- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
3.2.2.4.Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án.
Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho các thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng. Đây là các tệp có chứa thông tin về dự án từ lập dự toán cho tới trách nhiệm. Đặc biệt, một hay nhiều tệp được duy trì cho từng chủ đề chính, bao gồm:
- Thư từ với cấp quản lý và khách hàng. - Các bản nháp về mọi tài liệu có ý nghĩa. - Các biểu mẫu. - Các bản ghi nhớ. - Các biên bản các cuộc họp. - Các thủ tục. - Các báo cáo. - Các trách nhiệm. - Cập nhật các lịch biểu. - Các cấu trúc phân việc.
Các hồ sơ lịch sử dự án được duy trì tốt đưa ra nhiều ưu điểm:
- Thứ nhất, chúng tạo ra điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết. Bất kì khi nào các thành viên Tổ cần phải nắm chắc về nguyên nhân của một vấn đề thì họ có thể xét lại các tệp để biết thông tin. Điều này sẽ giúp cho họ xác định nguyên nhân và sửa chữa vấn đề.
- Thứ hai, các hồ sơ lịch sử dự án cũng tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán. Thỉnh thoảng quản lý cấp cao có thể tiến hành các cuộc kiểm toán và yêu cầu thông tin đặc biệt. Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ như một kho chứa tuyệt vời các thông tin để đáp ứng cho những việc như vậy.
- Thứ ba, các Hồ sơ lịch sử dự án cũng bảo vệ cho người QLDA. Nếu điều gì đó không đi như ý muốn thì họ có thể tạo ra giấy tờ làm việc có liên quan từ các tệp này để hỗ trợ cho việc bảo vệ của họ.
- Thứ tư, các báo cáo có thể được làm dễ dàng hơn từ các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên có thể truy nhập trực tiếp vào các tệp này và trích ra thông tin cần thiết để xây dựng các báo cáo.
- Thứ năm, các hồ sơ lịch sử dự án cũng có khả năng làm ngắn lại đường cong học tập của các thành viên mới. Thay vì để tài liệu bị giấu kín trong ngăn tủ của mọi người, giấy tờ làm việc nên được cất giữ tại vị trí trung tâm mọi người đều truy cập tới được. Mọi người sẽ không phí thời gian định vị tài liệu.
- Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện sự trao đổi. Mọi người đều có thể tham khảo tới các tệp này để làm sáng tỏ bất kì điều mơ hồ nào hay để tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi.
Vấn đề hành chính:
Để thu được lợi ích của việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới 2 vấn đề hành chính quan trọng. Thứ nhất là xác định ai sẽ thiết lập và duy trì các tệp này. Người Quản lý dự án phải bổ nhiệm ai đó trông coi các tệp. Trách nhiệm của người này nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu và quy định người có quyền truy nhập.
Việc xây dựng tệp là dễ dàng. Người trông coi đơn giản dùng một tủ cỡ lớn và chất vào đó với các cặp tài liệu. Mỗi cặp tài liệu đều có nhãn mô tả cho nội dung của nó. Thứ hai là lựa ra một vị trí trung tâm cho các tệp. Hãy chắc chắn để các tệp này cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập. Cách tiếp cận khác là dùng chung tệp dưới dạng điện tử. Một nguồn phục vụ tệp với danh mục được chỉ định trước có thể chứa tất cả các hồ sơ lịch sử của dự án. Các thành viên tổ sẽ được ban cho quyền truy nhập chỉ đọc. Phần khác là trang chủ trên mạng LAN của Trung tâm, với các móc nối tới tài liệu được tham chiếu.