2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng
Cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng tờn quốc tế là “An Phu Dong tranding and transport company limited”, đƣợc thành lập vào ngày 3 thỏng 12 năm 2004 theo giấy phộp đăng ký kinh doanh số 0202002327 do Sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hải phũng cấp. Cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng đƣợc hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và cỏc quy định khỏc của Nhà nƣớc Cộng Hũa Xó Hội Chủ Nghĩa Việt Nam.
Trụ sở chớnh : Lụ 19-32/37 Ngụ Quyền – Đụng Hải – Hải An – Hải Phũng
Điện thoại : (031) 3. 741.898 Fax: (031) 3. 741.897
Ngƣời đại diện: Đỗ Thu Huế Mó số thuế: 0200607576 Vốn điều lệ: 1.500.000.000
Cụng ty cú tƣ cỏch phỏp nhõn và chịu trỏch nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh. Cụng ty sử dụng con dấu riờng và mở tài khoản riờng tại ngõn hàng Thƣơng Mại Cổ Phần Cụng Thƣơng Việt Nam – chi nhỏnh Hải Phũng, số tài khoản: 102010000202174. Cụng ty tự chịu trỏch nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh bảo toàn và phỏt triển vốn theo quy định của Nhà nƣớc. Cụng ty thực hiện chức năng kinh doanh theo điều lệ phỏp luật Việt Nam và thụng lệ quốc tế hiện hành.
Sau hơn 8 năm tăng trƣởng và phỏt triển, hiện nay cụng ty đó khẳng định đƣợc vị thế của mỡnh trờn thị trƣờng và khụng ngừng mở rộng quy mụ hoạt động và lĩnh vực hoạt động. Cụng ty đó sử dụng và khai thỏc nguồn lực về vốn, lao động, tài sản hiện cú hiệu quả. Đồng thời cụng ty cũng mở rộng quan hệ với cỏc đơn vị bạn, cỏc tổ chức kinh tế trong nƣớc và đó tạo đƣợc lũng tin với khỏch hàng. Bờn cạnh đú cụng ty khụng ngừng hoàn thiện nõng cao chất
lƣợng, số lƣợng đội ngũ cụng nhõn viờn, phƣơng tiện, trang bị kỹ thuật phục vụ sản xuất và kết quả đạt đƣợc là lợi nhuận khụng ngừng tăng lờn hàng năm, điều đú đó đảm bảo đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty và giỳp cụng ty phục vụ tỏi sản xuất. Qua đú cho thấy sự phỏt triển mạnh mẽ, vƣợt bậc của cụng ty trong suốt thời gian qua và nhất là trong thời gian khủng hoảng gần đõy. Điều đú giỳp cụng ty luụn khẳng định đƣợc vị thế của mỡnh và đứng vững trong nền kinh tế thị trƣờng đầy biến động này.
Lĩnh vực hoạt động theo giấy phộp kinh doanh: chủ yếu là vận tải, ngoài ra cũn kinh doanh vật tƣ, nguyờn liệu ngành cụng nghiệp, hàng thực phẩm, hàng cụng nghệ phẩm.
2.1.2. Tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng
Hiện nay với quy mụ hoạt động đƣợc mở rộng với tổng số cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty là 30 ngƣời thỡ việc tổ chức một bộ mỏy quản lý với những chức năng, nhiệm vụ là điều kiện cần thiết, cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của doanh nghiệp đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng
Qua sơ đồ ta thấy chức năng của cỏc phũng ban nhƣ sau:
- Giỏm đốc: là ngƣời đại diện phỏp lý trƣớc phỏp luật đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn cụng ty, tổ chức lónh đạo chung toàn cụng ty.
- Phú giỏm đốc: Phụ trỏch điều hành cỏc hoạt động của cụng ty. Chức năng nhiệm vụ của Phú giỏm đốc là tham mƣu, giỳp việc cho Giỏm đốc cụng ty. Giỏm đốc Phú giỏm đốc Phũng kinh doanh Phũng kế toỏn Phũng tổ chức hành chớnh
- Cỏc phũng ban chức năng:
+ Phũng Kế toỏn Tài Chớnh: theo dừi tỡnh hỡnh tài chớnh của đơn vị, tỡnh hỡnh nguồn vốn, luõn chuyển vốn, theo dừi cụng nợ, xỏc định kết quả kinh doanh... để cung cấp chớnh xỏc quỏ trỡnh hoạt động của cụng ty.
+ Phũng khai thỏc kinh doanh: Chịu trỏch nhiệm khai thỏc thị trƣờng tiờu thụ cỏc mặt hàng mà doanh nghiệp kinh doanh và tỡm kiếm cỏc khỏch hàng cú nhu cầu về vận tải, cỏc dịch vụ vận tải.
+ Phũng tổ chức hành chớnh: tham mƣu cho giỏm đốc cụng ty trong việc thực hiện luật lao động, quản lý cụng nhõn viờn, theo dừi lƣu trữ hồ sơ tài liệu ngƣời lao động, lập kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, bố trớ nhõn sự trong cụng ty.
2.1.3. Đặc điểm mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn và hỡnh thức tổ chức hệ thống sổ kế toỏn tại cụng ty: thống sổ kế toỏn tại cụng ty:
2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng
Với đặc điểm của mụ hỡnh DN cú quy mụ vừa và nhỏ, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh tƣơng đối tập trung trờn một địa bàn nhất định, cú khả năng đảm bảo luõn chuyển chứng từ ở cỏc bộ phận đƣợc nhanh chúng kịp thời nờn cụng ty đó ỏp dụng mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn tập trung.
Theo mụ hỡnh này toàn cụng ty tổ chức một phũng kế toỏn làm nhiệm vụ tổng hợp và hạch toỏn chi tiết, lập bỏo cỏo kế toỏn phõn tớch hoạt động kinh tế, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn toàn cụng ty.
Sơ đồ 2.2. Mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty TNHH thương mại và
vận tải An Phỳ Đụng Kế toỏn trƣởng Kế toỏn cụng nợ Kế toỏn tổng hợp Thủ quỹ
Chức năng nhiệm vụ của từng người:
+ Kế toỏn trƣởng: thực hiện cỏc quy định của phỏp luật về kế toỏn tài chớnh trong cụng ty. Tổ chức điều hành bộ mỏy kế toỏn theo quy định của luật kế toỏn. Kiểm tra giỏm sỏt cỏc khoản thu, chi tài chớnh, cỏc nghĩa vụ thu nộp ngõn sỏch, thanh toỏn nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn vốn hỡnh thành tài sản, phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về tài chớnh kế toỏn. Bờn cạnh đú kế toỏn trƣởng cũn theo dừi cỏc phần hành sau: theo dừi ngõn sỏch, nhà cung cấp, cỏc khoản thu, theo dừi tài sản cố định, kế toỏn tổng hợp, tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh của đơn vị, hạch toỏn kết quả sản xuất kinh doanh, lập bỏo cỏo tài chớnh, lập tờ khai thuế, tổ chức sử dụng và huy động vốn cú hiệu quả nhất.
+ Thủ quỹ: quản lý cỏc khoản tiền mặt của cụng ty, chịu trỏch nhiệm quản lý, xuất, nhập quỹ tiền mặt và lập bỏo cỏo quỹ tiền mặt theo quy định. + Kế toỏn cụng nợ: chuyờn theo dừi cỏc chứng từ liờn quan đến cỏc khoản phải thu, phải trả.
+ Kế toỏn tổng hợp: cú trỏch nhiệm phụ trỏch bao quỏt tất cả cỏc số liệu về tiền lƣơng, TSCĐ, giỏ thành, tiền mặt và cỏc khoản cụng nợ để cú thể cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc bất cứ lỳc nào cho kế toỏn trƣởng hay giỏm đốc hoặc phú giỏm đốc khi họ yờu cầu.
2.1.3.2. Hỡnh thức ghi sổ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty:
Cụng ty ỏp dụng phƣơng phỏp kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong kỳ kế toỏn.
Sổ sỏch sử dụng:
Hệ thống sổ kế toỏn sử dụng để ghi chộp và tổng hợp số liệu, cỏc chứng từ kế toỏn theo một trỡnh tự và phƣơng phỏp ghi chộp nhất định. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toỏn và cỏc chế độ của nhà nƣớc, căn cứ vào quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của cụng ty. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn “Nhật ký chung”, hỡnh thức này bao gồm cỏc sổ kế toỏn sau:
- Sổ nhật ký chung. - Sổ cỏi.
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết…
- Bảng tổng hợp chi tiết cỏc tài khoản…
Chu trỡnh kế toỏn đƣợc tổ chức chặt chẽ theo bốn bƣớc sau:
thực, đỳng chế độ kế toỏn.
