Với tổng diện tớch khoảng 5000m2 cho nơi làm việc, dõy chuyền sản xuất và cỏc phũng ban phõn xưởng, Cụng ty đó xõy dựng 3 phõn xưởng sản xuất chớnh và 1 phõn xưởng sản xuất phụ. Trong cỏc phõn xưởng sản xuất chớnh lại chia thành cỏc tổ sản xuất, mỗi tổ cú một
GI M ĐỐC Phú Giỏm đốc Phú Giỏm đốc Phũng nghiờn cứu triển khai Phũng KCS Phũng đảm bảo chất lượng Phõn xưởng tiờm Phõn xưởng viờn Phõn xưởng chế phẩm Phũng Tổ chức lao động Phũng Kế hoạch cung ứng Phũng Thị trường Phũng T i chớnh kế toỏn Phũng H nh chớnh Quản trị Phũng Đầu tư xõy dựng cơ bản Phũng Bảo vệ Phũng Y tế Nhúm Marketing
Vũ Thị Hay - KTC - K13
nhiệm vụ sản xuất riờng biệt. Cơ cấu tổ chức sản xuất của Cụng ty cổ phần Dược Thiờn Tõn được tổ chức tập trung và tương đối đơn giản theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA CễNG TY CỔ PHẦN DƯỢC THIấN TÂN
Theo sơ đồ trờn ta thấy:
Phõn xưởng thuốc tiờm gồm cỏc tổ sản xuất:
- Tổ pha chế: Pha NVL theo đỳng mức qui định tạo thành hỗn hợp thuốc.
- Tổ cắt ống: cú trỏch nhiệm rửa ống, vệ sinh ống, cắt ống thành từng ống nhỏ, sau đú đưa nguyờn vật liệu vào từng ống theo định lượng. BAN GI M ĐỐC Phõn xưởng chế phẩm Phõn xưởng thuốc tiờm Phõn xưởng cơ khớ Phõn xưởng thuốc viờn Tổ pha chế Tổ cắt ống Tổ soi, in Tổ đúng gúi Tổ Pha chế Tổ dập viờn Tổ dập viờn Tổ mỡ Tổ hoỏ dược
Vũ Thị Hay - KTC - K13
- Tổ soi, in: cú trỏch nhiệm kiểm tra hàm lượng, tớnh chất thuốc xem cú đảm bảo khụng, nếu đảm bảo sẽ tiến hành hàn miệng ống và in tờn thuốc.
- Tổ đúng gúi: Bao gúi sản phẩm thuốc theo yờu cầu của cỏc hóng, dỏn nhón đỳng chủng loại và trỡnh bày sản phẩm.
Phõn xưởng thuốc viờn gồm cỏc tổ:
- Tổ pha chế: Tiếp nhận NVL, tiến hành xay, rõy, pha chế đủ liều lượng tạo thành hỗn hợp cỏc loại thuốc.
- Tổ dập viờn, bao viờn: theo dừi, dập viờn, bao viờn đủ liều lượng và thời gian đũi hỏi chớnh xỏc tuyệt đối.
- Tổ gúi viờn: Cú trỏch nhiệm đúng gúi sản phẩm, kiểm tra bao bỡ, dỏn nhón sản phẩm cho phự hợp, bao gúi theo yờu cầu khoa học.
Phõn xưởng chế phẩm (hoỏ chất): sản phẩm chủ yếu là hoỏ chất, tinh dầu nhỏ mũi, giảm đau. Phõn xưởng này cú 2 tổ là tổ mỡ và tổ hoỏ dược.
Phõn xưởng cơ khớ: Khụng trực tiếp sản xuất, phõn xưởng này sửa chữa thường xuyờn hoặc định kỳ mỏy múc, thiết bị sản xuất, phục vụ điện, nước, hơi cho cỏc phõn xưởng sản xuất chớnh để đảm bảo cho người lao động và tớnh thường xuyờn của sản xuất.
V. TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CễNG TY
Phũng Kế toỏn tài vụ tham mưu cho giỏm đốc về lĩnh vực quản lý tài chớnh, chịu trỏch nhiệm lập kế hoạch thu chi tài chớnh, kế hoạch vay vốn ngõn hàng đảm bảo cõn đối tài chớnh phục vụ cho cụng tỏc sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra việc sử dụng bảo quản tài sản vật tư, tiền vốn đồng thời phỏt hiện và ngăn chặn kịp thời cỏc hành động tham ụ lóng phớ phạm vi chớnh sỏch kinh tế tài chớnh của Nhà nước.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phõn tớch hoạt động kinh tế nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch và cụng tỏc thống kờ.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức nửa tập trung nửa phõn tỏn nhằm thớch ứng với hoạt động kinh doanh của Cụng ty đồng thời tận dụng tốt năng lực của đội ngũ kế toỏn đảm bảo thụng tin nhanh gọn chớnh xỏc và kịp thời.
Tại Cụng ty cổ phần Dược Thiờn Tõn, bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo hỡnh thức tập trung. Riờng chi nhỏnh tại Hải Phũng và cỏc cửa hàng thỡ bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo hỡnh thức phõn tỏn tức là chi nhỏnh và cửa hàng được phộp hạch toỏn độc lập, cuối thỏng gửi bỏo cỏo kết quả kinh doanh về Cụng ty để Cụng ty hạch toỏn lói lỗ toàn Cụng ty. Tại phũng kế toỏn, cỏc cỏn bộ kế toỏn tiến hành tập hợp số liệu đồng thời để hạch toỏn rồi từ đú lập cỏc biểu chung cho Cụng ty.
a) Tổ chức bộ mỏy kế toỏn GI M ĐỐC Kế toỏn trưởng Kế toỏn TGNH v tiền vay Kế toỏn tập trung Thủ quỹ Kế toỏn kho h ng Kế toỏn cụng nợ người bỏn Kế toỏn cụng nợ người mua Kế toỏn cửa h ng v chi nhỏnh Kế toỏn TSCĐ
Vũ Thị Hay - KTC - K13
b) Nhiệm vụ chức năng của từng kế toỏn
- Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ tham mưu cho giỏm đốc, tổ chức lónh đạo chung cho từng phũng, bố trớ cụng việc cho từng kế toỏn viờn là người chịu trỏch nhiệm thực thi hướng dẫn thi hành chớnh sỏch chế độ tài chớnh cũng như việc chịu trỏch nhiệm và quan hệ tài chớnh với cỏc đơn vị ngõn hàng việc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Kế toỏn tập trung (phú phũng): Lập bảng tổng kết tài sản, bỏo cỏo quyết toỏn.
- Kế toỏn chi tiờu: Viết phiếu thu chi căn cứ vào chứng từ gốc đó duyệt, ghi số nhật ký, lờn bỏo cỏo quý, sau đú lờn nhật ký chứng từ số 1.
- Kế toỏn tiền gửi ngõn hàng, tiền vay: Căn cứ vào số phụ của ngõn hàng hàng ngày ghi nợ, bỏo cú cho cỏc tài khoản cú liờn quan, theo dừi số dư để phỏt hành sộc, uỷ nhiệm chi và trả khế ước đỳng hạn. Cuối thỏng lờn nhật ký chứng từ số 2,3,4.
- Kế toỏn thanh toỏn với người mua (TK131): Theo dừi tiền hàng Cụng ty dược cỏc tỉnh, tỡnh hỡnh tớnh toỏn với cỏc đơn vị đú (cụng nợ) cuối thỏng vào sổ chi tiết cho từng đơn vị, cuối thỏng lờn nhật ký chứng từ số 5.
- Kế toỏn kho hàng: Theo dừi hàng nhập, xuất tồn trong kho, hàng thỏng vào sổ chi tiết tồn kho lờn bảng kờ số 8.
- Kế toỏn TSCĐ kiờm thống kờ theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm tài sản cố định, chi tiết tài sản cố định, lờn nhật ký chứng từ số 9, lập bảng phan bổ số 3.
- Kế toỏn theo dừi cửa hàng, chi nhỏnh: Theo dừi tỡnh hỡnh hàng hoỏ, tài chớnh cụngnợ của cửa hàng chi nhỏnh. Cuối mỗi thỏng lờn bỏo
Vũ Thị Hay - KTC - K13
cỏo kết quả kinh doanh của cửa hàng rồi chuyển cho kế toỏn trưởng và giỏm đốc.
- Thủ quỹ: Cú nhiệm vụ thu chi tiền mặt hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi, đồng thời chịu trỏch nhiệm về quỹ của Cụng ty.
c) Hỡnh thức sổ kế toỏn
Hỡnh thức sổ sỏch mà Cụng ty ỏp dụng hiện nay là hỡnh thức nhật ký chứng từ. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức nhật ký chứng từ của Cụng ty theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ NHẬT Kí CHỨNG TỪ
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Quan hệ đối chiếu
Việc ghi chộp hàng ngày được tiến hành theo thủ tục qui định. Căn cứ vào chứng từ gốc (đó kiờm tra), kế toỏn ghi vào bảng kờ, bảng phõn bổ nhật
Sổ tổng hợp chi tiết Sổ kế toỏn chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phõn bổ Nhật ký - Chứng từ Sổ cỏi
Bỏo cỏo kế toỏn Bảng kờ
Vũ Thị Hay - KTC - K13
ký chứng từ liờn quan. Riờng cỏc chứng từ liờn quan đến sổ (thẻ) chi tiết thỡ trực tiếp ghi vào sổ (thẻ) chi tiết đú.
Cuối thỏng căn cứ vào bảng phõn bổ, lấy số liệu ghi vào bảng kờ và nhật ký cú liờn quan. Đồng thời cộng cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào nhật ký chứng từ sau đú vào Sổ Cỏi. Cuối kỳ lấy số liệu sổ Cỏi, nhật ký chứng từ bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cõn đối và bỏo cỏo kế toỏn khỏc.
B TèNH HèNH THỰC TẾ VỀ CễNG TÁC KẾ TOÁN TIấU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KẾT QUẢ TIấU THỤ
HÀNG HOÁ.
I. Hạch toỏn tiờu thụ hàng hoỏ ở Cụng ty.
1. Quản lý tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty.
- Đặc điểm tiờu thụ:
+ Về khối lượng sản phẩm xuất bỏn: Hạch toỏn chi tiết hàng hoỏ đảm bảo cho phũng kết quả tiờu thụ hàng hoỏ nắm chắc được tỡnh hỡnh hiện cũn của từng loại hàng hoỏ, làm cơ sở cho việc ký kết cỏc hợp đồng mua và bỏn hàng dễ dàng.
+ Về quy cỏch, phẩm chất hàng xuất bỏn: Trước khi nhập kho, hàng hoỏ được bộ phận KCS kiểm tra một cỏch nghiờn ngặt về chất lượng và quy cỏch, kiờn quyết khụng cho nhập kho những hàng hoỏ khụng đạt yờu cầu.
+ Về giỏ bỏn: Để thu hỳt được khỏch hàng, Cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức linh hoạt. Giỏ bỏn được xỏc định trờn 3 căn cứ: Giỏ thành sản xuất của thành phẩm nhập kho, giỏ cả thị trường và mối quan hệ giữa khỏch hàng với Cụng ty. Cụng ty thực hiện giảm giỏ với khỏch hàng mua thường xuyờn, mua với khối lượng lớn, với khỏch hàng ở tỉnh xa về hoặc với khỏch hàng mua thanh toỏn ngay. Phần giảm giỏ này Cụng ty cú thể thực hiện trờn hoỏ đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kết quả tiờu thụ hàng hoỏ, sau khi xem xột toàn bộ số khỏch hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giỏ cho những khỏch hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 1,5% trờn tổng số doanh số bỏn cả năm cho khỏch hàng đú. Qua giảm giỏ chiết khấu, hồi khấu về thỏi độ phục vụ khỏch hàng của nhõn viờn mà uy tớn của Cụng ty với cỏc bạn hàng ngày càng được nõng cao.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
- Phương thức thanh toỏn:
Cụng ty thực hiện phương thức thanh toỏn rất đa dạng, phụ thuộc vào cỏc hợp đồng kinh tế đó được ký kết, khỏch hàng cú thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc cú thể thanh toỏn ngay, cú thể bằng tiền mặt, ngõn phiếu, sộc chuyển khoản, sộc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng...
Việc thanh toỏn cú thể thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Cụng ty luụn tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng thanh toỏn, đồng thời đảm bảo khụng gõy thiệt hại kinh tế cho bản thõn doanh nghiệp mỡnh. Phương thức thanh toỏn trả chậm hiện nay đang được ỏp dụng phổ biến đối với hỡnh thức bỏn buụn. Do đú để quản lý chặt chẽ cỏc khoản phải thu, nếu thanh toỏn vượt quỏ thời hạn thanh toỏn ghi trờn hợp đồng thỡ Cụng ty tớnh lói suất 1,5%/thỏng trờn tổng giỏ trị chưa thanh toỏn. Vỡ vậy, trong cỏc năm gần đõy khụng cú hiện tượng khỏch hàng khụng đủ khả năng thanh toỏn hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toỏn trả chậm chỉ được thực hiện đối với khỏch hàng cú quan hệ lõu dài với Cụng ty, hoặc khỏch hàng cú tài sản thếp chấp được ngõn hàng bảo lónh.
2. Cỏc phương thức tiờu thụ Cụng ty đang ỏp dụng.
Cụng ty cổ phần dược phẩm Thiờn Tõn hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, do vậy cỏc nghiệp vụ nhập xuất hàng hoỏ được ghi hàng ngày khi cú phỏt sinh.
- Bỏn trực tiếp.
+ Bỏn buụn qua kho của Cụng ty.
Đó là hỡnh thức bỏn buụn thỡ tổng giỏ trị thanh toỏn thướng lớn, để trỏnh những sai sút cú thể xảy ra, Cụng ty thường yờu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đạt hàng phải ghi rừ những điều khoản sau: Tờn đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giỏ, quy cỏch phẩm chất của hàng hoỏ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toỏn, phương thức thanh toỏn, cỏc chế độ ưu đói (nếu cú). Nếu cú tranh chấp xảy ra thỡ được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? tào ỏn kinh tế nào?
Bỏn buụn qua kho của Cụng ty dưới hỡnh thức xuất bỏn trực tiếp cho cỏc cửa hàng thuốc, cỏc cụng ty dược ở cỏc tỉnh... Theo phương thức tiờu thụ
Vũ Thị Hay - KTC - K13
này khỏch hàng cú thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoỏ đơn hoặc ngoài hoỏ đơn tuỳ theo yờu cầu của khỏch hàng. Cụng ty thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ, do đú chứng từ mà kế toỏn sử dụng là hoỏ đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bỏn hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -1998 của Bộ tài chớnh. Hoỏ đơn này được lập thành 3 liờn. Liờn 1 lưu ở sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng để làm chứng từ nhận hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho lưu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khỏch hàng đó ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lờn phũng kế toỏn và bảng kờ để kế toỏn bỏn hàng hạch toỏn.
+ Bỏn lẻ tại cỏc cửa hàng của Cụng ty.
Cụng ty xuất hàng giao cho cỏc cửa hàng dưới hỡnh thức giao khoỏn, nhõn viờn bỏn hàng được hưởng lương của Cụng ty và nếu bỏn được nhiều hàng hơn so với mức khoỏn thỡ sẽ được hưởng. Hàng thỏng cỏc cửa hàng phải kiểm kờ và nộp bỏo cỏo kiểm kờ, bỏo cỏo bỏn hàng và tiền hàng về phũng kế toỏn. Tại cỏc cửa hàng này cũng cú thể chiết khấu cho khỏch hàng trờn hoỏ đơn. Khi nhận được bỏo cỏo bỏn lẻ, kế toỏn bỏn hàng của Cụng ty sẽ lập Hoỏ đơn GTGT thành 3 liờn. Liờn 1 lưu tại sổ gốc, liờn 2 giao cho cửa hàng bỏn lẻ, liờn 3 kế toỏn bỏn hàng dựng để hạch toỏn. Như vậy chứng từ ban đầu mà kế toỏn bỏn hàng của cụng ty dựng để hạch toỏn là: Hoỏ đơn GTGT, bỏo cỏo bỏn hàng và giấy nộp tiền.
Khi Cụng ty giao hàng cho cỏc cửa hàng, Cụng ty sử dụng: Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
+ Xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài.
Những năm gần đõy, phõn xưởng Hoỏ dược của Cụng ty đó thành cụng trong việc chiết suất một số nguyờn liệu để sản xuất thuốc phũng và chữa bệnh sốt rột từ cõy Thanh hao hoa vàng. Loại hàng này bờn cạnh xuất bỏn trong nước cũn được xuất khẩu ra nước ngoài. Đõy là một thành cụng lớn của Cụng ty vỡ nú chứng tỏ được chất lượng sản phẩm của Cụng ty được quốc tế chấp nhận. Doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ lệ lớn trong doanh số bỏn hàng của Cụng ty.
Phương phỏp hạch toỏn, cơ bản giống phương thức bỏn buụn qua kho nhưng chỉ khỏc doanh thu xuất khẩu được phản ỏnh trờn tài khoản riờng và sản phẩm xuất khẩu này khụng phải nộp thuế GTGT.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
- Bỏn buụn dưới hỡnh thức gửi bỏn.
Hỡnh thức này Cụng ty thường ớt ỏp dụng, chỉ xảy ra khi Cụng ty muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trường tiờu thụ, với mục đớch quảng cỏo là chớnh, ở đõy chứng từ sử dụng là cỏc hoỏ đơn GTGT.
3. Phương phỏp tớnh giỏ vốn của Cụng ty.
- Giỏ vốn thực tế hàng nhập kho: Hàng nhập kho được xỏc định theo giỏ thành sản xuất thực tế được tớnh riờng cho từng loại sản phẩm hàng hoỏ, số liệu này do bộ phận kế toỏn tỡnh giỏ thành sản phẩm tớnh toỏn và cung cấp trờn "Bảng tớnh giỏ thành". Bảng này được lập riờng cho từng phõn xưởng.
- Giỏ vốn của hàng hoỏ được xỏc định là tiờu thụ:
Cụng ty cổ phần dược phẩm Thiờn Tõn sử dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng hoỏ xuất kho theo phương phỏp thực tế nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương phỏp này, hàng hoỏ nhập trước được xuất bỏn hết mới xuất bỏn đến hàng nhập sau. Do đú, giỏ hàng bỏn được tớnh hết theo giỏ nhập kho lần trước xong mới tớnh theo giỏ nhập lần sau. Phương phỏp này phự hợp với đặc điểm của hàng thuốc phũng và chữa bệnh là loại thuốc tõn dược cú quy định