- Phương pháp thống kê: bằng việc sử dụng phần mềm thống kê
8. Thanh toán phần còn lại của phí ủy thác và thanh lý hợp đồng.
4.4.3 Những hạn chế
Trong quy trình nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga tuy đã khá hoàn thiện song không thể nào tránh được những hạn chế và tồn tại.
- Các hợp đồng nhập khẩu ủy thác từ thị trường Nga đều ký theo điều kiện CIF, do đó công ty sẽ không phải thuê phương tiện vận tải cũng như mua bảo hiểm, vì đó là trách nhiệm của bên bán. Đây là một hạn chế của công ty, bởi vì nếu ký theo điều kiện này công ty sẽ phải mua hàng với giá cao hơn, do đó giá chào hàng sẽ cao hơn, làm hạn chế khả năng được các công ty chọn làm dịch vụ ủy thác, giảm khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác.
- Các bước như thủ tục làm thủ tục hải quan, nhận hàng và vận chuyển hàng từ cảng đến bên bán đều do công ty đi thuê. Điều đó có nghĩa là công ty sẽ phải mất thêm một khoản chi phí cho các hoạt động này. Hơn nữa, vì không phải tự thực hiện nên bản thân công ty sẽ mất đi tính chủ động trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh vì phải thông qua bên thứ ba.
Về nghiệp vụ làm thủ tục hải quan, công ty đi thuê sẽ phải mất một khoản phí đi thuê, với các hợp đồng lớn thì chi phí bỏ ra sẽ không đáng kể, nhưng với những hợp đồng nhỏ thì lại là một khoản chi phí khá lớn. Mặt khác, trong một số trường hợp, nếu có vấn đề phát sinh trong các bước này thì khi đó vẫn cần có người của công ty đủ thẩm quyền để giải quyết.
Việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa tuy là giao cho bên thứ ba làm nhưng công ty vẫn cần có người xuống theo dõi công việc. Như vậy, công ty vẫn phải điều động nhân lực và vẫn mất chi phí cho hoạt động giám sát thực hiện của đơn vị thứ 3.
- Khó khăn trong việc mở L/C: đôi khi L/C bị sai sót về nội dung hoặc có một số nội dung cần phải chỉnh sửa lại làm tăng thêm chi phí chỉnh sửa và làm chậm, ảnh hưởng không tốt đến tiến độ hợp đồng. Đây là những chi phí hoàn toàn không đáng có và doanh nghiệp có thể loại trừ.
- Khó khăn trong làm thủ tục thanh toán: các hợp đồng ủy thác nhập khẩu từ thị trường Nga hầu hết đều ký với điều kiện thanh toán là L/C trả ngay không hủy ngang. Với điều kiện thanh toán này, nếu phía chủ đầu tư không giao tiền đúng thời hạn, thì Vinacomin phải tự dùng tiền của mình để thanh toán cho bên xuất khẩu. Việc này làm cho Vinacomin bị chiếm dụng một phần vốn hoặc sẽ phải đi vay ngoại tệ từ ngân hàng.
- Tỷ giá thay đổi cũng là một yếu tố bất lợi cho hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như việc thực hiện quy trình nhập khẩu ủy thác tại công ty nói riêng. Trên thực tế, công ty thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại bằng 2 đồng tiền thanh toán USD và VND. Chính vì vậy khoản chênh lệch tỷ giá là một vấn đề cần phải tính toán kỹ, hậu quả của việc này có thể làm doanh nghiệp giảm đi lợi nhuận của mình, thậm chí là chuyển từ lãi sang lỗ.
- Công ty chưa có bộ phận Marketing riêng biệt chuyên làm nhiệm vụ marketing. Việc nghiên cứu thị trường, tìm nhà cung cấp …của công ty đều chịu trách nhiệm trực tiếp do cán bộ của các phòng đảm nhiệm. Do đó, không đảm bảo tính chuyên sâu, không đủ nhân lực và thông tin và nhân lực để nắm bắt hết nhu cầu thị trường trong và ngoài Tập đoàn. Hơn nữa, đây cũng là một hạn chế trong việc quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, khuếch trương rộng rãi được ưu điểm của công ty đối với các bạn hàng.