- Hoàn chỉnh chứng từ: Ghi chộp nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhƣ: tiền, số thực xuất....tổng hợp số liệu,lập và định khoản kế toỏn.
- Luõn chuyển chứng từ: Tựy theo tớnh chất nội dung của từng loại chứng từ kế toỏn luõn chuyển vào cỏc bộ phận đƣợc quy định để làm sổ kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết kịp thời,chớnh xỏc.
- Lƣu trữ chứng từ: Bộ phận kế toỏn cú trỏch nhiệm tổ chức bảo quản, lƣu trữ đầy đủ cú hệ thống và khoa học theo đỳng quy định.
Đặc điểm chủ yếu của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phản ỏnh ở chứng từ gốc đều đƣợc ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ NKC sau đú từ NKC vào sổ cỏi tài khoản, từ sổ cỏi cỏc tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ luõn chuyển chứng từ tại Cụng ty TNHH thương mại và vận
tải An Phỳ Đụng
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối thỏng,hoặc định kỳ Sổ quỹ Chứng từ kế toỏn Sổ nhật ký chung Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
2.1.3.3. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty:
- Để đỏp ứng nhu cầu quản lý, đồng thời căn cứ vào quy mụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn hỡnh thức đƣợc Cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng ỏp dụng là theo chế độ kế toỏn theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh.
- Niờn độ kế toỏn: Từ ngày 01 thỏng 01 đến ngày 31 thỏng 12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VND
- Phương phỏp khấu hao tài sản cố định: theo phƣơng phỏp khấu hao theo đƣờng thẳng.
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: ỏp dụng theo phƣơng phỏp khấu trừ
2.1.4. Những thuận lợi và khú khăn của cụng ty:
2.1.4.1. Thuận lợi:
Tuy là một doanh nghiệp mới đƣợc thành lập song nhờ cú những thuận lợi nhất định mà cụng ty đó sớm từng bƣớc đi vào hoạt động ổn định. Đú là:
- Trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của nhõn viờn, cụng nhõn trong cụng ty đƣợc nõng cao.
- Sự đoàn kết nhất trớ cao của ngƣời lao động dƣới sự lónh đạo đỳng đắn của ban lónh đạo cụng ty.
- Uy tớn của cụng ty trờn thị trƣờng ngày càng đƣợc củng cố và nõng cao, đƣợc khỏch hàng trong và ngoài ngành tớn nhiệm.
- Địa điểm của cụng ty: nằm trong khu kinh tế cảng Đỡnh Vũ, thuộc trục giao thụng trung chuyển của thành phố với cỏc tỉnh trong nƣớc.
- Cụng ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ An Phỳ Đụng thuộc loại hỡnh doanh nghiệp vừa và nhỏ nờn bộ mỏy tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, giỳp cho cụng tỏc quản lý dễ dàng thuận tiện.
2.1.4.2. Khú khăn:
- Do khủng hoảng của nền kinh tế toàn cầu ảnh hƣởng tới tỡnh hỡnh tài chớnh của nƣớc ta núi chung, và cũng ảnh hƣởng tới tỡnh hỡnh huy động nguồn vốn của cụng ty núi riờng.
- Sự cạnh tranh gay gắt trong cơ chế thị trƣờng, sự biến động tăng bất thƣờng của giỏ cả vật tƣ, nhiờn, nguyờn vật liệu, nhất là tỡnh hỡnh suy thoỏi kinh tế toàn cầu đó làm ảnh hƣởng khụng nhỏ đến hoạt động sản suất kinh doanh của Cụng ty.
doanh cựng lĩnh vực với cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng ngày càng nhiều. Nhiều khỏch hàng quen thuộc của cụng ty đó bị thu hỳt bởi đơn giỏ hấp dẫn của đối thủ, thị trƣờng của cụng ty bị thu hẹp.
Thành tớch của cụng ty
Kết quả kinh doanh của cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng trong năm 2011 và 2012
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiờu Năm 2011 Năm 2012 Chờnh lệch
+ %
Doanh thu thuần 10.135.176.240 11.026.157.000 890.980.760 8,79 Giỏ vốn hàng bỏn 8.681.887.281 8.990.256.000 308.368.719 3,55 Chi phớ QLKD 318.387.842 450.597.342 132.209.500 41,52 Lợi nhuận HĐTC 10.000.000 17.500.000 7.500.000 75,00 Thu nhập khỏc 0 21.500.000 21.500.000 100 Chi phớ khỏc 0 11.000.000 11.000.000 100 Chi phớ thuế TNDN hiện hành (25%) 286.225.279 403.325.915 117.100.636 40,91 Lợi nhuận sau thuế 858.675.838 1.209.977.743 351.301.905 40,91
(Nguồn từ phũng kế toỏn-cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng)
Nhỡn vào biểu kết quả kinh doanh của cụng ty, ta thấy cỏc chỉ tiờu nhỡn chung năm 2012 tăng lờn so với năm 2011. Nguyờn nhõn đạt đƣợc kết quả trờn là do sự lónh đạo sỏt sao của ban quản lý cụng ty cựng với sự lao động nhiệt tỡnh, sỏng tạo của toàn bộ CBCNV trong toàn cụng ty đó đƣa cụng ty ngày càng đi lờn khụng ngừng.
Kế toỏn cụng ty đó phản ỏnh và ghi chộp đầy đủ, kịp thời và chớnh xỏc cỏc khoản doanh thu, cỏc khoản giảm trừ doanh thu và chi phớ phỏt sinh của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Cung cấp thụng tin kế toỏn, phục vụ cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh.
2.2. Thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng quả kinh doanh tại cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng
2.2.1. Kế toỏn doanh thu tại cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng.
2.2.1.1. Cỏc phương thức tiờu thụ hàng húa tại cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng.
Cụng ty TNHH thƣơng mại và vận tải An Phỳ Đụng thực hiện cụng tỏc bỏn hàng theo phƣơng thức bỏn hàng trực tiếp. Khỏch hàng cú nhu cầu mua hàng, nhõn viờn kinh doanh sẽ làm giấy bỏo giỏ gửi cho khỏch hàng, nếu khỏch hàng chấp nhận giỏ, hai bờn đi đến ký kết hợp đồng kinh tế. Hiện tại, cụng ty tiờu thụ hàng húa theo đơn đặt hàng, bỏn lẻ và bỏn buụn. Việc ỏp dụng đa dạng cỏc hỡnh thức bỏn hàng giỳp cụng ty đỏp ứng đƣợc mọi nhu cầu của khỏch hàng, mở rộng đƣợc mạng lƣới tiờu thụ cho mỡnh.
2.2.1.2. Phương thức thanh toỏn tại cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng.
Để đẩy mạnh tiờu thụ sản phẩm, đồng thời cũng để phự hợp với khả năng thanh toỏn của mọi khỏch hàng, cụng ty đa dạng húa cỏc phƣơng thức thanh toỏn để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khỏch hàng. Cỏc phƣơng thức thanh toỏn chủ yếu mà cụng ty ỏp dụng là:
Hỡnh thức thanh toỏn ngay: khi cụng ty bỏn hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng cụng ty thu đƣợc tiền ngay, cú thể thu bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngõn hàng. Hỡnh thức này cụng ty ỏp dụng với khỏch hàng mua ớt, khụng thƣờng xuyờn hoặc khỏch hàng cú nhu cầu thanh toỏn ngay. Phƣơng thức thanh toỏn này giỳp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, trỏnh đƣợc tỡnh trạng chiếm dụng vốn.
Thanh toỏn chậm: khi cụng ty bỏn hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khỏch hàng, cụng ty chƣa thu đƣợc tiền ngay, phƣơng thức thanh toỏn này ỏp dụng cho khỏch hàng thƣờng xuyờn, lõu năm, cú uy tớn với doanh nghiệp.
2.2.1.3. Chứng từ, sổ sỏch và tài khoản sử dụng.
Chứng từ sử dụng - Húa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế - Phiếu thu
- Giấy bỏo cú của ngõn hàng - Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan
Tài khoản sử dụng
- TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ
- Cỏc tài khoản khỏc cú liờn quan: TK 133, TK 111, TK 112, TK 131… Hệ thống sổ sỏch sử dụng
- Sổ chi tiết TK131,..
- Bảng tổng hợp phải thu khỏch hàng - Sổ nhật ký chung
- Sổ cỏi tài khoản: TK131, TK511,…
2.2.1.4. Quy trỡnh hạch toỏn doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ tại cụng ty TNHH thương mại và vận tải An Phỳ Đụng.
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ bỏn hàng, cung cấp dịch vụ, kế toỏn tiến hành viết húa đơn cho khỏch hàng (húa đơn GTGT)