- Bằng chứng dưới dạng văn bản, hỡnh ảnh đỏng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại lời núi.
4. Hồ sơ kiểm toỏn (CM 230)
4.1. Khỏi niệm
Hồ sơ kiểm toỏn: Là cỏc tài liệu do KTV lập, thu thập, phõn loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toỏn được thể hiện trờn giấy, trờn phim, ảnh, trờn phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khỏc theo qui định của phỏp luật hiện hành.
Hồ sơ kiểm toỏn chung: Là hồ sơ kiểm toỏn chứa đựng cỏc thụng tin chung về khỏch hàng liờn quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toỏn trong nhiều năm tài chớnh của một khỏch hàng.
Hồ sơ kiểm toỏn năm: Là hồ sơ kiểm toỏn chứa đựng cỏc thụng tin về khỏch hàng chỉ liờn quan tới cuộc kiểm toỏn một năm tài chớnh.
Hồ sơ kiểm toỏn dựng để: Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV; Trợ giỳp cho việc lập kế hoạch và thực hiện cụng việc kiểm toỏn, việc kiểm tra, soỏt xột và đỏnh giỏ chất lượng cụng việc kiểm toỏn và xử lý cỏc phỏt sinh sau cuộc kiểm toỏn.
KTV phải thu thập và lưu trong hồ sơ kiểm toỏn mọi tài liệu, thụng tin cần thiết liờn quan đến cuộc kiểm toỏn đủ để làm cơ sở cho việc hỡnh thành ý kiến kiểm toỏn của mỡnh và chứng minh rằng cuộc kiểm toỏn đó được thực hiện theo đỳng cỏc chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam (hoặc chuẩn mực kiểm toỏn quốc tế được chấp nhận).
4.2. Nội dung và hỡnh thức hồ sơ kiểm toỏn
- Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn, KTV phải lập hồ sơ kiểm toỏn đầy đủ và chi tiết sao cho KTV khỏc hoặc người cú trỏch nhiệm kiểm tra (soỏt xột) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toỏn.
- KTV phải ghi chộp và lưu giữ trong hồ sơ kiểm toỏn của mỡnh tất cả cỏc tài liệu và thụng tin liờn quan đến: Kế hoạch kiểm toỏn; Việc thực hiện cuộc kiểm toỏn: Nội dung, chương trỡnh và phạm vi của cỏc thủ tục đó được thực hiện; Kết quả của cỏc thủ tục đó thực hiện; Những kết luận mà KTV rỳt ra từ những bằng chứng kiểm toỏn thu thập được.
Hồ sơ kiểm toỏn chung, thường gồm: Tờn và số hiệu hồ sơ; ngày, thỏng lập và ngày, thỏng lưu trữ; Cỏc thụng tin chung về khỏch hàng; Cỏc tài liệu về thuế; Cỏc tài liệu về nhõn sự; Cỏc tài liệu về kế toỏn; Cỏc hợp đồng hoặc thoả thuận với bờn thứ ba cú hiệu lực trong thời gian dài (ớt nhất cho hai năm tài chớnh); Cỏc tài liệu khỏc.
Hồ sơ kiểm toỏn chung được cập nhật hàng năm khi cú sự thay đổi liờn quan đến cỏc tài liệu đề cập trờn đõy.
Hồ sơ kiểm toỏn năm, thường gồm:
Cỏc thụng tin về người lập, người kiểm tra (soỏt xột) hồ sơ kiểm toỏn; Cỏc văn bản về tài chớnh, kế toỏn, thuế... của cơ quan Nhà nước và cấp trờn liờn quan đến năm tài chớnh; Bỏo cỏo kiểm toỏn, thư quản lý, BCTC và cỏc bỏo cỏo khỏc... (bản dự thảo và bản chớnh thức); Hợp đồng kiểm toỏn và bản thanh lý hợp đồng; Những bằng chứng về kế hoạch kiểm toỏn và kết luận trong việc đỏnh giỏ rủi ro; Cỏc bằng chứng kiểm toỏn mà KTV và DNKT thu thập được trong quỏ trỡnh kiểm toỏn; Cỏc kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toỏn và cỏc thủ tục mà KTV đó thực hiện để giải quyết cỏc vấn đề đú; Cỏc tài liệu liờn quan khỏc.
Tớnh bớ mật, an toàn, lưu giữ và sở hữu hồ sơ kiểm toỏn
- KTV và DNKT phải giữ bớ mật và bảo đảm an toàn hồ sơ kiểm toỏn.
- Hồ sơ kiểm toỏn phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đỏp ứng yờu cầu hành nghề và phự hợp với qui định chung của phỏp luật và quy định riờng của tổ chức nghề nghiệp và của từng DNKT (quy định hiện hành: tối thiểu là 10 năm).
Hồ sơ kiểm toỏn thuộc quyền sở hữu và là tài sản của DNKT. Khỏch hàng hay bờn thứ ba cú quyền xem xột, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giỏm đốc DNKT hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp.