thành phẩm tại cụng ty Cơ Khớ Quang Trung.
Trong phần hành kế toỏn thành phẩm và tiờu thụ thành phẩm nờn hoàn thiện một số vấn đề sau:
* Xử lý nợ phải thu của khỏch hàng và lập dự phũng phải thu khú đũi.
Tớnh đến ngày 31/12/2002 khỏch hàng cũn nợ tiền của cụng ty là 137.780.000 đồng đó thu hồi được 32.540.000 đồng. Mặc dự quản lý sỏt sao nhưng vẫn cú khỏch hàng nợ khoản tiền lớn trong thời gian dài. Nếu cụng ty khụng đũi được hết nợ hay để khỏch hàng nợ quỏ lõu, quỏ nhiều sẽ dẫn đến những đột bớờn bất lợi khú trỏnh khỏi trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Tuy nhiờn, do chưa xỏc định những khoản nợ đú là khụng là khụng thể đũi đuợc nờn hiờn nay, cụng ty chưa lập dự phũng nợ phải thu khú đũi theo như quy định của kế toỏn hiện hành.
Để hạn chế nhưng rủi ro trong kinh doanh, doanh nhiệp cần phẩi tỡm hiểu được nguyờn nhõn, lý do dẫn đến việc khỏch hàng khụng cú khả năng trả nợ thỡ cuối niờn độ kễ toỏn trớch lập dự phũng theo nguyờn tắc thận trọng của kế toỏn. Để cú căn cứ lập dự phũng nợ phải thu khú đũi, doanh nghiệp căn cứ chứng từ gốc hoặc xỏc nhận của đơn vị nợ về số tiền cũn nợ chưa trả
Căn cứ để xỏc định khoản nợ phải thu khú đũi:
+ Khoản nợ phải thu đó quỏ hạn thanh toỏn từ 2 năm trở lờn, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế hoặc khế ước vay nợ, cam kết nợ, doanh nghiệp đó tiến hành đũi nợ nhiều lần nhưng vẫn chưa thu đuợc nợ.
+ Truờng hơp đặc biệt, tuy thời gian quỏ hạn, chưa tới hai năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xột giải thể, phỏ sản hoặc người nợ cú dấu hiệu bỏ trốn, bị giam giữ xột xử thỡ được coi là khoản nợ phải thu khú đũi.
Thời điểm lập và hoàn nhập khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi đều được thực hiện ở thời điểm khúa sổ kế toỏn để lập Bỏo cỏo tài chớnh năm( năm tài chớnh trựng với Trờng Cao Đẳng Công Nghệp Hà Nội Lớp CĐKT3 – K2
năm dương lịch). Căn cứ vào biến động thực tế mà cụng ty chủ động xỏc định mức trớch lập và xử lý theo đỳng quy định.
Cỏch trớch lập:
Năm N trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi cho năm N+1 Nợ TK 642:
Cú TK 139:
Năm N+1 nếu cụng ty trớch thờm bổ sung ( nếu số dư dự phũng trờn TK 139 nhỏ hơn số dự phũng nợ khú đũi cần trớch lập)
Nợ TK 642: Cú TK 139:
Nếu số dư dự phũng trờn TK 139 lớn hơn số dự phũng nợ phải thu khú đũi cần trớch lập thỡ hoàn nhập vào thu nhập khỏc.
Nợ TK 139: Cú TK 711:
Cựng việc lập dự phũng nợ phải thu khú đũi cụng ty cần cú những biện phỏp để thu hồi vốn nhanh, tăng vũng quay vốn đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm thiểu việc chiếm dụng vốn trong khỏch hàng.
*Tớnh giỏ thành thực tế thành phẩm xuất kho theo đơn đặt hàng
Giỏ thực tế thành phẩm xuất kho theo đơn đặt hàng tại Cụng ty Cơ khớ Quang Trung được xỏc định theo giỏ đớch danh ( bằng đỳng trị giỏ thành phẩm nhập kho của từng đơn đặt hàng ).
Khi cú một hợp đồng sản xuất sản phẩm kế toỏn cụng ty căn cứ vào bảng tớnh mức giao khoỏn mà phũng kế hoạch cụng ty lập ra từ nhiều năm trước cụ thể là giỏ trị giao khoỏn một hợp đồng bằng 75% tổng giỏ trị hợp đồng mà cụng ty ký kết được để thực hiện giao khoỏn với cỏc phõn xưởng sản xuất và căn cứ vào tỷ lệ giao khoỏn này để tớnh giỏ thành phẩm nhập kho. Giỏ thành phẩm xuất kho được xỏc định chớnh là giỏ thành phẩm nhập kho dựa trờn tỷ lệ giao khoỏn cho từng phõn xưởng. Cú nghĩa là giỏ thành phẩm nhập xuất kho khụng phải là giỏ thực tế phỏt sinh hỡnh thành lờn thành phẩm mà đựơc tớnh theo một tỷ lệ cố định cho mọi đơn đặt hàng ( ở cụng ty quy định là 75% ).
Điều này khụng đảm bảo được tớnh chớch xỏc của từng giỏ trị hợp đồng. Việc theo dừi trờn sẽ ảnh hưởng tới việc xỏc định trị giỏ ( giỏ thành ) thực của từng đơn đặt hàng. Từ đú ảnh hưởng đến giỏ vốn hàng bỏn ra làm cho kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ khụng chớnh xỏc.
Do đú Cụng ty nờn hạch toỏn tớnh giỏ của từng đơn đặt hàng theo giỏ thực tế phỏt sinh trong kỳ bằng cỏch :
+ Giao cho cỏc thống kờ phõn xưởng tập hợp chi phớ phỏt sinh : chi phớ nguyờn vật liệu chớnh, vật liệu phụ, cụng cụ dụng cụ. Cuối thỏng bỏo cỏo lờn phũng kế toỏn.
+ Kế toỏn tớnh giỏ thành căn cứ vào chi phớ thực tế phỏt sinh do thống kờ phõn xưởng gửi lờn, đồng thời tập hợp và phõn bổ cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp đến quỏ trỡnh sản xuất thành phẩm như : chi phớ nhõn cụng trựct tiếp, chi phớ khấu hao tài sản cố định, chi phớ khỏc bằng tiền... để xỏc định giỏ thành thành phẩm sản xuất trong thỏng.
Cũn tỷ lệ giao khoỏn mà Cụng ty đặt ra thỡ Cụng ty chỉ nờn dựng để làm tiờu chuẩn xỏc định mức độ hoàn thành sản xuất của cỏc phõn xưởng đối với từng đơn đặt hàng :
Nếu phõn xưởng nào sản xuất với trị giỏ thực tế thành phẩm hoàn thành cú tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phũng Kế hoạch tớnh toỏn và giao riờng cho từng phõn xưởng nằm trong 75% tổng giỏ trị hợp đồng thỡ Cụng ty cú thể xỏc định nguyờn nhõn và bắt phạt, bồi thường vật chất...
Nếu phõn xưởng nào sản xuất với trị giỏ thực tế thành phẩm hoàn thành cú tỷ lệ nhỏ hơn so với qui định được giao riờng cho từng phõn xưởng nằm trong 75% tổng giỏ trị hợp đồng, điều đú đó núi lờn phõn xưởng đó tiết kiệm được chi phớ sản xuất, giảm giỏ thành sản phẩm, từ đú tăng hiệu quả sản xuất. Do đú cụng ty cú thể khen thưởng, khuyến khớch vật chất đối với những phõn xưởng này.
* Bảo hành sản phẩm
- Đối với 1 hợp đồng được ký kết giữa cụng ty với đơn vị khỏch hàng, khi ký kết giữa hai bờn thỡ khỏch hàng ứng trước 10%, đến khi giao hàng giao tiếp 85% giỏ trị hợp đồng, cũn lại 5% chưa thu. Bảo hành cho khỏch hàng trong vũng 1 năm, 5% bảo hành cụng ty treo trờn TK 131 bờn Nợ, nếu sau 1 năm khụng xảy ra hỏng húc thỡ cụng ty cú quyền thu hồi lại 5% đú, cũn nếu xảy ra hỏng húc thỡ khụng phải nộp trả cụng ty nữa.Phần hạch toỏn cụng ty chưa thực hiện theo cỏc chế độ.
Để hạch toỏn chi phớ bảo hành sản phẩm theo chế độ kế toỏn quy định. * Xột đối với cụng ty Cơ Khớ Quang Trung khụng cú bộ phận bảo hành riờng + Nếu doanh nghiờp thực hiện trớch trước chi phớ bảo hành sản phẩm
Nợ TK 6415 Cú TK 335
- Khi tiến hành sửa chữa – bảo hành sản phẩm, chi phớ bảo hành được tập hợp vào Nợ TK 621, 622, 627
Cú TK 152, 334.
- Cuối kỳ, khi sửa chữa hoàn thành sẽ kết chuyển vào tài khoản 335. Nợ TK 335
Cú TK 154.
+ Nếu doanh nghiệp khụng trớch trước chi phớ bảo hành
Khi cú hoạt động bảo hành thỡ chi phớ bảo hành vẫn được tập hợp vào Nợ TK 621, 622, 627
Cú TK 152, 334
Kết chuyển chi phớ bảo hành sản phẩm Nợ TK 154
Cú TK 621, 622,627
Kết chuyển giỏ thành thực tế bảo hành Nợ TK 641
Cú TK 154
*Hạch toỏn chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều lấy mục tiờu tiết kiệm chi phớ đến mức thấp nhất để lợi nhuận đạt được là cao nhất. Do đú phải quản lý chặt chẽ cỏc khoản mục chi phớ. Trong khi đú ở Cụng ty cơ khớ Quang Trung khụng theo dừi riờng từng khoản mục chi phớ bỏn hàng và chi phớ quảnlý doanh nghiệp phỏt sinh mà đến cuối kỳ kế toỏn mới tiến hành tập hợp toàn bộ cỏc chi phớ trờn tài khoản cấp 1 là : 641 và 642. Việc hạch toỏn như vậy là khụng kịp thời, dễ dẫn đến việc bỏ sút, nhầm lẫn làm cho chi phớ bị sai lệch, ảnh hưởng đến việc xỏc định kết quả kinh doanh khụng chớnh xỏc và khụng đỳng với chế độ hạch toỏn kế toỏn, gõy ra nhiều khú khăn cho việc tập hợp chi phớ sản xuất kinh doanh theo yếu tố.
Bờn cạnh đú, nhà quản lý cụng ty khụng thể nắm bắt được cỏc chi phớ theo từng khoản mục,từ đú khụng tỡm ra được nguyờn nhõn và biện phỏp để tiết kiệm chi phớ , làm tăng lợi nhuận của cụng ty.
Do đú để hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp. Cụng ty nờn hạch toỏn cỏc chi tiết này theo từng khoản mục, mỗi khoản mục chi phớ gắn với một tài khoản cấp 2. Cụ thể :
* Đối với tài khoản 641 – Chi phớ bỏn hàng
Chi phớ bỏn hàng của cụng ty bao gồm : chi phớ vận chuyển hàng đi tiờu thụ, chi phớ bao bỡ đúng gúi, chi phớ dụng cụ đồ dựng, chi phớ bảo hành sản phẩm, chi phớ tiền lương và cỏc khoản phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng, cỏc chi phớ bằng tiền khỏc.
Do đú Tài khoản 641 sẽ được mở thành cỏc tài khoản cấp 2 tương tự ở chương 1 mục 1.4.5
Mọi chi phớ bỏn hàng của cụng ty phỏt sinh trong kỳ được theo dừi chi tiết từng khoản mục như sau :
- Chi phớ tiền lương và cỏc khoản phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng : Nợ TK 6411 : 33.915.000
Cú TK 338: 5.415.000 - Chi phớ bao bỡ đúng gúi thành phẩm Nợ TK 6412 : 10.325.000
Cú TK 152: 10.325.000 - Chi phớ đồ dựng, dụng cụ :
Nợ TK 6413 : 15.875.100
Cú TK 153 : 15.875.100
- Chi phớ dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại... Nợ TK 6417 : 40.063.000
Cú TK 112: 40.063.000 - Chi phớ khỏc bằng tiền
Nợ TK 6418 : 69.246.500
Cú TK 111: 69.246.500
Hàng ngày, khi cú chi phớ phỏt sinh, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ cú liờn quan để vào Sổ chi tiết chi phớ theo dừi cho TK 641
(biểu số 18)
* Đối với tài khoản 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Cỏc khoản chi phớ doanh nghiệp tại Cụng ty Cơ khớ Quang Trung bao gồm : Lương nhõn viờn khối quản lý doanh nghiệp,chi phớ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, chi phớ khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ phận quản lý, chi phớ dịch vụ mua ngoài ( điện, điện thoại, nước ...) và cỏc chi phớ bằng tiền khỏc.
Tương tự như với tài khoản 641, cụng ty cũng mở cỏc tài khoản cấp 2 như ở chương 1 mục 1.4.6
* Cụ thể :
- Chi phớ tiền lương và cỏc khoản phải trả cho nhõn viờn quản lý : Nợ TK 6421: 40.043.500
Cú TK 334: 33.650.000 Cú TK 338: 6.393.500 - Chi phớ vật liệu quản lý :
Nợ TK 6422 : 4.575.000
Cú TK 152: 4.575.000 - Chi phớ đồ dựng văn phũng
Nợ KT 6423 : 7.423.000
Cú TK 153: 7.423.000 - Chi phớ khấu hao tài sản cố định :
Nợ TK 6424 : 20.500.400
Cú TK 214: 20.500.400
- Chi phớ dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại.... Nợ TK 6427 : 11.770.500
Cú TK 112 : 11.770.500 - Chi phớ khỏc bằng tiền
Nợ TK 6428 : 35.000.000
Cú TK 111: 35.000.000
Hàng ngày, khi cú chi phớ phỏt sinh, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ cú liờn quan để vào Sổ chi tiết theo dừi cho TK 642.
• Hệ thống sổ sỏch kế toỏn tiờu thụ thành phẩm của cụng ty Cơ khớ Quang Trung. Đối với việc mở sổ kế toỏn chi tiết tiờu thụ thành phẩm, cụng ty Cơ Khớ Quang Trung đó mở riờng cho từng loại thành phẩm điều đú giỳp cho cụng ty luụn biết được kết quả sản xuất của mỗi một mặt hàng, từ đú mà cụng ty luụn cú biện phỏp hữu hiệu giỳp giảm chi phớ đối với từng hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Tuy nhiờn, việc mở sổ chi tiết bỏn hàng (tiờu thụ) chưa hợp lý, sổ chỉ theo dừi phần doanh thu thu được và thuế GTGT mà chưa phản ỏnh cỏc khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giỏ hàng bỏn, hàng bỏn bị trả lại.việc mở sổ chi tiờt tiờu thụ theo mẫu sau sẽ giỳp cụng ty theo dừi doanh thu thuần, giỏ vốn hàng bỏn, lói gộp cho từng thứ thành phẩm.
* Chi tiết tài khoản phải thu của khỏch hàng :
Để theo dừi phải thu khỏch hàng và người mua ứng trước tiến hành cụng ty theo dừi trờn một TK 131.Tuy nhiờn cụng ty nờn theo dừi chi tiết riờng đối với từng khoản; phải thu của khỏch hàng và người mua ứng trước tiền hàng, TK 131 đựơc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 đảm bảo cung cấp thụng tin nhanh nhất.
TK 131.1 : Phải thu của khỏch hàng
TK 131.2 : Người mua ứng trước tiền hàng.
Vỡ đặc điểm là sản xuất theo đơn đặt hàng, vỡ vậy khi ký hợp đồng mua bỏn khỏch hàng phải đặt trước cho cụng ty một khoản tiền. Việc theo dừi chi tiết TK 131 giỳp cụng ty xỏc định đỳng đắn số tiền cụng ty tạm nợ khỏch hàng và số tiền cũn phải thu của khỏch hàng từ đú cú kế hoạch thỳc đẩy sản xuất hoặc đũi nợ một cỏch hợp lý.
• Tổ chức hệ thống hoỏ thụng tin trong điều kiện sử dụng mỏy vi tớnh,
Khoa học cụng nghệ ngày càng phỏt triển đúng vai trũ quan trọng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, một trong những ngành đú là kế toỏn. Mỏy vi tớnh sẽ giỳp cỏn bộ kế toỏn cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc, nhanh, tiết kiệm lao động, tiết kiệm chi phớ cho doanh nghiệp hiệu ớch hơn hẳn so với kế toỏn thủ cụng thỡ cần phải trải qua nhiều loại sổ sỏch và việc ghi chộp đụi khi trựng lặp, nhầm lẫn, khú sửa đổi, ỏp dụng kỹ thuật mỏy trỏnh
được nhiều nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và việc lưu trữ thụng tin trở nờn nhẹ nhàng và tiện lợi.
Hiện nay tại cụng ty Cơ khớ Quang Trung, phũng kế toỏn được trang bị hai mỏy vi tớnh, 1 mỏy in, nhưng kế toỏn chỉ sử dụng mỏy vi tớnh chủ yếu trong việc lập bỏo cỏo quyết toỏn, lờn bảng tổng kết tài sản, bỏo cỏo tiờu thụ, bảng biểu về NVL.... Đõy là một hạn chế cần xỷ lý, kịp thời. Do khối lượng cụng việc nhiều nờn việc ỏp dụng vi tớnh trong cụng tỏc kế toỏn là rất cần thiết – tiết kiệm thời gian, lao động. Do vậy cụng ty nờn cài đặt cỏc chương trỡnh sử dụng phầm mềm vào cụng tỏc kế toỏn. Hiện nay, trờn thị trường cú rất nhiều phần mềm như: Effect, E-Asplus3.0... Tựy theo loại hỡnh của cụng ty mà cụng ty sẽ cài đặt phần mềm sao cho việc quản lýlà hữu hiệu nhất. Khi sử dụng phần mềm thỡ cụng việc đầu tiờn là phải tiến hành mó hoỏ toàn bộ cỏc đối tượng : khỏch hàng, người bỏn, mó hoỏ vật tư , sản phẩm, hàng hoỏ, sau đú căn cứ vào cỏc chứng từ nhập- xuất, thu – chi...kế toỏn sẽ nhập vào mỏy và định khoỏn sẵn. ( sơ đồ trang bờn)
Trờn đõy là một số kiến nghị xung quanh vấn đề hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung, hạch toỏn thành phẩm, tiờu thụ thành phẩm và xỏc định kết quả hoạt động tiờu thụ thành phẩm núi riờng của Cụng ty Cơ khớ Quang Trung. Hy vọng nú sẽ gúp phần nhỏ bộ vào việc ngày càng hoàn thiện việc hạch toỏn kế toỏn ở cụng ty, thỳc đẩy tăng cường chức năng giỏm sỏt của kế toỏn đối với sản xuất nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại Chứng từ mó hoỏ nhập dữ liệu v o mỏyà Nhật ký chung
Sổ cỏi t i khoà ản Bảng chi tiết