+Bước 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng được lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bước 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số lượng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lượng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên lưu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
Phiếu xuất kho được chuyển lên cho những người có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
+ Bước 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lượng thực vào cột “ số lượng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã được cung cấp trên lệnh giao hàng về người nhận hàng mới được xuất hàng. Người nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bước 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bước 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bước 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ được chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bước 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá
.
Lệnh giao h ngà
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận h ng ký xác nhà ận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc Sổ theo dõi h ng à hoá ra v o cà ổng No No Yes Yes
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa
hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung như sau:
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280
LỆNH GIAO HÀNG
Tên khách hàng: Chú Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 – Văn Sơn - Đo Lương – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ô Kẽm Φ 20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.400 20.496.000
2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 94.300 10.655.900
3 Ô kẽmΦ 26/34(1,6) szmsco Cây 88 108.700 9.565.600
4 Ô kẽmΦ 26/34(1,9)VG Cây 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu hai trăm bảy mươi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh
Phương thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Các lưu ý khác:……… Lệnh giao hàng được gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 28/12/2004 Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
Biểu số 03: Phiếu điều động phương tiện
Công ty Thép Thăng Long
PHIẾU ĐIỀU ĐỘNG PHƯƠNG TIỆN
Tên người đề nghị:… Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lương- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phương tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lượng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004 Người đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ được xuất sau khi phiếu xuất kho được Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển về phòng kế toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công tyTTL
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên người nhận hàng: …Anh Hải…Địa chỉ: lái xe bên mua Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Ô kẽmΦ20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 93.500 10.565.500 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)szmsco Cây 88 108.000 9.504.000 4 Ô kẽmΦ26/34(1,9)VG Cây 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi chín triệu chín trăm tám mươi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng người nhận Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước- xuất trước. Xét cụ thể mặt hàng ống kẽm Φ 20/27(1,6)Szmsco của công ty thép Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 như sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây Ngày 05/12, xuất: 5.000 cây
Ngày08/12, nhập: 10.000 cây , ĐG:85.000 đ/cây Ngày12/12 , xuất: 400 cây
Giá vốn của mặt hàng này được tính như sau:
Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cây , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000