- Khi thu được cỏc khoản nợ khú đũi đó xử lý xúa sổ Thu tiền bảo hiểm cụng ty bảo hiểm được bồi thường
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.3.3.2. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi
a) Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi: Cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Số Cỏi là cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Nhật ký - Sổ Cỏi.
- Cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết.
b) Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi (Sơ đồ 1.17)
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn chứng từ cựng loại đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại) được ghi trờn một dũng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ Cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được lập cho những chứng từ kế toỏn cựng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi sổ Nhật ký - Sổ Cỏi, được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột phỏt sinh ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài
khoản ở phần Sổ Cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt
sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dư đầu thỏng (đầu quý) và số phỏt sinh trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng tài khoản trờn Nhật ký - Sổ Cỏi.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu cộng cuối thỏng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phỏt sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phỏt sinh Nợ của tất cả cỏc Tài khoản = Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc Tài khoản Tổng số dư Nợ của cỏc Tài khoản = Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc Tài khoản (4) Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khúa sổ để cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoỏ sổ của cỏc đối tượng lập “Bảng tổng hơp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và Số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký - Sổ Cỏi trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoỏ sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đỳng sẽ được sử dụng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ 1.17: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.3. Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
a) Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ Cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp kế toỏn chứng từ cựng loại Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
NHẬT Kí SỔ CÁI hợp chi tiết Bảng tổng
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cỏi.
- Cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết.
b) Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.18)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào sổ Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, phải khoỏ sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng Cõn đối số phỏt sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư từng tài khoản trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1.18 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.4. Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký - Chứng từ
a) Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ (NKCT) - Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn Cú của cỏc tài khoản kết hợp với việc phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng Nợ. Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp kế toỏn chứng từ cựng loại Sổ quỹ Sổ,thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
- Kế hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kế hợp rộng rói việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và trong cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
- Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế, tài chớnh và lập bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ gồm cú cỏc loại sổ kế toỏn sau: + Nhật ký chứng từ,
+ Bảng kờ, + Sổ Cỏi,
+ Sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết.
b) Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 1.19)
(1) Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vỏo cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc cỏc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan.
Đối với cỏc loại chi phớ sản xuất, kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2) Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi.
Đối với cỏc chứng từ cỏo liờn quan đến cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn
chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cỏi.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ 1.19 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.5. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
a) Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ.
Bảng kờ NHẬT Kí CHỨNG TỪ
Sổ cỏi
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh:
Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giốmg mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
b) Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh (Sơ đồ 1.20)
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy định của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp ( Sổ Cỏi hoặc Nhật ký - Sổ Cỏi…) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.20 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra