Hiện nay, Công ty Cổ phần Kim Chính ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và hàng tồn kho hạch toán độc lập theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên - Là một công ty hạch toán độc lập về số liệu SXKD. Chứng từ ghi sổ đƣợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc có cùng nội dung kinh tế, bởi vậy kế toán Công ty phải xác định đƣợc nội dung mở chứng từ ghi sổ theo mục đích phản ánh, sau đó tuỳ thuộc tính chất phát sinh nghiệp vụ của đối tƣợng, mở chứng từ ghi sổ để xác định kỳ ghi chứng từ ghi sổ và quy trình hạch toán hệ thống sổ kế toán của hình thức “chứng từ ghi sổ” mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Hình thức hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Trong đó:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ, thẻ chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
* Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Hàng tháng nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra lập các chứng từ ghi sổ. Đối chiếu những nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều và thƣờng xuyên, cuối tháng hoặc định kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc chuyển đến kế toán trƣởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp với đầy đủ chứng từ gốc kèm theo để bộ phận ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào Sổ cái. Cuối tháng khoá sổ tìm ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của từng tài khoản trên sổ cái, tiếp đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản tổng hợp trên bảng cân đối phát sinh của các tài khoản tổng hợp trên trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp nhau và khớp với số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các chứng từ liên quan đến tiền vào sổ quỹ riêng.
* Hệ thống sổ của công ty
Để giúp đơn vị quản lý hạch toán kế toán chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán, hiện nay công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán theo hệ thống báo cáo của Bộ tài chính.
Sổ đăng ký chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa để kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối kế toán.
Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản tổng hợp quy định trong chế độ kế toán. Sổ cái là sổ thƣờng đóng thành quyển, mở cho từng tháng một trong đó mỗi tài khoản đƣợc dành riêng một trang hoặc một số trang sổ tuỳ theo khối lƣợng nghiệp vụ ghi chép nhiều hay ít.