5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối nội, đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời quyết định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền thông trực tiếp. Trên thực tế tại công ty Hoàng Thành thƣờng có các cuộc họp, hội nghị nhƣ:
- Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra phƣơng hƣớng cho năm kế tiếp.
- Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.
- Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện công việc trong tháng và giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Giám đốc công ty. Công tác tổ chức hội nghị của công ty đƣợc thực hiện theo quy trình sau:
* Giai đoạn chuẩn bị
Chuẩn bị nội dung
Công ty đã căn cứ vào mục đích trọng tâm của hội nghị để chuẩn bị nội dung cho phù hợp. Những nội dung chuẩn bị gồm có:
- Báo cáo chính - Báo cáo bổ sung
- Những vấn đề thảo luận
- Kết luận chƣơng trình hành động - Bài phát biểu của lãnh đạo
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 71
Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị ngƣời chuẩn bị nội dung đã nắm đƣợc danh sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức nào viết tham luận cho hội nghị.
Tất cả báo cáo và tham luận đều đƣợc viết thành văn bản gửi trƣớc cho ngƣời chuẩn bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng thời gian đƣợc quy định.
Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của báo cáo chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề cần đƣa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.
Chuẩn bị thành phần tham dự
Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ: - Đối tƣợng chính của hội nghị là ai, tại sao?
- Cấp trên, ngang cấp, cấp dƣới và nội bộ thì mời những ngƣời nào?
- Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung, tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào).
Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích, nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch.
Dự kiến thời gian, địa điểm, chƣơng trình hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh đạo để xác định thời gian, địa điểm, chƣơng trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã đƣợc ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục để tổ chức hội nghị:
- Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu nghiêm chỉnh, đẹp có chất lƣợng để phục vụ hội nghị.
- Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chƣơng trình, hồ sơ tài liệu và các điều hƣớng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công việc cần thiết cho hội nghị.
Công tác chuẩn bị hậu cần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích cực chuẩn bị cho hội nghị. Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lƣợng ngƣời tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt nhƣ:
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 72
- Phòng ở, phòng ăn - Phƣơng tiện đi lại - Giờ nghỉ giải lao - Nghỉ giải trí buổi tối - Chuẩn bị trật tự an ninh
Với những hội nghị lớn công ty đã họp thƣờng là để thống nhất những vấn đề sau: - Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những vấn đề cần đƣa ra thảo luận trong hội nghị.
- Quyết định danh sách khách mời.
- Quyết định chƣơng trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.
Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu, chƣơng trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
* Giai đoạn tổ chức điều hành hội nghị
Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị
Trƣớc khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị cùng với văn phòng và thƣ ký đã xem xét lại lần cuối các văn bản, tài liệu, chƣơng trình hội nghị, đến tận hội trƣờng kiểm tra cách trang trí, khẩu hiệu, biểu tƣợng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho các đại biểu ở xa.
Tất cả những công việc trên đã đƣợc kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu thấy việc gì chƣa đảm bảo thì chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc chuẩn bị cho hội nghị diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ ngồi trong hội trƣờng
Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức đã có kế hoạch phân công ngƣời đón đại biểu.
Nếu là khách mời cấp trên thì đƣa khách vào phòng khách trƣớc, sau đó đƣa khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trƣờng, đƣa chƣơng trình, tài liệu cho khách.
Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành phố, trung ƣơng, khách nƣớc ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ chức đã đến thăm và làm việc xã giao trƣớc cũng nhƣ trao đổi một số nét về hội nghị.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 73
Tùy vào phạm vi, tính chất của hội nghị ban tổ chức đã xây dựng chƣơng trình làm việc cụ thể. Chƣơng trình hội nghị đƣợc chuẩn bị từ trƣớc, với những hội nghị lớn của công ty chƣơng trình hội nghị đã đƣợc gửi trƣớc tới đại biểu kèm theo giấy mời.
Trong nội dung chƣơng trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của ngƣời chịu trách nhiệm từng nội dung trong chƣơng trình.
Điều hành hội nghị
Giai đoạn điều hành hội nghị của công ty gồm các bƣớc sau: - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thƣ ký đoàn. - Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
- Trình bày báo cáo chính tại hội nghị. - Trình bày báo cáo bổ sung.
- Những tham luận đóng góp với hội nghị. - Điều hành việc thảo luận trong hội nghị.
- Ghi chép trong hội nghị: diễn biến hội nghị, ngƣời điều hành hội nghị, họ tên và nội dung ý kiến của từng đại biểu, các kết luận…
- Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nƣớc uống…
Công ty đã có cơ chế phân công ngƣời đôn đốc, kiểm tra để không xảy ra sai sót. Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần đã có kế hoạch và phân công ngƣời tiếp tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh toán, giải quyết các công việc về tài chính, kinh phí cũng nhƣ các mối quan hệ sao cho ổn thỏa, tốt đẹp.
Một số việc làm sau hội nghị
Sau hội nghị văn phòng đã giúp lãnh đạo: * Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờ sau:
- Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị. - Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời.
- Danh sách đại biểu tham dự hội nghị. - Chƣơng trình hội nghị.
- Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo. - Báo cáo chính tại hội nghị
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 74
- Bài phát biểu của đại biểu cấp trên. - Biên bản hội nghị.
- Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị. - Lời bế mạc hội nghị.
Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lƣu lại vào hồ sơ những văn bản có giá trị.
* Thông báo, triển khai kế hoạch hội nghị
Văn phòng đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trƣơng, nhiệm vụ, giải pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu đƣợc những việc cần quan tâm tới các đơn vị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để hội nghị đƣợc triển khai và có kết quả tốt.
* Tổ chức rút kinh nghiệm
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị văn phòng công ty và các bộ phận liên quan đã cùng nhau rút kinh nghiệm. Chủ trì cho cuộc họp rút kinh nghiệm là ngƣời đƣợc phân công tổ chức hội nghị.
Trong cuộc họp, các bộ phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những ngƣời có liên quan đã kiểm điểm lại từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai sót, những việc đã làm nâng cao chất lƣợng hội nghị và cùng nhau rút kinh nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau đƣợc tổ chức tốt hơn.
Những kết quả đã đạt đƣợc
Thông qua việc tổ chức các cuộc họp, ban lãnh đạo có thể đánh giá đƣợc tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm, quý, tháng của công ty để từ đó đề ra đƣợc những phƣơng hƣớng kế hoạch chỉ đạo thực hiện.
Bản kế hoạch của hội nghị đƣợc lập rất khoa học, bao gồm đầy đủ những thông tin cần thiết, do đó rất thuận lợi cho ban lãnh đạo và các phòng ban làm căn cứ thực hiện.
Các mệnh lệnh, thông báo, quyết định, nghị quyết của hội nghị sau khi hội nghị kết thúc đƣợc triển khai nhanh dƣới dạng văn bản đến các phòng ban chuyên môn và các đơn vị liên quan.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 75
Việc lập hồ sơ hội nghị đảm bảo thu thập đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết và đƣợc bảo quản cẩn thận. Các báo cáo chính, báo cáo bổ sung, tham luận, bài phát biểu…của lãnh đạo đƣợc chuẩn bị chu đáo.
Đồng thời thông qua các cuộc họp lãnh đạo công ty có thể nắm bắt đƣợc tâm tƣ, nguyện vọng của tập thể cán bộ công nhân viên làm việc tại công ty, đảm bảo đƣợc nguồn thông tin hai chiều giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên từ đó nâng cao đƣợc hiệu quả công tác quản lý và sản xuất.
Những mặt còn tồn tại
Tại một số cuộc họp, hội nghị của công ty thành phần tham dự không đầy đủ. Trong thời gian diễn ra các cuộc họp còn có một bộ phận ngƣời tham gia nhƣng không tập trung hoặc làm việc riêng, do đó không nắm đƣợc chủ trƣơng, tinh thần của hội nghị. Thậm chí một số cán bộ quản lý còn thờ ơ, coi nhẹ việc tham gia các cuộc họp của công ty.
Công tác đón tiếp khách cho hội nghị, đặc biệt là khách nƣớc ngoài đôi khi còn chƣa thật sự chu đáo.
Các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, hội nghị còn thiếu thốn.
Nguyên nhân
Khả năng tổ chức cuộc họp, hội nghị của văn phòng còn chƣa cao, vẫn còn lúng túng trong khâu chỉ đạo lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị. Công tác chuẩn bị giấy mời, làm thông báo còn chậm, các đơn vị không bố trí đƣợc thời gian gây ảnh hƣởng đến thành phần tham dự.
Trình độ ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên văn phòng còn hạn chế nên đã tạo ra rào cản trong việc giao tiếp với khách nƣớc ngoài.
Việc giáo dục, tuyên truyền về ý nghĩa, tầm quan trọng của các cuộc họp, hội nghị cho cán bộ nhân viên của công ty còn chƣa thƣờng xuyên. Chính vì vậy mà kết quả của một số cuộc họp và hội nghị chƣa thật sự hiệu quả.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 76
2.2.3.6 Công tác hậu cần
Để duy trì quản lý, để công việc của văn phòng đƣợc diễn ra trôi chảy thì bất cứ một công ty nào cũng chú trọng đến công tác hậu cần của mình. Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, trang thiết bị trong công ty đều thuộc về công tác hậu cần của văn phòng công ty. Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị của văn phòng nhƣ sau:
- Đối với các trang thiết bị trong các phòng ban: Văn phòng căn cứ vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tƣ của các phòng ban vào ngày 28 hàng tháng rồi tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký. Sau khi Giám đốc xét duyệt, cán bộ kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ của công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị.
Mẫu 12: Phiếu đề nghị mua sắm văn phòng phẩm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẨM
Ngày tháng:…………..
Phòng ban yêu cầu:…………
STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích
Chữ ký
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 77
Mẫu 13: Kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
KẾ HOẠCH MUA SẮM VĂN PHÒNG PHẤM
Số:…….Ngày tháng………
STT Nội dung Đơn vị tính Số lƣợng Mục đích
Ngƣời lập kế hoạch Chữ ký của lãnh đạo công ty
Mẫu 14: Sổ giao nhận văn phòng phẩm
STT Ngày tháng Chủng loại Số lƣợng Ký nhận Ghi chú
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 78
Công tác hậu cần của công ty đƣợc thực hiện với các công việc nhƣ: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc của công ty, tham gia tổ chức các cuộc họp, hội nghị, khánh tiết, tiếp khách của công ty…
* Chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác
Trong thời gian qua, văn phòng công ty đã đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác.
Văn phòng liên hệ trƣớc với nơi đến công tác, chuẩn bị cho lãnh đạo những tài liệu cần thiết liên quan đến chuyến đi. Văn phòng căn cứ vào chuyến đi để bố trí phƣơng tiện cho lãnh đạo (đặt vé nếu là phƣơng tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của công ty). Công ty có tổ lái xe gồm 4 nhân viên đảm bảo việc đƣa đón lãnh đạo đi công tác đƣợc nhanh chóng và kịp thời.
Trƣớc các chuyến đi Trƣởng phòng hành chính tham dự những buổi họp giao ban công việc giữa Giám đốc và Phó Giám đốc để nắm vững nội dung mà Giám đốc ủy quyền giải quyết, nắm vững đƣợc những công việc mà Giám đốc yêu cầu các phòng ban, đơn vị cùng các chuyên viên phải thực hiện.
Trong thời gian Giám đốc đi công tác mọi nhân viên trong phòng đã giúp Phó giám đốc thực hiện những công việc mà Giám đốc ủy quyền. Ngoài ra Trƣởng phòng còn ghi lại những công việc quan trọng xảy ra một cách chi tiết, khi Giám đốc trở về Trƣởng phòng báo cáo tóm tắt các hoạt động trong thời gian Giám đốc đi vắng và nhận các giấy tờ chi phí công tác và làm thủ tục thanh toán cho Giám đốc.
* Công tác tiếp khách
Trong việc tiếp khách văn phòng công ty đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số lƣợng khách lớn xin gặp Giám đốc. Với những trƣờng hợp đột xuất lãnh đạo không tiếp khách đƣợc thì văn phòng đã chủ động xin lỗi khách và hẹn gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo và công ty.