4. Kết cấu của luận văn
2.2 Trung tâm lữ hành Hội An
2.1.3. Chức năng, nhiêm vụ của Trung tâm
2.1.3.1. Chức năng của Trung tâm
- Kết hợp các sản phẩm riêng lẻ như lưu trú, ăn uống, vận chuyển và các dịch vụ khác thành một chương trình du lịch phục vụ khách nhằm thỏa mãn nhu cầu du lịch cho du khách.
- Ngoài việc thông tin cho khách hàng về những sản phẩm, chương trình du lịch cho khách, công ty còn cung cấp các hoạt động trung gian khác như bán vé máy bay, thủ tục Visa, đổi ngoại tệ, cho thuê xe…
2.1.3.2. Nhiệm vụ của Trung tâm
- Tổ chức, điều hành các hoạt động kinh doanh tại Trung tâm lữ hành, đảm bảo đạt hiệu quả và đúng pháp luật theo các ngành nghề đã được cấp phép: kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, vận chuyển du lịch bằng đường bộ, đường sông, dịch vụ bán vé máy bay.
- Phối hợp với phòng thị trường thực hiện công tác quảng cáo, tiếp thị, nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn khách nhằm tiêu thụ có hiệu quả sản phẩm du lịch của Trung tâm.
- Quản lý, khai thác các nguồn lực, tài sản, phương tiện, trang thiết bị một cách có hiệu quả.
- Quản lý, điều hành, huấn luyện nghiệp vụ cho đội ngũ lao động trong phạm vi quản lý.
- Nghiên cứu, đầu tư, nâng cao chất lượng sản phẩm. Phát triển mới các loại hình sản phẩm dịch vụ.
2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm lữ hành Hội An
Chú thích: GĐ TTLH Kế toán Tổ điều hành BP Trà Quế Tổ thị trường BP vận chuyển BP thị trường cơ sở BP vé máy bay BP hướng dẫn BP điều hành tour BP tour desk
Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:
Với sơ đồ trên, ta thấy cơ cấu của Trung tâm cũng được phân chia rất rõ ràng như bộ máy của công ty mẹ, mọi hoạt động cũng đều dựa trên mối quan hệ trực tuyến – chức năng. Vì các bộ phận của Trung tâm không nhiều lại được phân chia rất rõ ràng nên việc quản lý trở nên đơn giản hơn, và thông tin lưu truyền cũng nhanh chóng. Điều này làm cho Trung tâm trở nên linh hoạt hơn và xử lý các vấn đề cũng dễ dàng hơn. Đây có thể coi là một trong những ưu điểm của Trung tâm lữ hành Hội An
2.1.5. Các lĩnh vực hoạt động
a) Hoạt động kinh doanh lữ hành
Hoạt động chính của Trung tâm lữ hành Hội An là kinh doanh lữ hành cả khách quốc tế và khách nội địa, trong xu hướng phát triển kinh tế toàn cầu như hiện nay thì nhu cầu đi du lịch, nghỉ ngơi, giải trí, tìm hiểu văn hóa lịch sử…cũng trở nên phổ biến hơn do thu nhập của người dân ngày càng tăng.
b) Tổ chức hội thảo, hội nghị
c) Hướng dẫn du lịch cho khách tham quan d) Hoạt động kinh doanh vận chuyển
Với sự trang bị đầy đủ về các loại phương tiện vận chuyển, Trung tâm lữ hành Hội An không chỉ cung cấp phương tiện vận chuyển trong các tour du lịch của mình mà còn là đơn vị cho thuê phương tiện vận chuyển cho các nơi khác. Và đây cũng là một trong những hoạt động mang về nguồn lợi lớn cho công ty. Với sự đa dạng về chủng loại và chất lượng cao nên đã đáp ứng được nhu cầu của khách du lịch.
e) Đặt phòng khách sạn cho khách
f) Bán vé tàu, vé máy bay trong nước và quốc tế
Công ty là đối tác tin cậy của hãng hàng không Vietnam Airline và hãng Pacific Airline, được 2 hãng hàng không này chọn làm đại lý bán vé chính thức. Với thương hiệu và uy tín của công ty trên thị trường cũng như trong lĩnh vực kinh doanh lữ hành đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán vé cho khách tham gia chương trình du lịch. Chính nhờ việc kinh doanh có hiệu quả mà trong năm tới, Trung tâm sẽ mở rộng mang lưới đại lý cấp một tại thành phố Tam Kỳ.
Đặc biệt công ty còn có sự liên kết với các hãng hàng không khác trong khu vực để nâng cao yếu tố cạnh tranh thu hút khách của Công ty như PB air, Silkair, QAtar Airways. Ngoài ra, công ty còn có dự định đăng ký đại lý vé máy bay cho các hãng hàng không giá rẻ như Air Asia, Nok Air, Thai airways.
g) Các hoạt động kinh doanh khác
. Ngoài các hoạt động trên, trung tâm còn có các dịch vụ khác như đổi ngoại tệ, làm giấy tờ xuất nhập cảnh, visa, hộ chiếu, cung cấp các thông tin, thực hiện bảo hiểm du lịch, dịch vụ internet… những hoạt động này ngoài việc mang tính chất hỗ trợ còn mang lại doanh thu cho công ty, đáp ứng cao nhu cầu của du khách. Đây là 1 lợi thế trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh, tạo uy tín đối với khách hàng
2.1.6. Các nguồn lực của Trung tâm.
2.1.6.1. Lực lượng lao động
Nguồn nhân lực là một trong các yếu tố quan trọng trong việc quyết định tính sống còn của một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp với nguồn nhân lực có trình độ học vấn cao, được trang bị đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ thì sẽ mang lại hiệu quả hoạt động cao.
Bảng 2.1: SỐ LƯỢNG NHÂN VIÊN TẠI TTLH HỘI AN NĂM 2007 ĐVT: người Đại học Cao đẳng Trung cấp Tổng
BP gián tiếp 3 0 0 3
BP điều hành 5 0 0 5
BP tour desk 4 0 0 4
BP vé máy bay 3 0 0 3
BP lái xe, thuyền 0 10 10
BP hướng dẫn 1 0 0 1
Tổng 16 0 0 26
Nguồn: phòng sales Qua bảng trên ta thấy nhân viên ở các bộ phận chủ chốt đều có trình độ Đại học. Điều này tạo ra một lợi thế rất lớn cho Trung tâm trong hoạt động kinh doanh, vì với trình độ như thế, ngoài khả năng xử lý tốt công việc và linh hoạt trong nhiều trường hợp, nhân viên cũng sẽ phát huy tốt năng lực bản thân trong những tình huống khó khăn, giúp cho
Trung tâm ngày càng phát triển. Thực tế, trong những năm trước, Trung tâm vẫn có tuyển dụng nhân viên trình độ Cao đẳng vì lúc bấy giờ, Hội An đang tăng mạnh về nhu cầu du lịch dẫn đến nhu cầu về lực lượng lao động tăng mà trên thị trường nguồn cung lại không đáp ứng đủ. Sau này, khi đã đi vào ổn định, Trung tâm đã chủ trương chỉ tuyển dụng nhân viên có bằng Đại học mà thôi.
Trong tất cả các bộ phận thì bộ phận hướng dẫn viên là ít nhất (1 người). Sở dĩ như vậy vì trong xu hướng hiện nay, rất ít hướng dẫn viên chấp nhận làm việc cho một công ty duy nhất mà họ muốn được tự do tìm kiếm công việc cho mình. Theo đó, các công ty lữ hành cũng chỉ giữ lại cho mình 1 hoặc 2 hướng dẫn có thâm niên, trình độ cao, còn lại là hợp tác với các hướng dẫn viên tự do. Mặc dù sẽ gặp khó khăn trong công tác quản lý những người này nhưng ta lại có thể chủ động trong việc tìm kiếm nhân lực, linh hoạt hơn vào mùa cao điểm hay thấp điểm.
2.1.6.2. Đội xe
Tại Trung tâm lữ hành Hội An thì vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển chiếm tỷ trọng lớn nhất vì đây là nguồn lực mang lại doanh thu cao nhất của toàn Trung tâm. Hiện nay Trung tâm đang quản lý 2 xe 45 chỗ, 1 xe 30 chỗ, 3 xe 16 chỗ, 1 xe 7 chỗ, 2 xe 4 chỗ và 3 thuyền du lịch, gồm 1 thuyền lớn (18 chỗ ngồi), 2 thuyền nhỏ (10 chỗ ngồi) cùng những phương tiện khác. Tổng đầu tư cho đội xe và thuyền này khoảng gần 9 tỷ đồng. Với sự đầu tư lớn về phương tiện vận chuyển như trên, Trung tâm lại thường xuyên đầu tư, sữa chữa, bảo trì và thanh lý những xe không thể sử dụng được, nhờ thế, chất lượng của đội xe luôn luôn cao và đảm bảo an toàn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Bộ phận lái xe và lái thuyền của Trung tâm gồm 10 người, tuy chỉ có trình độ sơ cấp nhưng họ đều được trang bị đầy đủ các kỹ năng và chuyên môn nghiệp vụ. Hơn nữa, mặc dù luôn bận rộn và thường xuyên xa nhà nhưng đội ngũ này luôn tự rèn luyện ngoại ngữ, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, bảo quản xe tốt, duy trì thái độ phục vụ tốt với khách hàng, cơ bản đảm bảo các tiêu chuẩn đã đề ra. Điều này cho thấy tinh thần tự giác rất cao của họ và thể hiện cung cách làm việc chuyên nghiệp.
2.1.6.3. Trang thiết bị khác
Ngoài những phương tiện vận chuyển được nêu trên thì Trung tâm còn trang bị cho mình những thiết bị khác; bao gồm mạng lưới internet, hệ thống máy vi tính, điện thoại
liên lạc giữa các phòng ban, máy in, máy fax, máy photocopy… Những trang máy móc thiết bị này tuy chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ, khoảng 1,5 tỷ đồng nhưng mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động của Trung tâm, làm cho công việc được thuận tiện hơn, ngoài ra nó còn mang lại một phần doanh thu cho Trung tâm từ việc kinh doanh internet. Chính vì vậy, Trung tâm luôn có kế hoạch sửa chữa hoặc thay mới để phục vụ việc kinh doanh tốt hơn.