4.5 Những định hướng và quan điểm giải quyết những vấn đề còn tồn tại trong quy trình thực hiện đồng nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin
4.5.1 Định hướng cho hoạt động kinh doanh của năm 2011
Mặc dù tình hình thị trường biến đổi khó lường, nhưng với tinh thần phấn đấu và phát triển không ngừng, cán bộ và công nhân viên công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin luôn đề ra cho mình các kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ. Cụ thể, ban lãnh đạo đã đề ra các
mục tiêu chung đó là thực hiện và hoàn thành các chỉ tiêu sau:
Năm 2011 công ty đặt mục tiêu thực hiện:
STT Các chỉ tiêu kế hoạch năm 2011
1 Giá trị sản xuất 70 tỷ
2 Xuất khẩu than 2.886 triệu tấn
3 Kim ngạch xuất khẩu 200- 220 triệu USD
4 Nhập khẩu 55 triệu USD
5 Lợi nhuận 17 tỷ đồng
Bảng 4 – Các chỉ tiêu kế hoạch – Vinacomin (2011)
Từ bảng trên, ta thấy, công ty đã đặt mục tiêu nhập khẩu của năm 2011 khoảng 55 triệu USD, bao gồm cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.
Theo đó, kế hoạch của công ty là bám sát tình hình đầu tư, kế hoạch sản xuất của các đơn vị trong tập đoàn, chủ động làm tốt công tác nhập khẩu vật tư thiết bị cho các đơn vị trong và ngoài ngành Than. Tìm hiểu nhu cầu thay thế vật tư, phụ tùng sửa chữa TSCĐ của các đơn vị sản xuất trong tập đoàn để chủ động về nguồn hàng nhập khẩu phục vụ cho công tác kinh doanh các loại hàng này. Đồng thời, giữ vững khách hàng truyền thống, mặt hàng truyền thống như: lốp đặc chủng, thiết bị khoan xúc EKG, xoay cầu,
cáp điện các loại, tìm kiếm, mở rộng thị trường, khách hàng và mặt hàng mới nhằm tăng doanh thu cho công ty.
Đặc biệt quan tâm đẩy mạnh quan hệ làm ăn với thị trường Nga, Ba Lan và Châu Âu. Đây là thị trường có nhiều công nghệ, thiết bị phù hợp với điều kiện khả năng của thị trường nội bộ tập đoàn và đây cũng là thế mạnh của công ty từ trước đến nay.
Tìm các biện pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ giảm chi phí nhằm tăng sức cạnh tranh với các đơn vị cùng làm nhập khẩu trong và ngoài Tập đoàn.
Tập trung tìm kiếm các cơ hội ký kết các hợp đồng ủy thác nhập khẩu với các đối tác trong và ngoài ngành.
Xây dựng và hoàn thiện quy trình nhập khẩu ủy thác cho từng thị trường, từng sản phẩm và phổ biến quy trình đến mọi cán bộ nhân viên có liên quan.
4.5.2 Quan điểm trong việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin
Theo em, để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng NKUT từ thị trường Nga tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin cần phải đảm bảo được yếu tố khoa học, thống nhất, linh hoạt và hỗ trợ nhau.
Trong quá trình hợp đồng, có rất nhiều yếu tố bất ngờ và các rủi ro xảy ra mà công ty không lường trước được. Do đó, để thực hiên tốt được quy trình nhập khẩu ủy thác, công ty phải lên kế hoạch, tính toán kỹ lưỡng trước một cách khoa học để né tránh được phần nào những rủi ro ấy.
Bên cạnh đó, sự linh hoạt là rất cần thiết để khi có những rắc rối hay những vấn đề phát sinh thì công ty cũng có thể cùng với các đối tác của mình xử lý kịp thời mà vẫn đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên.
Các bước thực hiện của quy trình nhập khẩu ủy thác phải thống nhất với những gì mà các bên đàm phán và ký kết với nhau.
Sự phối hợp ăn ý giữa hai bên ủy thác và giao ủy thác, cũng như sự phối hợp hoàn hảo giữa bên xuất khẩu với bên nhận ủy thác là một điều kiện để tạo cho việc thực hiện quy trình trong hợp đồng NKUT diễn ra trơn tru và có hiệu quả.
