3.4.1.Lực lượng bán hàng của Công ty
* Đội ngũ quản lý bán hàng
Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không kinh doanh nhiều mặt hàng như: thuốc lá điếu, vé máy bay, quần áo xuất khẩu, thực phẩm đóng hộp… nên công tác kiểm soát hơi khó khăn. Nhà quản lý phải phân ra cho các nhân viên phụ trách từng mảng hoạt động riêng. Cụ thể với các ngành hàng xuất khẩu sẽ do trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu phụ trách, mặt hàng thuốc lá điếu có một trưởng phòng phụ trách riêng, việc bán vé máy bay do giám đốc trung tâm bán vé máy bay quản lý. Nhân viên kiểm soát của Công ty phải luôn nắm bắt được tình hình hoạt động bán hàng, phải thường xuyên báo cáo và đặc biệt phải làm việc theo đúng với các tiêu chuẩn, quy tắc mà công ty đề ra. Hiện tại công tác tổ chức nhân sự kiểm soát của Công ty chưa được thực hiện tốt, bố trí nhân sự không phù hợp, gây lãng phí chẳng hạn doanh thu bán hàng thuốc lá điếu chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với mặt hàng thực phẩm đóng hộp và khăn dệt xuất khẩu thế nhưng vẫn được bố trí số nhân viên kiểm soát giống như hai mặt hàng trên. Điều này dẫn đến công việc của nhân viên kiểm soát ở bộ phận thuốc lá điếu rất nhẹ nhàng và thừa thời gian trong khi các bộ phận khác thì thiếu người, công việc luôn chồng chất.
* Nhân viên bán hàng: Kết cấu nhân viên bán hàng của công ty được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.3. Kết cấu nhân viên bán hàng của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không
Đơn vị tính: người
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Tổng lao động 31 32 35
Trình độ đại học 13 14 15
Trình độ cao đẳng 0 0 0
Trình độ trung cấp 18 18 20
Qua bảng trên ta thấy lực lượng bán hàng trong Công ty có trình độ trung cấp chiếm tỷ trọng lớn hơn so với trình độ đại học. Tuy nhiên lực lượng lao động có sự thay đổi qua các năm và ta nhận thấy lượng lao động có trình độ đại học ngày càng có xu hướng tăng lên.
3.4.2.Quy trình kiểm soát bán hàng tại Công ty
Sơ đồ 3.2. Quy trình kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không.
(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu) Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không đang áp dụng quy trình kiểm soát bán hàng như trên. Thực trạng việc áp dụng quy trình này được thể hiện ở từng bước như sau:
3.4.2.1. Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát là một bước rất quan trọng trong quy trình kiểm soát bán hàng của công ty. Tiêu chuẩn kiểm soát được xây dựng tốt, phù hợp với thực trạng hoạt động bán hàng của công ty sẽ giúp cho công tác kiểm soát của các cán bộ quản lý được dễ dàng hơn, kết quả kiểm soát thu được cũng chính xác hơn. Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không sử dụng các tiêu chuẩn sau để kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty:
- Tiêu chuẩn đầu ra:
+ Doanh thu từ hoạt động bán hàng
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng Điều chỉnh hoạt động bán hàng
Bảng 3.4. Tiêu chuẩn về sản lượng bán ra của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không từ năm 2006- 2008.
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Mặt hàng Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1 Thực phẩm đóng hộp 153.023 155.662 294.136 2 Hàng may mặc 38.464 23.756 36.471 3 Vé máy bay 2.262 2.224 2.629 4 Nhập khẩu 164.966 115.635 180.568 5 Xuất khẩu 2.276 709 500 6 Thuốc lá 3.024 2.071 3.568
(Nguồn: Phòng kế toán tài chính) Qua báo cáo của các nhân viên về doanh thu bán hàng của từng loại mặt hàng cụ thể nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát được công việc bán hàng cũng như có thể tìm ra được các biện pháp khắc phục kịp thời khi có sự cố phát sinh.
+ Số lượng đơn đặt hàng: Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không có quy mô kinh doanh khá lớn. Hoạt động bán hàng của Công ty chuyên về bán buôn nên số lượng đơn đặt hàng là một căn cứ khá quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được lượng hàng Công ty bán ra hàng tháng.
+ Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng: mức lợi nhuận dự kiến của Công ty tăng đều và nhanh qua các năm biểu hiện thông qua các chỉ tiêu lợi nhuận thuần, tỉ suất lợi nhuận…
- Tiêu chuẩn đầu vào: Tiêu chuẩn đầu vào được Công ty dùng để kiểm soát hoạt động bán hàng là chi phí bán hàng. Đó là các khoản chi phí liên quan đến việc đo lường bằng tiền, chúng gắn liền giá trị bằng tiền với đơn vị các khoản chi phí khác. Xác định các tiêu chuẩn về chi phí của Công ty là xác định vấn đề về lao động, tiền lương, chi phí cho sản phẩm của Công ty, chi phí mua hàng, chi phí marketing và một loạt các chi phí khác giúp cho việc tiêu thụ hàng hóa thuận lợi, đạt hiệu quả cao.
3.4.2.2. Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng
Bảng 3.5. Kết quả hoạt động bán hàng của công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không năm 2006- 2008
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh
2007/ 2006 2008/ 2007
1 Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ 378.415 314.642 522.839 (63.773) 208.197
2 Giá vốn hàng bán 346.410 282.695 496.514 (63.715) 213.819
3 Chi phí bán hàng 14.084 10.170 6.489 (3.914) (3.681)
4 Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế 1.718 1.746 39 28 (1.707)
(Nguồn: phòng kế toán tài chính) Qua bảng trên ta thấy, doanh thu và chi phí bán hàng của năm 2007 có giảm so với năm 2006 nhưng lợi nhuận của năm 2007 vẫn tăng so với năm 2006. Năm 2008, doanh thu của Công ty tăng lên rất nhiều so với năm 2007, chi phí bán hàng cũng giảm so với năm 2007. Tuy nhiên, do doanh thu từ hoạt động tài chính và các hoạt động khác của năm 2008 giảm so với năm 2007 nên lợi nhuận cũng bị giảm đi khá nhiều.
Ngoài ra, qua việc so sánh giữa kế hoạch bán hàngvới kết quả thực hiện được, ta có thể thấy được công tác bán hàng của doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không. Thông qua việc so sánh này ta cũng có thể nhận xét được chất lượng công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp.
Qua bảng trên ta thấy, doanh thu bán hàng của Công ty được thực hiện vượt so với kế hoạch ở cả 3 năm, đặc biệt năm 2008 doanh thu bán hàng tăng hơn 187 tỷ so với kế hoạch. Giá vốn hàng bán do đó cũng tăng lên đáng kể so với kế hoạch đề ra ban đầu. Nhưng tổng chi phí của các năm đều tăng rất nhiều so với kế hoạch đặc biệt là năm 2008 khiến cho lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm đi khá nhiều đặc biệt là năm 2008, lợi nhuận giảm so với kế hoạch hơn 2 tỷ đồng. Điều này cho thấy doanh nghiệp đã không kiểm soát tốt chi phí.
* Phương pháp kiểm soát: Mục đích của việc đánh giá kết quả hoạt động bán hàng nhằm giúp cho Công ty thấy thực trạng công tác bán hàng. Qua đó Công ty sẽ có thể đề ra các biện pháp để hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát bán hàng. Và để đánh giá công tác bán hàng thì Công ty sử dụng một số phương pháp kiểm soát sau:
- Hiện tại Công ty tiến hành kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là phương pháp kiểm soát khá đơn giản và được hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh áp dụng. Thông qua các báo cáo kết quả, bằng những số liệu thực tế thì nhà quản trị thấy được gần như toàn bộ công việc mà cấp dưới đã làm. Các báo cáo này được các cán bộ kiểm soát của công ty tổng hợp theo các kỳ nhất định. Trên cơ sở các báo cáo nhà quản trị sẽ tiến hành đánh giá kết quả hoạt động bán hàng của công ty. Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không có danh mục hàng hóa khá phong phú, bao gồm nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau nên công ty tiến hành tổng hợp kết quả bán hàng theo từng loại hàng, mục hàng. Các cán bộ phụ trách từng nhóm hàng cụ thể sẽ phải báo cáo lên nhà quản lý tình hình tiêu thụ của mặt hàng mà họ phụ trách Điều này đảm bảo cho việc kiểm soát của nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn, nhà quản lý sẽ nắm được tình hình bán ra của từng loại hàng cụ thể, công tác kiểm soát từng mặt hàng do đó cũng được tiến hành thuận lợi hơn.
- Ngoài ra Công ty còn sử dụng phương pháp kiểm soát thông qua việc thu thập ý kiến của các cán bộ kiểm soát về tình hình bán hàng nói chung và việc thực hiện công tác bán hàng của các nhân viên mà họ kiểm soát nói riêng.
* Các công cụ được sử dụng để đánh giá kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không.
Công cụ được Công ty sử dụng phổ biến nhất là các hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi. Công ty chuyên về bán buôn nên các công cụ này được tỏ ra phù hợp nhất, phản ánh chính xác nhất kết quả bán hàng của doanh nghiệp.
3.4.2.3. Điều chỉnh hoạt động bán hàng
Sau khi tiến hành đánh giá hoạt động bán hàng,nhà quản trị của Công ty sẽ tiến hành so sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn đã được thiết lập ban đầu. Một số biện pháp điều chỉnh đã được Công ty thực hiện như:
- Phân công nhiệm vụ một cách cụ thể hơn. Đối với từng nhóm hàng sẽ có người phụ trách về việc mua, bán, ghi chép riêng để đảm bảo tách bạch, rõ ràng giữa các mặt hàng. Hiện tại Công ty đã có một đội ngũ nhân viên kiểm soát phụ trách từng mặt hàng riêng. Do đó công tác kiểm soát bán hàng của doanh nghiệp đã rõ ràng, tách bạch hơn đối với từng loại mặt hàng, nhà quản lý do vậy cũng kiểm soát chặt hơn công tác bán hàng của toàn Công ty.
- Cán bộ công nhân viên phải làm báo cáo từng kỳ về tình hình thực hiện công việc, khuyến khích các nhân viên đưa ra các ý kiến đề xuất để cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc.
3.4.3. Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không.
3.4.3.1. Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không
- Hệ thống các tiêu chuẩn định lượng: Các tiêu chuẩn định lượng mà Công ty sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên gồm:
+ Doanh số bán hàng bằng tiền: Đây là tiêu chuẩn được Công ty sử dụng nhiều nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Cán bộ quản lý của Công ty sẽ căn cứ vào doanh số bán hàng của nhân viên để xem xét hiệu quả công việc mà họ đạt được, từ đó có thể có những giải pháp để điều chỉnh, khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả bán hàng.
+ Số lượng khách hàng mới: Số lượng khách hàng mới mà các nhân viên tìm được sẽ phản ánh năng lực, sự cố gắng của nhân viên trong công việc.
- Hệ thống tiêu chuẩn định chất: Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không sử dụng tiêu chuẩn kiến thức về sản phẩm mà Công ty kinh doanh để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng.
3.4.3.2. Tổ chức đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không.
* Quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên
Ấn định mục tiêu: Trước tiên Công ty sẽ đưa ra mục tiêu mà các nhân viên cần đạt được. Mục tiêu đưa ra giúp nhân viên thấy được công việc mà mình phải làm, định hình được cách thức làm việc và phấn đấu để hoàn thành được mục tiêu đó. Công việc này được công ty quan tâm thực hiện đúng mức nên đã tạo được động lực thúc đẩy nhân viên công ty làm việc tốt hơn.
Tạo sự kỳ vọng: Do đặc thù là công ty nhà nước mới chuyển đổi sang công ty cổ phần nên Công ty chưa chú trọng nhiều đến việc tạo sự kỳ vọng cho nhân viên bán hàng. Công ty thường chỉ tiến hành thưởng khi tổng kết cuối năm đạt kết quả cao. Tiền thưởng của Công ty cũng được chia đều cho các nhân viên chứ không có sự phân chia ai làm tốt, ai làm chưa tốt.
Xem xét công việc được thực hiện: Hoạt động này được giao cho các cán bộ kiểm soát thực hiện. Cán bộ kiểm soát của Công ty sẽ tiến hành xem xét công việc của các nhân viên bán hàng, báo cáo lên cấp trên để nhà quản lý có cơ sở đánh giá sự hoàn thành công tác của nhân viên bán hàng.
Đánh giá sự hoàn thành công tác: Nhà quản lý trên cơ sở báo cáo mà cán bộ kiểm soát đưa lên so sánh với chỉ tiêu đề ra ban đầu để đánh giá nhân viên có hoàn thành công việc được giao hay không. Sau khi tiến hành so sánh, nhà quản lý sẽ đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp đối với các nhân viên.
Thảo luận việc đánh giá với nhân viên: Công ty tiến hành các buổi thảo luận với nhân viên, trao đổi với nhân viên về kết quả đánh giá, đưa ra các biện pháp điều chỉnh và thu thập ý kiến đóng góp của các nhân viên.
* Phương pháp đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không.
Hiện tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không sử dụng các phương pháp sau để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng.
- Phương pháp xếp hạng được Công ty sử dụng nhiều nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên vì đây là một phương pháp khá đơn giản. Căn cứ vào việc xếp hạng, nhà quản lý của Công ty sẽ biết được nhân viên nào có thành tích tốt nhất, nhân viên nào làm việc kém hiệu quả nhất. Từ đó Công ty sẽ có biện pháp đưa ra để khuyến khích nhân viên bán hàng tốt hơn.
- Phương pháp ghi chép: Các cán bộ kiểm soát trong Công ty trong quá trình kiểm soát sẽ ghi chép lại những biểu hiện tốt và không tốt của nhân viên bán hàng.
Chương IV: Các kết luận và đề xuất nhằm đẩy mạnh kiểm soát bán hàng tại Công ty cổ phần cung ứng dịch vụ Hàng Không 4.1. Các kết luận và phát hiện về kiếm soát bán hàng tại công
ty
4.1.1. Những thành công và nguyên nhân
- Về lực lượng bán hàng của Công ty:
Lực lượng quản lý bán hàng của Công ty được phân công nhiệm vụ khá rõ ràng, cụ thể. Công ty sử dụng những nhân viên kiểm soát khác nhau đối với các loại mặt hàng khác nhau đảm bảo hoạt động kiểm soát được tiến hành thông suốt, không bị chồng chéo giữa các mặt hàng.
- Về quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng:
+ Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của Công ty nhìn chung đã bao gồm đầy đủ các bước: xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát- đánh giá kết quả hoạt động bán hàng- điều chỉnh hoạt động bán hàng.
+ Cán bộ kiểm soát phải làm báo cáo từng kỳ về tình hình thực hiện công việc, nên nhà quản trị luôn theo dõi được tình hình hoạt động bán hàng của doanh nghiệp
- Về quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bán hàng + Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên: Hiện tại Công ty sử dụng tiêu chuẩn doanh số bán hàng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của