Để hoạt động văn phòng có hiệu quả đòi hỏi các bộ phận phải có sự thống nhất cao về lề lối làm việc.
Trớc hết cần hoàn chỉnh hệ thống quy định về chế độ làm việc của phòng Tổ chức Hành chính cũng nh các bộ phận khác nhằm tạo lập mối quan hệ mật thiết giữa phòng với ban lãnh đạo Trung tâm cũng nh các phòng ban chuyên môn.
Hiện nay Trung tâm đã có những quy định về chức năng, nhiệm vụ của phòng và các bộ phận trong phòng nhng vẫn cần bổ sung một số quy định sau:
- Quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ Dịch vụ kỹ thuật. Đây là bộ phận có nhiệm vụ thờng xuyên kiểm tra, bảo dỡng và sửa chữa kịp thời cơ sở vật chất, mọi trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Trung tâm, đặc biệt là đối với mảng kinh doanh Siêu thị. Tuy nhiên hiện nay bộ phận này cha hoàn thành tốt nhiệm vụ vì Trung tâm cha có quy định cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm của từng nhân viên cụ thể. Ví dụ đôi khi nhân viên về điện lạnh vắng mặt mà có sự có về phần này thí các nhân viên khác cũng không giải quyết, gây tình trạng ách tắc trong công việc. Vì vậy
cần quy định chế độ kiêm nhiệm chức năng cũng nh chế độ bồi dỡng hợp lý để tạo thuận tiện cho bộ phận này.
- Chế độ lập chơng trình công tác: quy định này nhằm đảm bảo cho hoạt động của Trung tâm đợc diễn ra đúng tiến độ, tạo sự thống nhất cao trong công việc để cùng nhau hoàn thành đúng kế hoạch. Phòng Tổ chức Hành chính nên có thêm quy định về thời gian cụ thể các bộ phận phải nộp dự trù công cụ lao động trong tháng tới nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận quản lý tài sản có cơ sở lập dự trù chung trình lãnh đạo duyệt, từ đó có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các bộ phận khi cần bổ sung dụng cụ.
- Chế độ thông tin báo cáo: hiện nay công tác thông tin báo cáo ở các bộ phận tơng đối tốt. Tuy nhiên đôi lúc Trung tâm cha thực hiện đúng thời gian trả lơng cho lao động, nguyên nhân là do một vài bộ phận thờng xuyên chậm trễ trong việc nộp bảng chấm công và bình xét xếp loại lao động hàng tháng, gây ảnh hởng chung tới toàn Trung tâm. Vì vậy nhất thiết cần có quy định thêm về thời gian các bộ phận phải nộp bảng chấm công hàng tháng.
Kết luận
Với khoảng thời gian 03 năm đi và hoạt động, Trung tâm Thơng mại Intimex đã dần đi vào ổn định, trởng thành và phát triển. Qua từng giai đoạn với những nhiệm vụ khác nhau, Trung tâm đã có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức nhằm đáp ứng đợc yêu cầu thực tế hoàn thành những nhiệm vụ kinh doanh, dịch vụ mà Nhà nớc giao cho.
Nằm trong bộ máy tổ chức, phòng Tổ chức Hành chính tuy không thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhng đã có đóng góp không nhỏ cho sự lớn mạnh của Trung tâm. Phòng đã ngày càng hoàn thiện về cơ cấu cũng nh sự điều hành hoạt động. Với việc tổ chức tốt, phòng đã hoàn thành nhiệm vụ của mình trong việc giúp lãnh đạo quản lý hành chính quản trị phục vụ cho điều hành công việc, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Trung tâm. Để hoàn thành tốt khối lợng công việc nh vậy, không chỉ có sự quan tâm của lãnh đạo Trung tâm đối với văn phòng mà do cơ cấu hoạt động khá hợp lý, thêm nữa đó là những phấn đấu nỗ lực vợt qua khó khăn và là ý thức trách nhiệm, là sự sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ công nhân viên trong phòng.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt đợc, hoạt động văn phòng Trung tâm vẫn còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi phải có sự cải tiến chấn chỉnh cho phù hợp với tình hình mới, xã hội mở cửa và nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Hiện đại hoá công tác văn phòng là yêu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển. Đây là một vấn đề còn khá mới mẻ, xong để đơn vị mình tồn tại và phát triển đợc trong cơ chế mới thì đòi hỏi đơn vị phải xây dựng một văn phòng theo chiều hớng mới, con ng- ời hoạt động văn phòng phải có hàm lợng chất xám cao chứ không chỉ đơn thuần là lao động tác nghiệp. Những ý kiến của tôi trong chuyên đề này hi vọng sẽ giúp ích đợc phần nào vào việc hiện đại hoá công tác văn phòng tại Trung tâm Thơng mại Intimex.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thơng mại Intimex, tôi đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Quý cơ quan và sự hớng dẫn chu đáo của Thầy giáo hớng dẫn. Đó là điều kiện giúp tôi hoàn thành chuyên đề này. Tuy nhiên do điều kiện thời gian và lợng kiến thức có hạn, chuyên đề này mới chỉ đề cập tới một số vấn đề cơ bản và chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp, chỉ bảo của Quý nhà trờng, Quý cơ quan và những ngời đi trớc.