dấu một phần hay cả từ đầu thì cả từ đầu
lớn.
sẽ được định dạng theo cỡ chữ 2. Chọn tab Insert, trong nhóm Text,
nháyDrop Cap(Chữcái lớn).
3. Nháy chuột ở một trong ba khả năng lựa chọn dưới Position (vị trí): None
(không), Dropped (đẩy xuống) và In Margin (ở lề).
4. Trong hộp Font (phông) bạn có thể chọn phông chữ.
5. Chọn số hàng chữ đầu thò xuống ở ô
Lines to drop.
6. Chọn khoảng cách từ bên phải chữ đầu tới phần còn lạiởô Distance from text (khoảng cách tới đoạn văn). 7. Nháy nútOK.
Dùng Format Paint
Word cung cấp cho ta một công cụ khá hiệu lực và thuận tiện để thực hiện tất cả các công việc về định dạng phông chữ, đoạn văn đã được trình bày ở trên một cách nhanh chóng và thống nhất trong suốt tài liệu của bạn mà không phải lặp lại các thao tác tác đó trong từng đoạn văn. Đó là nút Format Painter (chổi định dạng) trên tab Home trong nhóm Clipboard có biểu tượng
(hình một cái chổi quét sơn). Nguyên tắc sửdụng nó thật đơn giản: giả sử bạn có một đoạn văn bản đã định dạng một cách hoàn hảo và bạn muốn tất cả phần còn lại trong văn bản của bạn cũng được định dạng như thế. Nút dùng để sao chép định dạng phông (Font) và đoạn (Paragraph)
từ đoạn này sang đoạn khác. Để sao chép đoạn thứ hai, chúng ta tiến hành như sau:
định dạng từ đoạn nào đó sang 1. Chọn (bôi đen) đoạn văn đã được định dạng (có thể bằng cách kéo thả
chuột, nháy lềtrái hai lần hay nháy ba lần trênđoạn văn).
2. Nháy trên tab Home trong nhóm Clipboard. Nếu di chuyển chuột, con trỏ của nó bây giờ có hình dạng cái chổi sơn.
3. Kéo con trỏ chuột tới đoạn văn cần định dạng và nháy chuột.
Lưu ý: Nếu muốn định dạng nhiềuđoạn văn bản, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách nháy hai lần ở bước 2. Khi đã định dạng xong tất cả các đoạn cần thiết bạn phải nháy chuột một lần ở nút
BÀI 5. ĐỊNH DẠNG VÀ SẮP XẾP CÁC DANH SÁCH
Tạo danh sách các mục
Đối với những phần văn bản có tính chất liệt kê dưới dạng danh sách các khoản mục, chúng ta sử dụng lệnh Bullets (Dấu đầu dòng),
Numbering (Đánh số thứ tự) hoặc
mức):
Multilevel List (Danh sách nhiều
Các hành tinh trong Hệ Mặt trời Thứ ba, 4/6/93 • • • • Sao Hỏa Sao Thủy Trái đất Sao Kim 1. 2. 3. 4.
Gặp Phó giámđốc Công ty RNA Xem xét kế hoạch phát triển Trình bày tại Hội thảo
Khởi hành đi Paris Để tạo danh sách các khoản mục, bạn hãy
1. Chọn các dòng cần đưa vào danh sách.
2. Nháy trên tab Home trong nhóm Paragraph nếu bạn muốn đặt dấu chấm đen trước các khoản mục; nếu muốn đánh số thứ tự, bạn hãy nháy chuột ở nút ; nếu muốn
chuột ở nút . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đánh số thứ tự nhiều mức, bạn hãy nháy 3. Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, bạn chỉ cần nháy lại
nút tương ứng.
Như ví dụ trên hình trên chẳng hạn, ta chọn các dòng: "Sao Hỏa", "Sao Thủy", "Trái đất" và dòng "Sao Kim" (bôi đen) và sau đó nháy chuột ở nút . Nếu cần thiết, ta có thể dùng nút để tăng hiệu quả phân biệt. Bạn hãy luôn nhớ rằng mỗi đoạn sẽ là một khoản mục. Vì vậy để tạo khoản mục mới ta cần gõ phím Enter để thêm vào một đoạn mới. Nếu muốn loại trừmột dòng nào đó ra khỏi danh sách, ta chỉ cần chọn dòngđó và nháy lại nút (hoặc nút ).
