1. Quản lý tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty.
- Đặc điểm tiờu thụ:
+ Về khối lượng sản phẩm xuất bỏn: Hạch toỏn chi tiết hàng hoỏ đảm bảo cho phũng kết quả tiờu thụ hàng hoỏ nắm chắc được tỡnh hỡnh hiện cũn của từng loại hàng hoỏ, làm cơ sở cho việc ký kết cỏc hợp đồng mua và bỏn hàng dễ dàng.
+ Về quy cỏch, phẩm chất hàng xuất bỏn: Trước khi nhập kho, hàng hoỏ được bộ phận KCS kiểm tra một cỏch nghiờn ngặt về chất lượng và quy cỏch, kiờn quyết khụng cho nhập kho những hàng hoỏ khụng đạt yờu cầu.
+ Về giỏ bỏn: Để thu hỳt được khỏch hàng, Cụng ty cú một chớnh sỏch giỏ cả hết sức linh hoạt. Giỏ bỏn được xỏc định trờn 3 căn cứ: Giỏ thành sản xuất của thành phẩm nhập kho, giỏ cả thị trường và mối quan hệ giữa khỏch hàng với Cụng ty. Cụng ty thực hiện giảm giỏ với khỏch hàng mua thường xuyờn, mua với khối lượng lớn, với khỏch hàng ở tỉnh xa về hoặc với khỏch hàng mua thanh toỏn ngay. Phần giảm giỏ này Cụng ty cú thể thực hiện trờn hoỏ đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kết quả tiờu thụ hàng hoỏ, sau khi xem xột toàn bộ số khỏch hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giỏ cho những khỏch hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 1,5% trờn tổng số doanh số bỏn cả năm cho khỏch hàng đú. Qua giảm giỏ chiết khấu, hồi khấu về thỏi độ phục vụ khỏch hàng của nhõn viờn mà uy tớn của Cụng ty với cỏc bạn hàng ngày càng được nõng cao.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
- Phương thức thanh toỏn:
Cụng ty thực hiện phương thức thanh toỏn rất đa dạng, phụ thuộc vào cỏc hợp đồng kinh tế đó được ký kết, khỏch hàng cú thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc cú thể thanh toỏn ngay, cú thể bằng tiền mặt, ngõn phiếu, sộc chuyển khoản, sộc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng...
Việc thanh toỏn cú thể thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Cụng ty luụn tạo điều kiện thuận lợi cho khỏch hàng thanh toỏn, đồng thời đảm bảo khụng gõy thiệt hại kinh tế cho bản thõn doanh nghiệp mỡnh. Phương thức thanh toỏn trả chậm hiện nay đang được ỏp dụng phổ biến đối với hỡnh thức bỏn buụn. Do đú để quản lý chặt chẽ cỏc khoản phải thu, nếu thanh toỏn vượt quỏ thời hạn thanh toỏn ghi trờn hợp đồng thỡ Cụng ty tớnh lói suất 1,5%/thỏng trờn tổng giỏ trị chưa thanh toỏn. Vỡ vậy, trong cỏc năm gần đõy khụng cú hiện tượng khỏch hàng khụng đủ khả năng thanh toỏn hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toỏn trả chậm chỉ được thực hiện đối với khỏch hàng cú quan hệ lõu dài với Cụng ty, hoặc khỏch hàng cú tài sản thếp chấp được ngõn hàng bảo lónh.
2. Cỏc phương thức tiờu thụ Cụng ty đang ỏp dụng.
Cụng ty cổ phần dược phẩm Thiờn Tõn hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, do vậy cỏc nghiệp vụ nhập xuất hàng hoỏ được ghi hàng ngày khi cú phỏt sinh.
- Bỏn trực tiếp.
+ Bỏn buụn qua kho của Cụng ty.
Đó là hỡnh thức bỏn buụn thỡ tổng giỏ trị thanh toỏn thướng lớn, để trỏnh những sai sút cú thể xảy ra, Cụng ty thường yờu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đạt hàng phải ghi rừ những điều khoản sau: Tờn đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giỏ, quy cỏch phẩm chất của hàng hoỏ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toỏn, phương thức thanh toỏn, cỏc chế độ ưu đói (nếu cú). Nếu cú tranh chấp xảy ra thỡ được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? tào ỏn kinh tế nào?
Bỏn buụn qua kho của Cụng ty dưới hỡnh thức xuất bỏn trực tiếp cho cỏc cửa hàng thuốc, cỏc cụng ty dược ở cỏc tỉnh... Theo phương thức tiờu thụ
Vũ Thị Hay - KTC - K13
này khỏch hàng cú thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoỏ đơn hoặc ngoài hoỏ đơn tuỳ theo yờu cầu của khỏch hàng. Cụng ty thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ, do đú chứng từ mà kế toỏn sử dụng là hoỏ đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bỏn hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -1998 của Bộ tài chớnh. Hoỏ đơn này được lập thành 3 liờn. Liờn 1 lưu ở sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng để làm chứng từ nhận hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho lưu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khỏch hàng đó ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lờn phũng kế toỏn và bảng kờ để kế toỏn bỏn hàng hạch toỏn.
+ Bỏn lẻ tại cỏc cửa hàng của Cụng ty.
Cụng ty xuất hàng giao cho cỏc cửa hàng dưới hỡnh thức giao khoỏn, nhõn viờn bỏn hàng được hưởng lương của Cụng ty và nếu bỏn được nhiều hàng hơn so với mức khoỏn thỡ sẽ được hưởng. Hàng thỏng cỏc cửa hàng phải kiểm kờ và nộp bỏo cỏo kiểm kờ, bỏo cỏo bỏn hàng và tiền hàng về phũng kế toỏn. Tại cỏc cửa hàng này cũng cú thể chiết khấu cho khỏch hàng trờn hoỏ đơn. Khi nhận được bỏo cỏo bỏn lẻ, kế toỏn bỏn hàng của Cụng ty sẽ lập Hoỏ đơn GTGT thành 3 liờn. Liờn 1 lưu tại sổ gốc, liờn 2 giao cho cửa hàng bỏn lẻ, liờn 3 kế toỏn bỏn hàng dựng để hạch toỏn. Như vậy chứng từ ban đầu mà kế toỏn bỏn hàng của cụng ty dựng để hạch toỏn là: Hoỏ đơn GTGT, bỏo cỏo bỏn hàng và giấy nộp tiền.
Khi Cụng ty giao hàng cho cỏc cửa hàng, Cụng ty sử dụng: Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
+ Xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài.
Những năm gần đõy, phõn xưởng Hoỏ dược của Cụng ty đó thành cụng trong việc chiết suất một số nguyờn liệu để sản xuất thuốc phũng và chữa bệnh sốt rột từ cõy Thanh hao hoa vàng. Loại hàng này bờn cạnh xuất bỏn trong nước cũn được xuất khẩu ra nước ngoài. Đõy là một thành cụng lớn của Cụng ty vỡ nú chứng tỏ được chất lượng sản phẩm của Cụng ty được quốc tế chấp nhận. Doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ lệ lớn trong doanh số bỏn hàng của Cụng ty.
Phương phỏp hạch toỏn, cơ bản giống phương thức bỏn buụn qua kho nhưng chỉ khỏc doanh thu xuất khẩu được phản ỏnh trờn tài khoản riờng và sản phẩm xuất khẩu này khụng phải nộp thuế GTGT.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
- Bỏn buụn dưới hỡnh thức gửi bỏn.
Hỡnh thức này Cụng ty thường ớt ỏp dụng, chỉ xảy ra khi Cụng ty muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trường tiờu thụ, với mục đớch quảng cỏo là chớnh, ở đõy chứng từ sử dụng là cỏc hoỏ đơn GTGT.
3. Phương phỏp tớnh giỏ vốn của Cụng ty.
- Giỏ vốn thực tế hàng nhập kho: Hàng nhập kho được xỏc định theo giỏ thành sản xuất thực tế được tớnh riờng cho từng loại sản phẩm hàng hoỏ, số liệu này do bộ phận kế toỏn tỡnh giỏ thành sản phẩm tớnh toỏn và cung cấp trờn "Bảng tớnh giỏ thành". Bảng này được lập riờng cho từng phõn xưởng.
- Giỏ vốn của hàng hoỏ được xỏc định là tiờu thụ:
Cụng ty cổ phần dược phẩm Thiờn Tõn sử dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng hoỏ xuất kho theo phương phỏp thực tế nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương phỏp này, hàng hoỏ nhập trước được xuất bỏn hết mới xuất bỏn đến hàng nhập sau. Do đú, giỏ hàng bỏn được tớnh hết theo giỏ nhập kho lần trước xong mới tớnh theo giỏ nhập lần sau. Phương phỏp này phự hợp với đặc điểm của hàng thuốc phũng và chữa bệnh là loại thuốc tõn dược cú quy định hạn dựng cụ thể. Với việc nhập kho, tớnh giỏ như trờn sẽ khụng xảy ra cỏc trường hợp cú những loại hàng hoỏ quỏ hạn sử dụng mà chưa được xuất bỏn.
Thụng thường giỏ thành sản phẩm, hàng hoỏ được tớnh khi thành phẩm, hàng hoỏ nhập kho, kế toỏn tiờu thụ căn cứ vào "Bảng tớnh giỏ thành", lấy giỏ thành đơn vị từng loại nhõn với số lượng hàng hoỏ xỏc định là tiờu thụ sẽ xỏc định được tổng giỏ vốn thực tế của sản phẩm, hàng hoỏ đú. Trong trường hợp thành phẩm, hàng hoỏ nhập kho chưa tớnh được giỏ thành nhưng đó cú nhu cầu tiờu thụ thỡ thành phẩm, hàng hoỏ đú vẫn được xuất bỏn trờn thị trường, lỳc này giỏ thành khụng là căn cứ của giỏ vốn, chờ đến khi cú "Bảng tớnh giỏ thành" kế toỏn tiờu thụ mới hạch toỏn bỳt toỏn phản ỏnh giỏ vốn.
4. Hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ tại Cụng ty.
Phương phỏp hạch toỏn sẽ được minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế phỏt triển trong thỏng 5 năm 2005 tại Cụng ty như sau:
* Tài khoản kế toỏn sử dụng: - TK 157 - Hàng gửi bỏn
Bờn Nợ: Giỏ trị hàng hoỏ đó gửi cho khỏch hàng hoặc chờ bỏn đại lý, ký gửi.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
Bờn Cú: + Giỏ trị hàng hoỏ đó bỏn bị trả lại
+ Giỏ trị hàng hoỏ đó được khỏch hàng thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn.
Số dư: Giỏ trị hàng hoỏ đó gửi đi nhưng chưa được thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn.
- TK 156 - Hàng hoỏ
Bờn Nợ: Giỏ trị hàng hoỏ nhập kho trong kỳ. Bờn Cú: Giỏ trị hàng hoỏ được xuất bỏn trong kỳ. Số dư: Giỏ trị hàng hoỏ tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này được Cụng ty mở chi tiết cho từng phõn xưởng. + TK 156 - Thuốc viờn
+ TK 156 - Đụng dược + TK 156 - Hoỏ chất - TK 511 - Doanh thu bỏn hàng
Bờn Nợ: + Giỏ trị hàng bỏn bị trả lại.
+ Khoản chiết khấu thực tế phỏt sinh trong kỳ. + Khoản giảm giỏ hàng bỏn.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bờn Cú: Doanh thu bỏn hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 khụng cú số dư.
TK 511 được mở chi tiết:
TK 5111 - Doanh thu bỏn hàng xuất khẩu. TK 5112 - Doanh thu bỏn hàng trong nước. TK 5112 được mở chi tiết cho cỏc kho.
TK 511201 - Doanh thu bỏn hàng kho thuốc viờn. TK 511202 - Doanh thu bỏn hàng kho hoỏ chất. TK 511203 - Doanh thu bỏn hàng kho đụng dược. - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- TK 521 - Chiết khấu hàng bỏn. - TK 531 - Hàng bỏn bị trả lại. - TK 532 - Giảm giỏ hàng bỏn.
Vũ Thị Hay - KTC - K13
Ngoài ra kế toỏn của Cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản khỏc như: TK 111, TK 112, TK 131...
* Tổ chức hạch toỏn kế toỏn chi tiết nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ ở Cụng ty. - Hạch toỏn nghiệp vụ bỏn buụn hàng hoỏ qua kho.
Tại Cụng ty cú 3 kho hàng: + Kho giữ hàng thuốc viờn. + Kho giữ hàng đụng dược. + Kho giữ hàng hoỏ chất.
Vớ dụ: Ngày 2 thỏng 5 năm 2005, Cụng ty dược Thỏi Bỡnh mua hàng của Cụng ty, Cụng ty xuất hàng tại kho hàng thuốc viờn như sau:
- Thuốc viờn: 35.000 viờn Ampiciclin 0,25g với giỏ vốn 180đ/v và giỏ bỏn 190đ/v
- Thuốc viờn: 91.500 viờn Analgin 0,5g với giỏ vốn 57,4đ/v và giỏ bỏn 62đ/v Cụng ty dược Thỏi Bỡnh thanh toỏn chậm sau 15 ngày bằng tiền mặt. Trỡnh tự tổ chức hạch toỏn như sau:
Kế toỏn kho hàng phụ trỏch kho thuốc viờn lập "Phiếu xuất kho", phiếu này phản ỏnh số hàng xuất kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ vốn hàng bỏn. Phiếu này được lập thành 3 liờn.
Liờn 1: Thủ kho giữ.
Liờn 2: Người nhận hàng giữ.
Liờn 3: Lưu phũng kế toỏn làm căn cứ hạch toỏn. Phiếu này cú mẫu như sau:
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 02 thỏng 05 năm 2005 Họ và tờn người nhận hàng: Cụng ty dược Thỏi Bỡnh. Lý do xuất kho: Xuất bỏn trực tiếp
Xuất tại kho: Thuốc viờn TT Tờn, nhẫn hiệu, quy cỏch
phẩm chất sản phẩm ĐVT
Số
lượng Đơn giỏ Thành tiền
Vũ Thị Hay - KTC - K13
1 Ampiciclin Viờn 35.000 180 6.300.000
2 Analgin Viờn 91.500 57,4 5.252.100
Tổng cộng 11.552.100
Cộng thành tiền: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn một trăm đồng
Người mua hàng (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Phụ trỏch cung tiờu (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn)
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn tiờu thụ hàng hoỏ Cụng ty lập Hoỏ đơn GTGT thành 3 liờn. Liờn 1 lưu sổ gốc, liờn 2 giao cho khỏch hàng, liờn 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tcụ cấp hàng và đến cuối ngày, kế toỏn kho nộp lờn phũng kế toỏn để kế toỏn bỏn hàng làm cơ sở để hạch toỏn. Hoỏ đơn GTGT cú mẫu sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liờn 3 (dựng để thanh toỏn)
Ngày 01 thỏng 05 năm 2005 Số 251 C/157 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần Dược phẩm Thiờn Tõn Kho thuốc viờn
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: Mó số:
Họ tờn người mua: Trần Văn Tuấn Đơn vị: Cụng ty dược Thỏi Bỡnh Địa chỉ:
Hỡnh thức thanh toỏn: Ngày 16 - 05 - 2005 Phương thức thanh toỏn: Tiền mặt
Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giỏ
Thành tiền STT A B 1 2 3 1 Ampiciclin Viờn 35.000 190 6.300.000 2 Analgin Viờn 91.500 62 5.252.100
Vũ Thị Hay - KTC - K13
Cộng tiền hàng: 12.323.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 616.150 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 12.939.150 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu chớn trăm ba mươi chớn nghỡn một
trăm năm mươi đồng
Người mua hàng (Ký, họ tờn) Thủ kho (Ký, họ tờn) Phụ trỏch cung tiờu (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) Giỏm đốc (Ký, họ tờn)
Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp phản ỏnh hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho hàng hoỏ. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng thuốc theo dừi về mặt hiện vật.
Phương phỏp thẻ kho: Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối thỏng thủ kho kiểm kờ đối chiếu với kế toỏn thành phẩm và tiờu thụ.
Thẻ kho cú mẫu như sau:
THẺ KHO
Kho thuốc viờn Tờ số:
- Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Ampiciclin 0,25 nộn. - Đơn vị tớnh: Viờn
- Mó số:
Số hiệu CT Số lượng
Ngày
thỏng N X Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Tồn cuối thỏng 04/2005 100.000
Thỏng 05/2005
02/05/00 Cụng ty dược Thỏi Bỡnh 35.000
04/05/00 Phõn xưởng thuốc viờn 65.100
07/05/00 Cửa hàng Ngọc Khỏnh 850
Vũ Thị Hay - KTC - K13 ... .... ... .... Tồn cuối thỏng 05/2005 71.600 Thủ kho (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn)
Ở phũng kế toỏn, kế toỏn sử dụng "Sổ chứng từ kế toỏn xuất thành phẩm", "Bảng tiờu thụ thành phẩm", "Sổ chi tiết thành phẩm", "Bảng kờ nhập - xuất" để theo dừi hàng hoỏ cả về mặt hiện vật lẫn mặt giỏ trị.
+ Sổ chứng từ kế toỏn xuất thành phẩm. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoỏ đơn GTGT
Phương phỏp lập: Sổ này mở theo dừi chi tiết cho từng kho hàng (Thuốc viờn, đụng dược, hoỏ chất), riờng kho hoỏ chất theo dừi riờng cho doanh số bỏn trong nước và doanh số xuất khẩu.
(Sổ này cú mẫu trang 52) + Bảng kờ tiờu thụ:
Căn cứ: Hàng ngày căn cứ vào cỏc hoỏ đơn GTGT, kế toỏn tiến hành ghi số lượng xuất từng loại thuốc vào cỏc cột tờn thuốc tương ứng và tổng số tiền khỏch hành phải thanh toỏn theo hoỏ đơn đú vào cột thành tiền. Nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản thỡ sẽ được ghi tương ứng vào cột TK 111, TK 112. Nếu khỏch hàng trả chậm thỡ ghi số tiền phải thu được ghi ở cột TK 131.
Số lượng thuốc xuất trờn Bảng kờ tiờu thụ được tổng hợp theo từng mục đớch xuất để cuối thỏng ghi vào "Sổ chi tiết thành phẩm", số tiền ghi trờn "Bảng kờ tiờu thụ" được dựng để ghi vào "Sổ chi tiết cụng nợ" theo từng hoỏ