Các h ng m r ng c a bài toán trên:
- Thêm thông tin v nhân viên đ có th qu n lý chi ti t h n. Ví d thêm tr ng đa ch , s
đi n th ai, trình đ , chuyên ngành, ng ch, b c l ng v.v.
- Thêm các b ng d li u đ có th qu n lý nhân s đ y đ h n: Ví d thêm các b ng Quê quán ch a tên t nh/TP c a cán b , b ng Trình đ nh m qu n lý trình đ nhân viên theo mã.
- Trong ph n nh p li u, có th s d ng ki n th c v l p trình VBA và DAO đ th c hi n các thao tác ki m tra d li u nh p tr c khi thêm ho c s a nhân viên. Ví d ki m tra mã nhân viên đã có (s d ng đo n mã ví d đã trình bày ph n VBA và DAO), chu n hóa tên, ki m tra ngày sinh h p l , ki m tra s đi n tho i h p l .v.v
6.2 CH NG TRÌNH QU N LÝ BÁN HÀNG
Trong ví d th nh t, chúng ta đã nghiên c u vi c xây d ng 1 ng d ng qu n lý nhân s
đ n gi n, bao g m các thao tác nh p s a d li u, và in ra các báo cáo th ng kê có đi u ki n. Trong ví d ti p theo, chúng ta s xem xét 1 ng d ng có nghi p v khác so v i qu n lý nhân s ,
đó là qu n lý bán hàng. V i ví d này, b n đ c hãy coi nh đó là 1 bài t p l n, giúp các b n th c hành, h th ng l i các ki n th c đã thu đ c t đ u. Tuy nhiên, c ng s có nh ng g i ý và h ng d n đ giúp các b n có m t đnh h ng đúng và có đ c s tr giúp trong quá trình th c hi n ví d này.
6.2.1 Bài toán Qu n lý bán hàng
Xét m t bài toán qu n lý bán hàng có yêu c u nghi p v nh sau: - Qu n lý danh m c hàng hóa mà đ n v kinh doanh.
- Qu n lý danh sách hàng hóa đ c nh p v , t o các báo cáo, th ng kê v vi c nh p hàng - Qu n lý danh sách hàng hóa đ c xu t, t o các báo cáo, th ng kê v vi c xu t hàng 164
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
- Qu n lý danh sách hàng t n kho, d a trên danh sách hàng nh p và danh sách hàng xu t đi. L p báo cáo t n kho.
6.2.2 G i ý & h ng d n
Phân tích bài toán trên, ta th y r ng đ i t ng d li u đ u tiên c n qu n lý là danh m c
hàng hóa c a đ n v . Danh m c này bao g m danh sách các hàng hóa mà đ n v th ng kinh
doanh, v i các thu c tính nh mã hàng, tên hàng, ch ng lo i, nhà cung c p .v.v
i t ng ti p theo là danh sách hàng hóa đ c nh p v . M i l n hàng đ c nh p v , thông tin c n qu n lý là thông tin v hàng hóa, s l ng, đ n giá nh p, ngày nh p .v.v
T ng t nh v y, danh sách hàng xu t c ng là đ i t ng c n qu n lý v i các thông tin hàng xu t là hàng gì, s l ng bao nhiêu, đ n giá xu t, ngày xu t .v.v
Chú ý r ng, có th v i cùng 1 lo i hàng hóa, nh ng đ n giá nh p có th khác nhau trong các l n nh p khác nhau. T ng t nh v y đ i v i hàng xu t. i t ng hàng t n kho là đ i t ng không c n qu n lý trong c s d li u, vì hàng t n kho có th tính toán đ c t hàng nh p và hàng xu t.
Nh v y, ta có th th y các đ i t ng d li u c n qu n lý c a bài toán là: - HangHoa(Mã hàng, Tên hàng, Ch ng lo i)
- HangNhap(STT, Mã hàng, n giá nh p, S l ng, Ngày nh p)
- HangXuat(STT, Mã hàng, n giá xu t, S l ng, Ngày xu t)
Chú ý r ng Mã hàng không th dùng làm khóa trong đ i t ng HangNhap và HangXuat, vì m t lo i hàng có th đ c nh p ho c xu t nhi u l n. Mã hàng đ c đ a và 2 b ng này ch y u là
đ liên k t sang b ng HangHoa đ l y thông tin v hàng.
Sau khi phân tích bài toán và xây d ng c s d li u, b c ti p theo là xây d ng các form nh p li u. Tr c h t c n xây d ng form nh p li u cho danh m c hàng hóa. Form này s cho phép ng i dùng thêm, xóa, s a các lo i hàng trong b ng danh m c.
Ti p theo, c n xây d ng 1 form cho phép c p nh p danh sách hàng nh p. M i l n nh p hàng v , ng i s d ng s dùng form này đ c p nh p các hàng hóa v a nh p vào h th ng. Form này c n tham chi u đ n b ng HangHoa đ cho phép ng i dùng ch n lo i hàng t danh m c. Các thông tin v hàng nh p nh s l ng, đ n giá, ngày nh p .v.v s đ c c p nh t vào h th ng.
Cu i cùng m t form c p nh p danh sách hàng xu t c ng c n đ c xây d ng, t ng t nh form nh p hàng trên. S d ng các ki n th c l p trình VBA và DAO đ xây d ng các hàm và các th t c ki m đnh d li u nh p h p l .
V các báo cáo th ng kê, c n xây d ng 1 báo cáo v danh sách hàng nh p. Báo cáo c n
đ c xây d ng v i gi i h n hàng nh p trong 1 kho ng th i gian nào đó. Ví d theo tháng ho c quý, n m .v.v danh sách các hàng nh p c n đ c li t kê. Ngoài ra có th th ng kê theo ch ng lo i ho c lo i hàng. T ng t v i danh sách hàng xu t.
Báo cáo th ng kê t n kho có th tính đ c b ng t ng s hàng nh p tr t ng s hàng xu t. L ng ti n t n kho có th tính b ng s l ng hàng t n nhân v i đ n giá nh p m i nh t ho c trung bình các đ n giá nh p.
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý TÓM T T PH N 2 Các ki n th c c n nh trong ch ng 2: ¬ Các khái ni m v d li u và c s d li u: - Các khái ni m v d li u và c s d li u. - C s d li u quan h và h qu n tr c s d li u quan h . - Khái ni m b ng d li u, khóa chính.
- M i quan h d li u gi a các b ng, các lo i quan h (1-1, 1-n), khóa ngo i
¬ B ng d li u trong Access:
- Khái ni m các tr ng d li u, ki u d li u.
- Các ki u d li u trong Access.
- Các t o và s d ng các b ng d li u trong Access.
- Thi t l p tr ng khóa cho b ng d li u.
¬ Truy v n trong Access:
- Khái ni m truy v n, các lo i truy v n.
- Cách t o và s d ng các lo i truy v n
¬ Form nh p li u trong Access:
- Khái ni m form nh p li u, ý ngh a, t m quan tr ng.
- Hai cách t o form.
- T o form s d ng Wizard và Design View
¬ Báo cáo th ng kê trong Access:
- Khái ni m report, ý ngh a s d ng.
- Hai cách t o report.
- T o report s d ng Wizard và Design View
¬ L p trình ng d ng VBA và DAO:
- Các ki u d li u, bi n, các c u trúc l nh, ch ng trình con, hàm và th t c
- Các đ i t ng CSDL trong DAO, k t n i, c p nh t và truy xu t d li u v i DAO.
¬ Các bài t p th c hành:
- Nghiên c u, th c hi n các bài th c hành v qu n lý nhân s và qu n lý bán hàng. 166
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
BÀI T P TR C NGHI M
Câu 1: Trong m t b ng d li u, thu c tính c a d li u đ c bi u th b i: Hàng c a b ng C t c a b ng Ô c a b ng Toàn b b ng Câu 2: Trong m t b ng d li u, 1 đ i t ng d li u c th đ c bi u th b i: Hàng c a b ng C t c a b ng Ô c a b ng Toàn b b ng Câu 3: Khóa chính c a b ng là:
M t thu c tính có th đ c xác đinh t các thu c tính khác M t thu c tính b t k
M t thu c tính có th xác đinh đ c t t c các thu c tính khác Thu c tính đ u tiên Câu 4: V b n ch t, khóa chính là: 1 Hàng c a b ng 1 C t c a b ng 1 Ô c a b ng Toàn b b ng
Câu 5: Trong b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh), đâu là khóa chính: S CMND
H tên Ngày sinh Không có khóa
Câu 6: Trong liên k t 1-1:
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 vài b n ghi bên kia
167 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 c t bên kia
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 ô bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 b n ghi bên kia
Câu 7: Trong liên k t 1-n:
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 vài b n ghi bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 c t bên kia
1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 ô bên kia 1 b n ghi bên này t ng ng v i 1 b n ghi bên kia
Câu 8: Liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh) và b ng
Luong(S CMND, Luong) là liên k t: 1-1
1-n n-n
Không có liên k t
Câu 9: Liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh, MaPhong) và
b ng Phong(MaPhong, TenPhong) là liên k t: 1-1
1-n n-n
Không có liên k t
Câu 10: Trong liên k t gi a b ng d li u CanBo(S CMND, H tên, Ngày sinh, MaPhong)
và b ng Phong(MaPhong, TenPhong), tr ng MaPhong trong b ng CanBo là:
Khóa chính Khóa ngo i Khóa ph Khóa n i Câu 11: Khi t o b ng d li u, ch y u ph i t o: Các c t và ki u d li u cho t ng c t Các hàng và ki u d li u cho t ng hàng T o các ô d li u T o tên b ng
Câu 12: SELECT Query dùng đ : L y ra t t c các hàng d li u
L y ra các hàng d li u th a mãn đi u ki n nào đó, theo cách nào đó 168
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
Chèn d li u vào b ng
Câu 13: Total Query là:
1 truy v n gi ng nh Select 1 truy v n t ng quát
1 truy v n gi ng nh Select có thêm dòng c ng t ng 1 truy v n xóa toàn b
Câu 14: Make Table Query là:
1 truy v n gi ng nh Select
1 truy v n t o b ng m i thay cho l nh t o b ng 1 truy v n copy và sao chép 1 b ng sang 1 b ng m i
1 truy v n gi ng nh Select, nh ng k t qu đ c đ a vào 1 b ng m i
Câu 15: Delete Query dùng đ : Xóa t t c d li u trong b ng Xóa các d li u tr ng trong b ng
Xóa các d li u th a mãn đi u ki n nào đó Xóa m t s c t trong b ng
Câu 16: Update Query là:
M t d ng truy v n m i nh t đ c Microsoft cung c p Là lo i truy v n đ c c p nh t th ng xuyên Là 1 truy v n ch nh s a d li u c a t t c các hàng trong b ng Là 1 truy v n ch nh s a d li u c a 1 s hàng trong b ng Câu 17: Form nh p li u dùng đ : Hi n th d li u d i d ng danh sách L y d li u t c s d li u Cho phép ng i dùng c p nh t d li u vào b ng L y d li u t c s d li u th a mãn đi u ki n nào đó
Câu 18: S d ng Form Wizard cho phép:
T o các form chuyên nghi p
Nhanh chóng và d dàng t o các form, nh ng có 1 s h n ch
H ng d n cách t o form
Ch y các form đã t o
Câu 19: S d ng Form Design View cho phép:
T o các form chuyên nghi p
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
Nhanh chóng và d dàng t o các form, nh ng có 1 s h n ch
H ng d n cách t o form
Ch y các form đã t o
Câu 20: Các ô textbox trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 21: Các nhãn (label) trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 22: Các combobox trên form dùng đ :
Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 23: Các nút l nh (button) trên form dùng đ : Cho phép ng i dùng gõ các d li u s đ a vào b ng Cho phép ng i dùng l a ch n các d li u s đ a vào b ng Dùng đ hi n th thông tin ghi chú
Dùng đ th c hi n các hành đ ng nào đó
Câu 24: Báo cáo (report) dùng đ : C p nh t d li u vào b ng
Hi n th thông tin d i d ng danh sách li t kê Hi n th t ng hàng d li u
Hi n th t ng c t d li u
Câu 25: Báo cáo (report) dùng đ : C p nh t d li u vào b ng
Hi n th thông tin d i d ng danh sách li t kê Hi n th t ng hàng d li u
Hi n th t ng c t d li u 170
Tài li u tham kh o
TÀI LI U THAM KH O
1. Advanced Excel Training Manual, Cheltenham Computer Training, 2001 2. Access 2000 Bible, Cary N. Prague và Michael R. Irwin, Hungry Minds, 2001
3. Microsoft Access 2000 with VBA - Advanced; Al Napier, Phil Judd, H.Albert Napier,
Philip J. Judd; Pulished by Kris Oxford, 2000.
4. Giáo trình Access 2000, Nguy n S n H i, Trung tâm Tin h c, B GD và T, 2005
M c l c M C L C PH N 1 S D NG EXCEL TRONG QU N LÝ GI I THI U...5 M c tiêu ...5 Cách trình bày...5 Ph ng pháp h c...6
Yêu c u ki n th c tr c khi h c ph n này...6
CH NG 1 S D NG CÁC CH C N NG NÂNG CAO 1.1 T O VÀ S D NG CÁC T P M U (TEMPLATE)...7 1.1.1 T o 1 t p m u...7 1.1.2 S d ng t p m u...9 1.2 MACRO...10 1.2.1 Khái ni m macro...10 1.2.2 T o macro...11 1.2.3 S d ng macro...12 1.3 CÁC CH C N NG B O M T VÀ KI M SOÁT ...14
1.3.1 S d ng chú thích cho d li u trong Excel...14
1.3.2 Th m đnh d li u nh p...15
1.3.3 B o m t trong Excel...18
CH NG 2 S D NG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ TH NG KÊ THÔNG D NG...23
2.1.1 S d ng hàm IF...23 2.1.2 Hàm IF l ng nhau....24 2.1.3 Hàm COUNTIF...26 2.1.4 Hàm MAX...27 2.1.5 Hàm MIN...29 2.1.6 Hàm AVARAGE...29
2.2 CÁC HÀM TÌM KI M VÀ THAM CHI U D LI U THÔNG D NG...29
2.2.1 Hàm VLOOKUP...29
M c l c 2.2.2 Hàm HLOOKUP....33 2.3 CÁC HÀM LÀM VI C V I XÂU KÝ T ...34 2.3.1 Hàm LEFT...34 2.3.2 Hàm RIGHT...34 2.3.3 Hàm MID...34 2.3.4 Hàm LEN...35 2.3.5 Hàm LOWER...35 2.3.6 Hàm UPPER...35