5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.4.2 Công tác lƣu trữ
Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làm bằng chứng tra cứu thông tin khi cần thiết.
Công tác lƣu trữ của công ty Hoàng Thành bao gồm các nội dung sau: - Thu thập và bổ sung tài liệu.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 68
- Xác định giá trị tài liệu, sắp xếp phân loại, đăng ký, thống kê tài liệu làm công cụ tra cứu văn bản: nhân viên văn thƣ của công ty đã sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dƣới. Tài liệu của công ty đƣợc xếp thẳng đứng, do đó tiện cho việc xếp vào lấy ra, dễ đọc bìa tiện cho tra cứu.
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu: khu vực lƣu trữ tài liệu của công ty cao ráo thoáng mát và nhân viên văn thƣ thƣờng xuyên lau chùi, quét dọn kho lƣu trữ, tủ đựng hồ sơ, sử dụng thuốc chống ẩm mối mọt.
- Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu: khi cá nhân bộ phận hay phòng ban nào có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lƣu trữ thì văn thƣ đã tra tìm tài liệu đáp ứng nhu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hƣ hỏng nặng thì văn thƣ không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản sao.
- Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn: trƣớc khi tiêu hủy nhân viên đã đánh giá lại giá trị tài liệu, văn bản. Tiêu hủy tài liệu khi đƣợc sự đồng ý của Trƣởng phòng tổ chức Hành chính – Nhân sự, có ngƣời làm chứng và có biên bản tiêu hủy.
Quy định phân loại hồ sơ, thời gian lưu trữ
Tất cả các loại hồ sơ đều đƣợc phân loại theo danh mục và đƣợc lƣu trữ theo thời gian quy định.
Đối với các trƣờng hợp không quy định số năm lƣu trữ thì việc lƣu trữ đƣợc thực hiện vô thời hạn. Ví dụ: đối với hồ sơ nhân sự lƣu trữ cho đến khi nhân sự nghỉ việc, đối với hồ sơ thiết bị lƣu cho đến khi thanh lý…
Trƣờng hợp nếu hợp đồng quy định các hồ sơ phải đƣợc lƣu trữ lâu hơn thời gian quy định trong bảng phụ lục đính kèm thì các bộ phận thực hiện lƣu trữ theo quy định của hợp đồng.
Ngoài các hồ sơ liệt kê trong bảng phụ lục đính kèm, các hồ sơ khác và hồ sơ theo biểu mẫu tự do các đơn vị tự kiểm soát phục vụ cho công việc của đơn vị mình.
Mốc tính thời gian lƣu trữ đƣợc tính từ khi công ty hoàn tất các trách nhiệm đƣợc quy định trong hợp đồng (thanh lý hợp đồng) ngoại trừ trách nhiệm lƣu trữ hồ sơ đặc biệt (nếu có quy định). Khi hết hạn lƣu trữ, trƣởng các bộ phận có liên quan có thể xem xét quyết định lƣu giữ lại một số hồ sơ nào đó lâu hơn để tham khảo nếu thấy cần.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 69 Phương pháp quản lý hồ sơ, lưu trữ
Hồ sơ đƣợc lƣu và quản lý bằng phƣơng pháp nhập file, túi hồ sơ, hộp, cặp hồ sơ, lƣu bằng tủ đựng hồ sơ.
Các phƣơng tiện lƣu trữ đều phải có tên, thời gian hiệu lực, mã hiệu (nếu có). Phƣơng pháp lƣu trữ:
- Lƣu theo công trình
- Lƣu theo đầu mục công việc
- Lƣu theo thời gian (năm, quý, tháng…) - Lƣu theo vần ABC
Những kết quả đã đạt đƣợc
Công tác lƣu trữ hồ sơ tài liệu của công ty đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000. Trƣớc khi lƣu trữ bộ phận văn phòng tiến hành lập hồ sơ tài liệu trƣớc, khi giải quyết công việc nào thì tiến hành lập hồ sơ công việc đó luôn. Hồ sơ đƣợc hình thành ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc cho đến khi công việc đƣợc hoàn thành. Đây chính là điều kiện thuận lợi để tiến hành lƣu trữ tài liệu.
Hồ sơ, tài liệu đƣợc lƣu theo cả file cứng và file mềm làm quá trình tìm kiếm, tra cứu đƣợc nhanh chóng và chính xác hơn.
Xây dựng đƣợc quy chế công tác lƣu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thƣ từng bƣớc đƣa công tác này vào nề nếp.
Tài liệu lƣu trữ luôn ở tình trạng tốt, không ẩm mốc hƣ hỏng.
Những mặt còn tồn tại
Việc phân loại, lƣu trữ tài liệu còn nhiều thiếu sót nên gây khó khăn cho việc tìm kiếm, tra cứu.
Tài liệu lƣu trữ còn nghèo nàn không đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng.
Việc tham khảo tài liệu phục vụ cho công việc của các phòng ban, đơn vị gặp nhiều khó khăn.
Kho lƣu trữ và các thiết bị bảo vệ xung quanh nhà kho chƣa đƣợc đảm bảo theo tiêu chuẩn của việc lƣu trữ văn bản.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 70
Nguyên nhân
Công tác lƣu trữ hồ sơ tài liệu tại công ty đƣợc thực hiện theo mô hình phân tán, tức là các phòng ban chức năng tự quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình. Công ty chƣa có kho lƣu trữ thống nhất, đây chính là một khâu yếu của công tác lƣu trữ tại công ty.