- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
3.2.2.2.Bổ sung cơ cấu tổ chức quản lý dự ỏn.
Trong thực tế từ trước tới nay, khi tiến hành các dự án, EVN.IT thường thành lập các Tổ công tác, đại đa số đều cú sự tham gia của cỏc phũng chức năng như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn. Tuy nhiờn cỏc phũng này tham gia vào dự ỏn thường chỉ thực hiện các chức năng nhiệm vụ thường xuyên và nhiều khi đúng vai trũ thụ động. Trong khi đú cú rất nhiều cụng việc của dự ỏn thuộc lĩnh vực chuyờn mụn của cỏc phũng chức năng này như: làm cỏc thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực hiện thu chi của dự án… thỡ lại vẫn đang do các quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công tác) đảm nhiệm. Thực tế này làm cho các quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải và nhiều khi gặp khú khăn dẫn đến làm chậm các thủ tục cũng như tiến độ dự ỏn. Do đú, để khắc phục và nhằm tăng cường hơn nữa vai trũ của cỏc phũng chức năng trong Trung tõm tham gia vào dự ỏn, tỏc giả xin đề nghị đưa vào biên chế của Dự án hai chức danh là: Thư ký dự ỏn và Kế toỏn dự ỏn với cỏc nhiệm vụ như sau:
Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với những nhiệm vụ chớnh bao gồm:
- Đầu mối thực hiện trỏch nhiệm của phũng Quản lý dự ỏn trong Dự ỏn. - Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các thủ tục đầu tư, lập
kế hoạch, phối hợp và tổ chức thực hiện dự án.
- Lập Nhật ký dự ỏn và cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự ỏn. Tổ chức cỏc Hội thảo trong dự ỏn.
- Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn.
Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn của phũng Tài chớnh kế toỏn, tham gia vào dự ỏn với cỏc nhiệm vụ chớnh bao gồm:
- Đầu mối thực hiện cỏc trỏch nhiệm của phũng Tài chớnh kế toỏn trong dự ỏn.
- Tham mưu cho Quản trị dự án trong việc tuân thủ các quy định về quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn và thanh toỏn vốn.
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ thu chi của dự ỏn.
- Cỏc cụng việc khỏc theo sự phõn cụng của Quản trị dự ỏn.
Tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc của cỏc chuyờn viờn này sẽ được Quản trị dự án đỏnh giỏ và làm căn cứ cho lónh đạo Phũng chức năng đỏnh giỏ, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo cỏc kỳ đỏnh giỏ.