Bên cạnh đó cần có sự hỗ trợ từ phía tập đoàn, các Ngân hàng, các cơ quan chính phủ, cơ quan hải quan… cũng giúp cho việc thực hiện hợp đồng NKUT được thực hiện có hiệu quả hơn.
4.6 Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác máy móc thiết bị từ thị trường Nga của công ty Cổ phần xuất nhập khẩu than Vinacomin
4.6.1 Những kiến nghị với công ty
4.6.1.1 Kiến nghị chung đối với công ty • Giải pháp về chiến lược:
- Có chính sách, mục tiêu xây dựng phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty. Hơn nữa, những chính sách mục tiêu ấy phải được phổ biến cụ thể xuống từng bộ phận để cán bộ công nhân viên nắm được tình hình.
- Gắn kết các mục tiêu riêng của từng bộ phận trong mục tiêu chung của toàn công ty, đảm bảo đạt được mục tiêu chung và mục tiêu riêng.
- Hướng tới một công ty không những có khả năng xuất nhập khẩu mà còn có khả năng tham gia vào hoạt động giao nhận
vận tải, làm giảm chi phí cho các hoạt động thuê ngoài trong lĩnh vực này
- Xây dựng chiến lược marketing, quảng bá thương hiệu doanh nghiệp với các bạn hàng trong nước và nước ngoài. - Xây dựng chiến lược giá thích hợp, đảm bảo lợi nhuận mà
vẫn có sự cạnh tranh với các đối thủ khác trong việc đấu thầu giành hợp đồng NKUT trong ngành.
- Giữ vững các thị trường và khách hàng truyền thống, bên cạnh đó công ty cần tìm kiếm thêm các nhà cung cấp có giá cạnh tranh, chất lượng phù hợp để đảm bảo nguồn cung. Ngoài các hợp đồng NKUT cho các doanh nghiệp trong ngành, công ty cũng cần nỗ lực hơn trong việc tìm kiếm các hợp đồng NKUT ngoài ngành.
- Tăng cường, xây dựng mối quan hệ mật thiết, chặt chẽ với các cơ quan chức năng như các thành viên trong Tập đoàn Than – khoáng sản, các đại lý của đối tác, các tổ chức tài chính, ngân hàng, cơ quan hải quan, cơ quan giám định kiểm tra, các cơ quan giám định…và các cơ quan chính quyền địa phương để có thể thuận lợi hơn trong việc thực hiện hợp đồng NKUT.
• Giải pháp về vốn:
- Công ty cần xây dựng cơ cấu vốn hợp lý, đảm bảo khả năng thanh toán trong mọi trường hợp.
- Tạo khả năng huy động vốn nhanh, chủ động trong việc dự trữ ngoại tệ.
- Phân bổ nguồn vốn cho các hoạt động kinh doanh một cách cân bằng và hợp lý, ưu tiên cho các hoạt động tạo ra lợi nhuận chính của doanh nghiệp như xuất nhập khẩu.
• Giải pháp về nhân lực:
- Tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn, nhất là lĩnh vực xuất nhập khẩu, đảm bảo cho việc thực hiện công việc chính xác và có hiệu quả. - Tạo môi trường làm việc tốt: công ty cần đảm bảo đảm bảo
về cơ sở vật chất mà còn tạo một môi trường làm việc thoải mái, thân thiện đoàn kết gắn kết được các bộ phận các thành viên trong nội bộ công ty. Bên cạnh đó, công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội học tập nâng cao nghiệp vụ cũng như trình độ ngoại ngữ của mình để có thể thực hiện công việc tốt hơn.
- Bên cạnh đó, đãi ngộ nhân sự là một việc hết sức cần thiết. Cần có chính sách thưởng phạt rõ ràng, chăm lo và đảm bảo đời sống cho công nhân viên công ty để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
4.6.1.2 Các giải pháp nghiệp vụ trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Tăng cường công tác đào tạo cán bộ, nhân viên xuất nhập khẩu trong công ty về mặt nghiệp vụ. Bên cạnh đó, công ty cũng cần kịp thời phổ biến những thay đổi về thuế suất, quy định của Tập đoàn, Nhà nước về nhập khẩu để có những điều chỉnh kịp thời, tránh xảy ra những sai sót không đáng có.
- Quy định rõ ràng các điều khoản phạt vi phạm hợp đồng trong các trường hợp đối tác chậm chuyển hàng, chậm chuyển chứng từ, hàng hóa không đảm bảo...để các bên đối tác có trách nhiệm hơn trong việc
thực hiện hợp đồng. Điều này cũng giúp công ty giảm được những yếu tố gây cản trở, làm giảm tiến độ trong thực hiện hợp đồng NKUT. - Công ty cần có những biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái để tránh rủi ro trong thực hiện hợp đồng. Có thể thấy ảnh hưởng tỷ giá tới hoạt động nhập khẩu tại công ty là rất lớn. Ngoài biện pháp tính rủi ro vào giá trong hợp đồng công ty cần có các biện pháp phòng ngừa như: hợp đồng quyền chọn hay hợp đồng tương lai, hợp đồng kỳ hạn…
- Với các nghiệp vụ mà Vinacomin phải thuê ngoài trong quy trình thực hiện hợp đồng NKUT, công ty cần có xem xét kỹ lưỡng hơn về việc có nên tiếp tục thuê ngoài hay tự thực hiện. Tùy vào nhu cầu sử dụng dịch vụ, khả năng thực hiện, chi phí bỏ ra để công ty có thể đưa ra những lựa chọn hợp lý hơn.
- Cần chú ý cắt giảm các chi phí, cân đối chi phí để Vinacomin có thể đưa ra chào hàng với mức giá cạnh tranh nhất, nâng cao khả năng trúng thầu.
- Cần làm tốt công tác đàm phán, ký kết hợp đồng để Vinacomin có được những điều kiện thuận lợi nhất thực hiện hợp đồng, giảm được những thua thiệt nếu có xảy ra rủi ro phát sinh hay tranh chấp.
4.6.2 Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng có liên quan
Kiến nghị với Tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam
Vinacomin là một tổ chức tài chính độc lập, nhưng vẫn thuộc tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam. Để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình, Vinacomin cũng rất cần có những hỗ trợ hợp lý, kịp thời hơn nữa từ phía Tập đoàn. Cụ thể là:
- Tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng giữa các doanh nghiệp trong ngành. Tập đoàn cần có các biện pháp hỗ trợ về tài chính kịp thời
khi doanh nghiệp trong ngành gặp khó khăn, cũng như những ưu đãi riêng khi là thành viên của Tập đoàn.
- Liên kết các thành viên trong ngành, tạo điều kiện giúp các thành viên trong ngành hợp tác, hỗ trợ, và thúc đầy nhau phát triển. Tạo nên một tập thể vừa có tính độc lập mà vẫn không mất đi sự đoàn kết chung
- Hỗ trợ công ty trong hoạt động quảng cáo, xúc tiến nhằm nâng cao uy tín của Tập đoàn nói chung và các doanh nghiệp thành viên nói riêng trong đó có Vinacomin.
- Tăng cường củng cố và xây dựng mối quan hệ với các bộ ngành liên quan, các mối quan hệ trong và ngoài nước nhằm giúp cho các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, Tập đoàn phải kịp thời kiến nghị lên cơ quan nhà nước về các chính sách nhằm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp.
Một điều không thể thiếu, đó là Tập đoàn cần có các chính sách khuyến khích sản xuất kinh doanh, đãi ngộ hợp lý, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Tập đoàn.
Kiến nghị với Nhà nước
Bên cạnh những nỗ lực của công ty, Nhà nước cũng cần có những chính sách, biện pháp thích hợp nhằm khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Vinacomin cũng như các doanh nghiệp xuất nhập khẩu khác. Sau đây, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị đối với Nhà nước và các tổ chức khác như sau:
- Nhà nước cần khuyến khích hỗ trợ để phát triển các ngành công nghiệp trong nước. Với những ngành công nghiệp then chốt như ngành Than, cần khuyến khích và tạo điều kiện cho việc nhập khẩu
những máy móc vật tư, công nghệ cung cấp cho ngành. VD: hỗ trợ vốn, giảm thuế nhập khẩu…
- Cải cách các thủ tục hành chính theo hướng đơn giản và thuận tiện,