Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty là phần lớn vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất, mua về không thông qua nhập kho mà xuất thẳng đến chân công trình cho nên kế toán tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Nguyên vật liệu của Công ty xuất kho chủ yếu nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất nói chung. Do đó, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng.
Chứng từ sử dụng cho hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là: Phiếu xuất kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức.
Trong tháng, khi nhận được các chứng từ xuất kho trên kế toán tiến hành tập hợp, phân loại theo từng nhóm đối tượng sử dụng.
Để quản lý được nguyên vật liệu xuất cho từng xí nghiệp thì trong từng quý, Công ty lập hạn mức vật tư cho mỗi xí nghiệp. Sau đó, khi bắt đầu thi công, Công ty tiến hành ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với nhà cung cấp. Vật liệu sẽ được cung ứng đến tận chân công trình. Cán bộ cung tiêu chuyển hợp đồng về phòng vật tư của Công ty. Đây là căn cứ để lập phiếu nhập kho, xuất kho; từ đó kế toán nguyên vật liệu ghi sổ nhập - xuất vật liệu.
Ví dụ:
Tổng cộng vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 621 (GL) 663.380.400
Có TK 152.1 663.380.400
Tổng cộng nhiên liệu (củi) tham gia trực tiếp vào sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 627 23.751.600
Có TK 152.2 1.220.500 Có TK 152.3 22.495.100
Ngoài ra, đối với vấn đề kiểm kê nguyên vật liệu thì do Công ty ít dự trữ nguyên vật liệu trong kho mà vật liệu mua được chuyển thẳng xuống chân công trình, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí thuê kho, chi phí bảo quản. Trong tất cả các loại nguyên vật liệu thì chỉ có duy nhất nhựa đường là được mua nhập kho nhưng vì sản xuất đến đâu mua đến đó nên lượng vật liệu lưu kho là rất ít. Do đó, ở Công ty không có hoạt động kiểm kê nguyên vật liệu.
Ví dụ:
Trong tháng 3 năm 2011, doanh nghiệp được lệnh duy tu 2000m2 đường Gia Lâm với tiêu chuẩn như sau:
Chiều dày mặt đường là 10cm.
Căn cứ vào bảng hạn mức vật tư, phòng vật tư lập phiếu xuất kho theo hạn mức như sau:
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tháng 03 năm 2011 Số 05 Bộ phận sử dụng: Xí nghiệp duy tu Gia Lâm
Lý do xuất: duy tu đường
Đối tượng sử dụng: 2000 m2 đường Gia Lâm dày 10 cm, nhựa 5.5 kg/ m2.
Xuất kho tại: Sài Đồng – Gia Lâm
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt Số lượng thực xuất 1 Nhựa đường 152.1 kg 11.770 11.770
2 Đá dăm tiêu chuẩn 152.1 m3 263,8 263,8
3 Đá 4 x 2 152.1 m3 7,2 7,2 4 Đá 1 x 2 152.1 m3 47,4 47,4 5 Đá 0.5 x 1 152.1 m3 44 44 6 Củi 152.3 kg 9.200 9.200 7 Dầu Diezel 152.3 lít 250 50 8 Dầu phụ 152.2 lít 10,5 10,5 Ngày 02 tháng 03 năm 2011
Căn cứ vào Phiếu xuất kho theo hạn mức, thủ kho lập Phiếu xuất kho cho mỗi lần xuất.
Địa chỉ: Nhân Chính – Hà Nội (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Số 212 Nợ….621.. Ngày 02 tháng 03 năm 2011 Có….1521. Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Tuấn – Xí nghiệp duy tu Gia Lâm
Lý do xuất kho: Sài Đồng – Gia Lâm
Đơn vị tính: đồng S Tên, quy cách, phẩm chất vật Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c.từ Thực xuất 1 Nhựa đường Singapore 152.1 kg 11.770 11.770 12.060 141.946.200 Cộng 141.946.200
Xuất, ngày 02 tháng 03 năm 2011 Người nhận hàng Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty CP TM&XL 368 Mẫu số S12-DN
Địa chỉ: Nhân Chính-Hà Nội (Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 02/03/2011 Tờ số: 09
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nhựa đường Singapore Đơn vị tính: kg Mã số: 152.1
Ngày Số hiệu chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Kiểm kê ngày 01 tháng 03 27.500
2/03 05 Ông Minh mua nhập kho 100.000
8/03 110 Xí nghiệp xây dựng số 5 3.210
14/03 115 Xí nghiệp xây dựng số 4 6.420
16/03 118 Xí nghiệp duy tu Đông
Anh
6.420
18/03 125 Xí nghiệp duy tu Gia Lâm 11.770
22/03 130 Xí nghiệp duy tu Sóc Sơn 11.770
Cộng 100.000 39.590 87.910