Công vi c ti p theo là t o các báo cáo. V i bài t p này, chúng ta c n xây d ng các báo cáo v tình hình nhân s hi n t i c a công ty. Báo cáo s đ c l p theo phòng ban ho c theo toàn b công ty.
Tr c h t, xây d ng m t báo cáo t ng h p v tình hình nhân s c a toàn b công ty nh sau:
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
xây d ng đ c báo cáo v tình hình nhân s c a toàn b công ty, chúng ta áp d ng các ki n th c đã trình bày ph n “T o báo cáo v i công c report design view” trên. Chúng ta s không nh c l i ph n này mà ch tìm hi u v cách t o các báo cáo v nhân s theo phòng ban. Gi s ta có 1 form nh sau:
Khi ng i dùng mu n l p danh sách nhân s c a m t phòng nào đó, ng i ta s ch n phòng t combo box và b m nút l nh “Xem danh sách”. Khi đó m t báo cáo v tình hình nhân s c a phòng đó s đ c hi n th . t o đ c báo cáo nh v y, th c hi n các b c sau:
- u tiên, t o m t form cho phép ng i dùng l a ch n nh trên. Trên form có 2 đ i
t ng là m t combo box và m t nút l nh. Combo box l y d li u t b ng Phong (đã trình bày trên) và ta đ t tên cho combo box là cbPhongban (có th đ t l i tên cho combobox b ng cách ch n properties và ch n tab All, ch n hàng Name đ đ t l i tên cho combo box). i t ng th 2 là m t nút l nh. Nút l nh này th c hi n vi c hi n th m t báo cáo. Tuy nhiên do chúng ta ch a t o báo cáo nên ta s quay tr l i v i form này đ t o nút l nh sau. n đây ta ghi l i form v i tên là BaoCaoNhanVienTheoPhong.
- Ti p theo, t o m t câu truy v n đ l y thông tin t b ng Nhân viên ra. Tr l i v i ki n th c đã trình bày trên v truy v n, ta kh i đ ng t o truy v n và chuy n sang ch đ SQL View r i gõ vào đo n mã sau:
SELECT NhanVien.MaNhanVien, NhanVien.TenNhanVien, Phong.TenPhong, NhanVien.GioiTinh, NhanVien.NgaySinh
FROM Phong INNER JOIN NhanVien ON Phong.MaPhong=NhanVien.MaPhong WHERE (((Phong.MaPhong)=Forms!BaoCaoNhanVienTheoPhong!cbPhongBan)); Ý ngh a c a đo n mã SQL cho truy v n này nh sau: L y ra Mã nhân viên, tên nhân viên, tên phòng, gi i tính và ngày sinh c a các nhân viên t 2 b ng Phòng và Nhân viên theo đi u ki n là Mã phòng c a nhân viên b ng đúng v i giá tr đ c ch n trong h p ch n cbPhongBan c a form
BaoCaoNhanVienTheoPhong đã đ c t o b c 1. Ghi l i truy v n này v i tên:
TruyVanNhanVienTheoPhong
- Ti p theo, t o m t báo cáo. Báo cáo này có ngu n d li u (Record Source) là truy v n có tên TruyVanNhanVienTheoPhong v a đ c t o ra. Ghi l i báo cáo này v i tên
DanhSachNhanVienTheoPhong.
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
- Ti p theo, tr l i v i Form v a đ c t o ra B c 1. Ti n hành thêm vào 1 nút l nh. Ch n Categories cho nó là Report Operations, Actions là Preview Report và Report Name là tên báo cáo v a đu c t o ra: DanhSachNhanVienTheoPhong. Nh v y ta đã hoàn thành vi c t o m t form cho phép ng i dùng l a ch n phòng ban đ xem danh sách nhân viên c a phòng ban đó.
n đây chúng ta đã có đ c các form và báo cáo theo yêu c u c a bài toán. V n đ đ t ra bây gi là b trí các form và báo cáo này nh th nào đ t o thành m t ch ng trình qu n lý nhân s theo đúng ngh a c a nó. làm đ c đi u này, t o m t form ch ng trình chính (main form). Form này s đ c g i m i khi ta m ch ng trình, và t đây, ng i dùng có th l a ch n t ng công vi c mà h mu n. Ti n hành t o m t main form nh sau:
đây, đ đ n gi n chúng ta t o ra m t form, đ t tên cho nó là Main và t o 5 nút l nh đ g i 5 nghi p v c a ch ng trình. Trong đó các nút l nh “Thêm nhân viên”, “Xóa nhân viên”, “C p nh t nhân viên” và “Báo cáo nhân s theo phòng” là các nút l nh có cùng Categories là Form Operations và Actions là Open Form (V i m i nút l nh c th ta m các form t ng ng). Riêng nút l nh “Báo cáo nhân s ” ta s d ng Categories là Report Operations và Action là Preview report. Sau khi đã có form main, ta thi t l p thu c tính start up cho form này. i u này có ngh a form main s đ c m m i khi ta m c s d li u qu n lý nhân s này. làm đ c đi u này, t menu h th ng, ch n Tools > Startup:
Ph n 2: S d ng Access trong qu n lý
L a ch n tiêu đ cho ng d ng là “Qu n lý nhân s ” và Display Form/Page là Main, ta s có m t ch ng trình qu n lý nhân s đ n gi n theo yêu c u đ t ra.