các bộ phận sản xuất.
3.2.8.1 Duyệt mẫu
Đây là công việc của bộ phận InC, duyệt mẫu sản xuất thử, tất cả các chi tiết