Công tác kế toán do một bộ phận chuyên trách đảm nhận gọi là phòng tài chính kế toán.Trong phòng kế toán trƣởng là ngƣời quản lý và điều hành trực tiếp các kế toán viên. Các nhân viên kế toán có trách nhiệm hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, làm báo cáo kế toán đồng thời phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán tại công ty.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán trong Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty)
Trong đó:
Kế toán trƣởng đồng thời là trƣởng phòng kế toán, có trách nhiệm lập báo cáo hàng quý, hàng năm. Là ngƣời trực tiếp quản lý các bộ phận trong phòng kế toán, điều hành toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phòng kế toán tài chính. Hay nói cách khác kế toán trƣởng là ngƣời thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho cấp trên, tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính, tín dụng và thông tin kinh tế ở Công ty.
Kế toán công nợ: là nơi theo dõi, đối chiếu các khoản nợ của khách hàng còn nợ, khi thanh toán các khoản phải thu, phải trả của đơn vị. Kế toán phải làm nhiệm vụ theo dõi đối chiếu công nợ nên việc theo dõi phải sát xao các khoản phải thu và phải trả. Kế toán có trách nhiệm tính toán tính chính xác toàn bộ khoản khách hàng thanh toán cho Công ty cũng nhƣ các khoản phải thu của Công ty. Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán công nợ
Kế toán bán hàng: theo dõi tình hình nhập kho vật tƣ hàng hoá, viết hoá đơn bán hàng, tính thuế và kế toán thuế…
Thủ quỹ: Nhập quỹ tiền mặt, quản lý việc thu chi tiền mặt của Công ty, hàng tháng đi rút tiền về để chi trả lƣơng cho cán bộ công nhân viên, chi theo chứng từ, trả các đơn vị khác, hàng ngày tập hợp các chứng từ thu chi, từ thu chi tiền mặt và lập báo cáo số dƣ quỹ tiền mặt hàng ngày.
* Nhiệm vụ và chức năng của phòng kế toán trong Công ty
Theo dõi, hạch toán quá trình kinh doanh, dịch vụ mà Công ty đƣợc sự cho phép của Nhà nƣớc, ngoài ra còn cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty. Báo cáo gồm những thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính của Công ty, đồng thời phải đảm bảo tính so sánh nhất quán, tính chính xác, trung thực, khách quan, kịp thời và đầy đủ mà rõ ràng và dễ hiểu. Chính vì vậy, nhiệm vụ cơ bản của phòng kế toán Công ty gồm:
- Ghi chép phản ánh số tài sản hiện có của Công ty và tình hình luân chuyển sử dụng tài sản, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động sử dụng vốn kinh doanh của Công ty.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán. Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng nguồn vốn kinh doanh, phát hiện và ngăn ngừa hành vi tham ô, vi phạm chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nƣớc.
- Cung cấp tài liệu, số liệu cho việc điều hành và quản lý các hoạt động trong Công ty. Kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế - tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
- Lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.
- Luôn luôn đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và đúng tiến bộ.
- Tổ chức mọi công việc kế toán để thực hiện đầy đủ, có chất lƣợng nội dung công tác kế toán của Công ty.