Sửa đổi kiểu của các khoản mục
Để sửa đổi kiểu của các các khoản mục, ví dụ như bạn không thích dùng dấu • mà thích dùng dấu ♣ hay dấu cũng như thay vì 1., 2. bạn thích dạng 1), 2) hơn chẳng hạn, bạn vẫn có khả năng để đặt các tùy chọn của mình. Word cung cấp cho chúng ta các lựa chọn định dạng khi nháy vào mũi tên trên các nút
Các dạng dấu đầu dòng
Các dạngđánh số thứ tự
Các dạng danh sách nhiều mức
Thêm số vào các đầu mục được tạo bởi kiểu có sẵn
Nếu bạn sử dụng các kiểu đầu mục có sẵn cho việc định dạng các đầu mục trong một tài liệu, bạn có thể đánh số các đầu mục một cách tự động bởi định dạng số bạn chọn.
1. Trên tab Hometrong nhóm Paragraph, nháy Multilevel List. 2. Nhập văn bản bạn muốn đánh số đầu mục,ấnENTER.
3. Để thêm số đầu mục tiếp theo, nháy kiểu bạn muốn.
Multilevel Listlần nữa và chọn
Để chuyển một đầu mục tới một nhóm Paragraph.
mức phù hợp, thực hiện các lệnh sau trên 1. Để giảm cấp đầu mục xuống mức số thấp hơn, chọn đầu mục và nháy
Increase Indent hoặc ấn phímTAB.
2. Để thăng cấp đầu mục lên một mức số cao hơn, chọn đầu mục và nháy
Decrease Indent hoặcấnSHIFT+TAB.
Sắp xếp một danh sách 1. Chọn danh sách bạn muốn sắp xếp. 2. Trên tab trong Home, nhóm Paragraph, nháy Sort. 3. Lựa các tùy chọn bạn muốn.
BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI BẢNG
Tạo bảng
Tạo bảng trong một văn bản bao giờ cũng là một công việc phức tạp và tốn phí công sức. Nhiều chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp cũng đã bộc lộ những điểm yếu của mình khi xử lý bảng biểu. Các tính năng của Word 2007 đã được cải tiến rất nhiều để giúp ta tạo bảng một cách đơn giản và trực quan. Tạo bảng tức là bố trí các thông tin, dữ liệu có liên quan với nhau dưới một dạng nêu bật được các mối liên quan đó. Bảng gồm các hàng và các cột, mỗi hàng và cột gồm một số ô. Bạn có thể đưa văn bản và hình vẽ vào mỗi ô và việc soạn thảo cũng như sửa đổi chúng trong mỗi ô được thực hiện theo cách thức y hệt như bạn thực hiện trên một trang bình thường.
1. Để thêm một bảng vào tài liệu, tađặt con trỏ ở vịtrí muốn chèn và
nháy tab Insert,
2. Trong nhóm Tables nháy chuột vào nútTable
Một cửa sổ có nửa trên như hình bên sẽ xuất hiện. Ta nháy chuột, giữa và kéo chuột xuống và sang phải để chọn số hàng và cột cho bảng rồi thả chuột. Hàng trên cùng sẽ cho bạn biết số cột và số bạn chọn cho bảng.
Bạn có thể nháy Insert Table...
(Chèn Bảng).Gõ hay chọn số cột và hàng trong các hộp Number of Columns (Số Cột) và Number of Rows (Số Hàng) trong hộp hội thoại
Insert Table.
Khởi đầu Word sẽ tạo cho bạn một theo nội dung) hoặc AutoFit to bảng trống có số cột và số hàng bạn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
muốn với chiều rộng các cột được
window(Tự động khớp theo cửa sổ).
chia đều theo chiều rộng của trang. Khi cần thiết chỉnh sửa, chúng ta có thể dùng chuột di chuyển các con trỏ trên thước đo để thay đổi độ rộng của các cột. Còn khi dùng lệnh Insert Table... bạn có thể chọn chiều rộng của các cột (Column width) theo các lựa chọn khác nhau dưới AutoFit behavior: cho số vào ô ở cửa sổ mô tả ở bên nếu bạn muốn chiều rộng cột cố định, có thể để Auto, hoặc chọn
AutoFit to contents (Tự động khớp
Chọn ô, hàng và cột trong bảng
Đểchọn một ô nào đó trong bảng ta nháy chuột tại cạnh trái của nó.
Nháy bên trái một hàngđểchọn hàngđó. Ta có thể nháy đúp chuột tại một vịtrí trên hàngđó.
Để chọn một cột, ta nháy chuột ở đường viền trên của ô trên cùng trong cộtđó.
Thay đổi độ rộng các cột
Để thay đổi độ rộng của cột hay hàng trong bảng, trỏ chuột vào đường viền cần mở rộng hoặc thu hẹp cho đến khi con trỏ trở thành hai vạch đứng song song với hai mũi tên hai chiều, kéo đường viền về phía cần mở rộng hoặc thu hẹp. Trên thước có các nút đứng ở vị trí các đường viền và dùng chuột kéo các nút này cũng cho kết quả tương tự như kéo cácđường biên.
Muốn biết độ rộng của các cột trong bảng, chúng ta có thể đọc trên thước đo. Nếu ta ấn và giữ phím ALT và nháy chuột ở nút nào đó, Word sẽ hiển thị các khoảng cách giữa các đường biên dọc với những số đo chính xác.
Khác với các phiên bản trước đó, khi bạn di chuột đơn thuần để kéo một đường biên đứng thì chỉ một vị trí đường biên đó thay đổi, các đường biên khác vẫn ở nguyên vị trí cũ. Với các phím SHIFT và CTRL ta có thể tạo thêm các hiệu quả khác:
Giữ phím CTRL ở trạng thái ấn và kéo một đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổi một cách giữ nguyên tỷ lệ độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời
bảng được giữ nguyên.
chiều rộng toàn bộ của Giữ phím SHIFT ở trạng thái ấn và kéo một đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổi và giữ nguyên độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời chiều rộng toàn bộ của bảng bị thay đổi.
Giữ đồng thời các phím CTRL và SHIFT ở trạng thái ấn và kéo một đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổi chia đều độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời chiều rộng toàn bộ của bảng được giữ nguyên.
Việc điều chỉnh độ rộng của các cột một cách chính xác được thực hiện thông qua lệnh Table Properties như sau:
2. Trong tab chọn tab
Table Tools,
Layout, nháy
Table Properties
rồi nháy tab Column. 3. Cho các số đo chính xác
về độ rộng của từng cột ở mục Preferred with và các tùy chọn khác cho bảng (Table), hàng (Row), hoặc ô (Cell). 4. Nháy OK.
Tách bảng
Giả sử bạn có một bảng tổng kết vềdoanh thu và chi phí của một công ty nào đó được sắp xếp dưới dạng bảng bên trái hình dưới đây và bạn muốn tách bảng này thành hai bảng, một bảng vềdoanh thu và một bảng về chi phí. Muốn thế bạn chỉ cần
1. Đặt dấu chèn tại hàng mà bảng mới sẽ bắt dầu.
2. Trong tab Table Tools, chọn tab Layout, nháySplit Table(tách bảng).
Bạn sẽ nhận được kết quả như phần bên phải của hình dưới. Doanh thu Sốđơn vị bán ra 1992 1993 Doanh thu 199 168 số đơn vị bán ra 1992 1993 199 168 Giá đơn vị 3 3 Giáđơn vị 3 3 Tổng doanh thu 597 504 Tổng doanh thu 597 504 Chi phí 1992 1993
Chi phí nguyên liệu\đơn 75 75 Chi phí vị
1992 1993 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí lao độngđơn vị
Chi phí bán hàng
25 25 Chi phí nguyên liệu\đơn vị
129 168 Chi phí laođộng \đơn vị
75 75
25 25 Chi phí bán hàng 129 168
Thêm và xóa ô, hàng và cột
Để thêm ô, hàng hoặc cột trong một bảng, trước hết chúng ta phải chọn ô, hàng hay cột. Word sẽ thêm hàng mới lên trên hàng tađánh dấu, thêm cột mới vào bên trái cột được đánh dấu và ô mới vào vị trí đánh dấu, đẩy xuống và đẩy sang bên phải các ô ở dưới và bên phải ô đánh dấu kể cả ô được đánh dấu.
Thêm ô: Ta nhớ là cần thêm bao nhiêu ô thì phải chọn ngần ấy ô. Ví dụ như hình dưới ta cần thêm hai ô vào trước ô thứ hai ở cột 2 và hàng 2.
1. Chọn hai ô 2 và 3 ở cột 2
2. Trong tab Table Tools, chọn tab Layout, nháy Bật Hộp thoại của nhóm
Rows & Columns (hàng và cột). Một cửa sổsẽ được hiển thị.
Nếu ta nháy ở hàng Shift Cells Down(đẩy ô xuống dưới), hai ô mới sẽ được chèn vào và đẩy hai ô cũ xuống dưới. Nếu ta nháy ở hàng Shift Cells Right
(đẩy ô sang phải), hai ô mới sẽ được chèn vào và đẩy hai ô cũ sang phải (xem hình dưới).
Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 Số đơn vị Số đơn vị 199 bán ra Giá đơn vị Tổng doanh thu 3 597 bán ra Giá đơn vị Tổng doanh 199 thu bán ra Giá đơn vị Tổng doanh thu 597 3 3 597 Thêm hàng và thêm cột:
1. Chọn hàng hay cột ở vị trí cần thêm các hàng mới hay cột mới vào.
2. Chọn Insert entire row hoặc Insert entire column để thêm hàng hay cột. Để ý rằng bạn chọn bao nhiêu hàng hay cột thì Word sẽ chèn thêm bấy nhiêu hàng và cột vào vị trí trên các hàng hay bên trái các cột đã được chọn.
Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 bán ra Giá đơn vị 3 Tổng 597 Số đơn vị 199 doanh thu bán ra Giá đơn vị Tổng doanh thu 3 597 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 bán ra Giá đơn vị 3 Doanh thu Số đơn vị bán ra Giáđơn vị 1992 199 3 Tổng doanh thu 597 Tổng doanh thu 597
Xóa ô, hàng và cột: Việc xóa các ô, hàng và cột trong bảng bắt đầu bằng việc đánh dấu những ô, hàng hay cột cần xóa và sau đó chọn lệnh thích hợp trong
Table Tools, nháy tab Layout tiếp đó trong nhóm Rows & Columns, nháy rồi nháy Cells - xóa ô, Rows - xóa hàng hay Delete Columns - xóa cột, tương ứng.
Tách ô
Bạn có thể phân chia một ô bất kỳ trong bảng thành nhiều hàng và/hay cột tùy theo ý thích của bạn.
1. Chọn ô cần phân chia.
2. Dưới Table Tools, trong tab Layout, trong nhóm Merge, nháy Split Cells. 3. Một cửa sổ như hình bên sẽ được hiển thị.
4. Hãy nhập số hàng vào ô Number of rows (số hàng) và số cột vào ô
Number of colums (số cột). 5. Nháy OK.
Hợp nhất nhiều ô thành một ô
Với Word 2007, việc hợp nhất các ô được thực hiện đơn giản vì Word 2007 cho phép hợp nhất theo cả hai chiều. Bạn chỉ việc chọn các ô cần kết hợp thành
một ô và chọn lệnh Merge Cells (kết hợp các ô) trong nhóm Merge trên tab Layout của Table Tools, bạn sẽ được kết quảmong muốn.
Định dạng bảng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tạo các đường viền và các đường lưới đa dạng sẽ làm nổi bật những nét quan trọng trong một bảng là mục đích của việc định dạng bảng. Có thể sử dụng một trong ba cách sau:
Word 2007 cung cấp cho ta các kiểu sẵn dùng – tương tự như các kiểu để định dạng văn bản, để có thể định dạng các đường này một cách đơn giản bằng việc sử dụng các lệnh hiển thị trực quan trên tab Design trong nhóm Table Styles của Table Tools (Hình dưới)
Để tựđịnh dạng một bảng ta thực hiện theo các bước sau:
1. Chọn một vùng hoặc toàn bộ bảng cần định dạng (dưới Table Tools, nháy tab Layout trong nhóm Table – nháy nút Select và chọn miền bạn muốn).
2. Dưới Table Tools, nháy tabDesign.
3. Trong nhóm Table Styles, nháy nút Borders, sau đó dùng các thiết đặt sẵn có của đường viền để định dạng miền bạn đã chọn. Tuy nhiên
với cách này bạn phải lặp lại thao tác này nhiều lần nếu muốn định dạng đủ các đường viền theo ý mình. Bạn có dùng cách sau:
4. Nháy Borders and Shading để mở hộp thoại
Border and shading thay cho chọn dạng đường viền sẵn có, nháy tab
Borders, rồi chọn kiểu thiết đặt dưới Setting, kiểu đường dưới Style, màu sắc dưới Color, độ đậm nhạt của đường viền dưới Width tùy theo bạn muốn, chọn vị trí các đường viền hay lưới trong bảng để áp dụng kiểu bạn thiết đặt dưới Preview.
Đối với dữ liệu trong bảng, bạn có thể sử dụng các phương thức định dạng thông thường như với định dạngđoạn và định dạng ký tự.
Điều chỉnh vị trí của bảng
Với việc kéo các đường viền, chúng ta hoàn toàn có khả năng di chuyển một bảng tới một vị trí bất kỳ. Song việc làm đó làm tiêu phí quá nhiều thời gian và kém phần chính xác. Trong thực tế đôi khi chúng ta chỉ cần đặt cân giữa hai lề, sát lề trái hay sát lề phải. Trong những trường hợp như thế này, việc căn chỉnh tương đối dễ dàng.
1. Chọn một bộbảng
dòng hay toàn 2. Chọn Center (giữa), Left
(trái) hay Right (phải) dưới Alignment
xếp) trong hộp
(sắp thoại
Table Properties để đặt bảng căn giữa, sát lề trái