a)Hình thức kế toán tại công ty:
Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của công ty Xây dựng và trang trí nội thất Việt Hà đã lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp .
TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
(2) Hàng ngày, cũng căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
(3) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
b) Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty
Hiện nay tại công ty mỗi kế toán đƣợc trang bị một máy vi tính và cùng sử dụng phần mềm kế toán KTV Accounting Software V7e để hạch toán các nghiệp vụ kế toán. Đồng thời mỗi kế toán chịu trách nhiệm một phần hành kế toán riêng sẽ lập sổ theo dõi trên Excel. Việc vận dụng máy tính trong công ty giúp cho công tác hạch toán, tổng hợp, kiểm tra của kế toán trở nên rất thuận tiện, hiệu quả và chính xác.
Khi Kế toán nhận đƣợc chứng từ phát sinh thì Kế toán tiến hành nhập vào phần mềm kế toán :
+ Bƣớc 1 : Nhấn vào biểu tƣợng " Nhập chứng từ" trên màn hình phần mềm kế toán
+ Bƣớc 2 : Chọn ngày tháng chứng từ + Bƣớc 3 : Chọn ngày tháng ghi sổ + Bƣớc 4 : Chọn số hiệu chứng từ + Bƣớc 5 : Diễn giải
+ Bƣớc 6 : Nhập tài khoản phát sinh Nợ + Bƣớc 7 : Nhập số tiền phát sinh Nợ + Bƣớc 8 : Nhập tài khoản phát sinh Có + Bƣớc 9 : Nhập số tiền phát sinh Có
+ Bƣớc 10 : Kiểm tra đối ứng số phát sinh cân đối + Bƣớc 11 : Ghi dữ liệu
Sau khi kế toán nhập thành công các bƣớc trên Phần mềm kế toán sẽ tự động nhập dữ liệu vào sổ cái chi tiết các tài khoản và Sổ nhật ký chung
Quy trình xử lý số liệu phần mềm KTV Accounting Software V7e có thể tóm tắt nhƣ sau: Nghiệp vụ kế toán phát sinh Chứng từ kế toán Lập chứng từ kế toán Xử lý tự động theo chƣơng trình đã cài đặt Cập nhật chứng từ hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp (Sổ NKC, sổ cái) Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán
Cập nhật chứng từ vào máy:
Vào sổ chi tiết tài khoản: