Việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành như sau:
- Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng vật liệu theo chỉ tiêu số l- ợng. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số l- ợng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho
Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đợc chứng từ này.
- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tơng ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập đợc tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lợng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính đợc đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rơi.
Định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu và bảng tổng hợp nhập vật liệu.
Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận đợc kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra" Bảng chi tiết xuất vật t" cho từng tài khoản và "Bảng tổng hợp xuất vật liệu" cho từng kho.
Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu đợc mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng.