Số cán bộ công nhân viên trong công ty là 95 người, trong đó có 50 người có trình độ đại học trở lên, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 23 người trong đó tốt nghiệp đại học thương mại là 2 người.
Hệ thống bộ phận quản lý trong công ty được bố trí từ cao đến thấp xong đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi bộ phận phụ trách một nhiệm vụ nhưng lại có chung một mục tiêu là phát triển công ty. Chủ tịch hội đồng quản trị là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty. Ban giám đốc ra các quyết định, các phòng ban thực hiện theo kế hoạch đã duyệt của ban giám đốc. Các xí nghiệp hoạt động dựa trên sự lãnh đạo của ban giam đốc, mỗi xí nghiệp đều có bộ máy lãnh đạo riêng nhằm bảo đảm cho hoạt động của mỗi xí nghiệp ổn định. Các bộ phận, phòng ban của công ty hỗ trợ nhau để hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Bộ máy kế toán ở công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung dựa trên mối liên hệ trực tuyến. Theo hình thức tổ chức bộ máy kế toán này, Công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Theo mô hình này, Công ty cồ phần thương mại và xây lắp 368 chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở các thành phần kế toán. Phòng kế toán Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, ghi sổ đến xử lý thông tin kế toán. Các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng và các kế toán viên khác trong bộ máy kế toán của Công ty là mối quan hệ trực tuyến. Theo đó, kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán này phù hợp với Công ty Cổ phần thương mại và xây lắp 368 hiện nay với tính chất là một đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính.
Ưu điểm của hình thức tổ chức bộ máy kế toán này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất công tác kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán, dễ phân công công tác, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán kịp thời, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên kế toán, nâng cao hiệu suất công tác kế toán.
Nhược điểm của hình thức này là hạn chế trong việc giám sát, kiểm tra của kế toán các đơn vị phụ thuộc,…
2.2.3. Ảnh hưởng của nhân tố bên ngoài của doanh nghiệp:
_ Ảnh hưởng của nền kinh tế vĩ mô:
Tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế dù có hoạt động dưới hình thức gì cũng đều chịu sự tác động của các nhân tố môi trường vĩ mô, đều phải đặt dưới sự quản lý của nhà nước. Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tình hình kinh tế-xã hội ở nước ta đang diễn ra trong bối cảnh có nhiều khó khăn, thách thức. Giá các hàng hóa chủ yếu trên thị trường thế giới biến động theo chiều hướng tăng. Một số nền kinh tế lớn mặc dù vừa phục hồi sau khủng hoảng tài chính toàn cầu nhưng đang tiềm ẩn nhiều yếu tố rủi ro và bất ổn. Ở trong nước, lạm phát tăng cao, thời tiết diễn biến phức tạp, giá cả các mặt hàng nguyên vật liệu biến động từng ngày đòi hỏi nhân viên kế toán cũng như nhân viên kinh doanh của
công ty cập nhật thông tin thường xuyên và đưa ra những biện pháp tài chính phù hợp để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả.
_ Chính sách, chế độ của nhà nước về kế toán
Các chính sách, chế độ của nhà nước về kế toán là ảnh hưởng đầu tiên và quan trong nhất đối với kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Nó quy định, doanh nghiệp phải tổ chức công tác kế toán như thế nào, kế toán viên phải thực hiện công tác kế toán ra sao.
Ở Việt Nam, hệ thống các chính sách và chế độ về kế toán thường xuyên được cập nhật để phù hợp với sự phát triển của nên kinh tế và khoa học kỹ thuật tạo điều kiện để các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán một cách thuận lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập:
2.3.1 Thực trạng kế toán NVL tại công ty
2.3.1.Đặc điểm, nhiệm vụ kế toán NVL tại công ty: 2.3.1.1.Đặc điểm NVL tại công ty xây lắp:
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu là những đối tượng lao động do doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua ngoài hoặc nhận của bên giao thầu công trình (bên A) để dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh xây lắp và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Phần lớn nguyên vật liệu trong hoạt động xây lắp vẫn mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu như trong các ngành sản xuất khác là khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, do đặc điểm của hoạt động xây lắp nên có một bộ phận vật liệu không mang đặc điểm trên.
2.3.1.2.Phân loại NVL:
Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, sản phẩm sản xuất ra là các công trình. Trong quá trình thi công cần rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như: cát, đá, xi măng, nhựa đường…, mỗi loại có đặc tính riêng, do vậy việc tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng, tạo điều kiện cho việc sử dụng và quản lý có hiệu quả cao nhất.
Căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu mà Công ty chia nguyên vật liệu ra thành các loại sau:
- Vật liệu chính: nhựa đường, xi măng, đá các loại, cát các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó, đất cấp phối là loại đất lẫn đá được dùng để làm nền cho những con đường mà Công ty thi công. Cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thường làm nắp cống.
- Vật liệu phụ: dầu bôi trơn máy móc, sơn kẻ đường, vôi… - Nhiên liệu: xăng các loại, củi, dầu Diezel
- Phụ tùng thay thế: các chi tiết máy móc, thiết bị
Qua cách phân loại ở trên ta thấy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán nguyên vật liệu phải có trình độ chuyên môn cao và có trách nhiệm trong công việc.
Trong giai đoạn hiện nay, nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng cơ bản được thị trường cung cấp kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra, Nhà nước quy định giá bán theo Thông tư 1216 và quy định cho một số mặt hàng trong ngành xây dựng. Hiện nay, Công ty đang áp dụng theo quyết định số 15 của Bộ tài chính về bảng giá của Bộ xây dựng ban hành.
Doanh nghiệp không lập sổ danh điểm để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu.
2.3.1.3.Đánh giá tình hình sử dụng NVL trong công ty:
Là doanh nghiệp được thành lập theo hình thức công ty cổ phần trực thuộc sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 mặc dù trải qua nhiều năm tháng thăng trầm và biến động của nền kinh tế, Công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển hoà nhập được với cơ chế thị trường, với phương trâm đặt chất lượng của các công trình lên hàng đầu. Chính vì vậy, để công trình thi công của Công ty được Nhà nước chấp nhận, có khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực xây dựng cơ bản và để có thể đứng vững trong thị trường, Công ty đã nhanh chóng đổi mới cách quản lý, tổ chức sản xuất. Cùng với việc triển khai các hoạt động tìm hiểu thị trường, tìm nguyên vật liêu đảm bảo chất lượng của công trình và tiến độ bàn giao công trình cho khách hàng… thì công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty được coi trọng đúng mức. Điều đó đã giúp cho giá thành công trình hợp lý và là cơ sở để Công ty xác định giá bàn giao công trình mà khách hàng có thể chấp nhận được. Với công trình có chất lượng cao, giá thành hợp lý của Công ty như hiện nay, Công ty đã có được sự tín nhiệm của Nhà nước, ngày càng nhận được nhiều hợp đồng với giá trị lớn. Đó là kết quả của những cố gắng hết sức to lớn của Ban giám đốc cũng như toàn thể cán
bộ công nhân viên trong Công ty, cùng với sự linh hoạt nhạy bén trong công tác quản lý sản xuất nói chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng.
2.3.1.4.Phương pháp tính giá và quản lý NVL tại doanh nghiệp: a. Phương pháp tính giá NVL tại Doanh nghiệp:
a.1. Tính giá vật liệu mua ngoài
Nguyên vật liệu của Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368 chủ yếu là mua ngoài, Công ty không tự gia công chế biến được vật liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất của mình. Do vậy, khi mua vật tư với số lượng lớn và vật tư không thông qua nhập kho mà đổ tại chân công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển là hoàn toàn do bên cung cấp chịu, thường thì chi phí này được cộng luôn vào giá mua. Ngoài ra, khi Công ty mua nhựa đường hoặc cấu kiện bê tông thì giá bán ghi trên hoá đơn cộng thêm với chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có).
Ví dụ: Trong tháng 03/2010, Công ty mua 100.000 kg nhựa đường của công ty thiết bị vật tư – bộ Giao Thông với giá 12.000 đ/ kg, thuế suất thuế GTGT là 10 %. Chi phí vận chuyển bốc dỡ số vật liệu trên bên bán chịu
Giá thực tế vật liệu = 12.000 * 100.000 = 1.200.000.000 đ nhập kho
a.2. Tính giá vật liệu xuất kho
Tại Công ty cổ phần thương mại và xây lắp 368, nguyên vật liệu xuất kho được tính theo giá bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phương pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính theo công thức sau:
Trị giá nguyên = Số lượng x Đơn giá bình vật liệu xuất kho xuất kho quân gia quyền
Mức giá bình quân gia quyền được xác định hàng tháng theo công thức sau:
Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu Đơn giá bình quân = tồn đầu tháng nhập trong tháng gia quyền tháng Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu tháng nhập trong tháng
Ví dụ: Trong tháng 03 năm 2011, xí nghiệp duy tu Gia Lâm được lệnh duy tu 2000 m2 đường Gia Lâm. Để thực hiện hợp đồng Phòng vật tư phải xuất 11.770 kg nhựa đường. Giá thực tế xuất kho Nhựa đường sẽ được tính như sau:
Giá trị Nhựa đường tồn đầu tháng là 332.750.000 đ với số lượng là 27.500 kg, giá trị vật liệu nhập trong tháng là 1.200.000.000 đ, số lượng 100.000 kg
Đơn giá bình quân = 332.750.000 + 1.200.000.000 = 12.060 đ/kg gia quyền tháng 27.500 + 100.000
Trị giá NVL xuất kho = 11.770 x 12.060 = 141.946.200đ
Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là nhựa đường còn các loại nguyên vật liệu khác mua về không thông qua nhập kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy, đối với các loại nguyên vật liệu này giá thực tế xuất kho chính là giá thực nhập. Còn nhựa đường Công ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó xuất kho đưa vào sử dụng cho các đối tượng, đơn giá vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền.