Cũng như các doanh nghiệp khác, theo quy định của Nhà nước mỗi năm công ty cổ phần Container Việt Nam (Viconship) tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, và các tài sản khác một lần vào cuối năm.
Mục đích của việc kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ là để xác định lại số lượng, giá trị và chất lượng của vật tư trong kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý vật liệu ở công ty. Trước mỗi lần kiểm kê, được sự thông báo của hội đồng kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho kiểm kê. Đồng thời, ở phòng kế toán, các sổ kế toán về vật liệu đều được khoá sổ sau khi kế toán tính ra giá trị tồn kho của vật liệu. Thông qua việc cân, đo, đong, đếm … Hội đồng kiểm kê phát hiện kết quả kiểm kê trên Biên bản kiểm kê vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm kê này, giám đốc công ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định xử lý thích hợp như: thanh lý, nhượng bán, quyết định đòi bồi thường nếu cá nhân làm mất hoặc hỏng… Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ. Nhìn chung công tác quản lý vật liệu của công ty là khá tốt nên không có trường hợp mất mát, chỉ có một vài trường hợp thiếu, bị hư hỏng do nguyên nhân khách quan.
Ví dụ 10:
Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2010, Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật liệu (Biểu 2.3.1)
Đơn vị: Công ty cổ phần container Việt Nam Mẫu số: 05-VT
Địa chỉ: Số 11 - Võ Thị Sáu - Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Năm: 2010 - Thời điểm kiểm kê: 9h00 ngày 31 tháng 12 năm 2010
- Ban kiểm kê gồm:
+ Ông: Bùi Trung Kiên – Phòng PC – Trưởng ban kiểm kê + Bà: Nguyễn Thị Nhung – Thủ kho - Ủy viên
+ Bà: Phạm Hoàng Lan – Kế toán vật tư - Ủy viên Đã kiểm kê cho những mặt hàng dưới đây:
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư
Đơn vị tính
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Doăng tròn Cái 17 17 - - x 2 Vòng bi Vòng 13 13 - - x 3 Phớt Cái 25 25 - - x 4 Vít Cái 300 300 - - x …………..
Kết luận của ban kiểm kê: Tất cả vật liệu còn tốt 100%, không có chênh lệch giữa sổ sách và kế quả kiểm kê. Giám đốc (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên)
Trưởng ban kiểm kê
(Kí, họ tên)
CHƢƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CONTAINER VIỆT NAM (VICONSHIP)