5. Thuyết minh và phụ lục:
3.2.2. Kiếm soát quá trình bán hàng và giao hàng
Bỏn hàng, giao hàng là một khõu quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo bỏo cỏo của
Mekongcapital, chỳng ta xem xột một số rủi ro cú thể xảy ra và cỏc thủ tục nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro đối với chu trỡnh bỏn hàng và giao hàng.
Cam kết hợp lý về lịch giao hàng
Rủi ro
Đội ngũ nhõn viờn bỏn hàng cú thể làm cho cụng ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà mỏy khụng thể đỏp ứng.
Giải phỏp
Cụng ty nờn ỏp dụng một cỏch thức là nhõn viờn bỏn hàng cần nhận được từ trước sự phờ duyệt của phũng kế hoạch sản xuất trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cỏch thức khỏc là phũng kế hoạch sản xuất định kỳ trỡnh lờn phũng kinh doanh bản bỏo cỏo về cụng suất sản xuất cũn lại.
Nhận đơn đặt hàng đỳng với điều khoản và điều kiện
Rủi ro
Đơn đặt hàng cú thể được chấp nhận mà cú những điều khoản hoặc điều kiện khụng chớnh xỏc hoặc từ khỏch hàng khụng được phờ duyệt.
Giải phỏp
Cụng ty nờn cú mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nờn được đỏnh số trước và phải được người cú thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn này nờn phản ỏnh cụ thể:
• từng điều khoản, điều kiện và quy cỏch cụ thể mà cú thể khỏc nhau giữa cỏc đơn hàng khỏc nhau; • đó kiểm tra về việc xỏc nhận về tỡnh trạng cũn hàng và lịch giao hàng; và
• đó kiểm tra chất lượng tớn dụng của khỏch hàng, hoặc, đối với những khỏch hàng mới thỡ cần cú sự phờ duyệt của bộ phận kiểm tra tớn dụng hoặc cỏn bộ phụ trỏch kiểm tra chất lượng tớn dụng khỏch hàng.
Áp dụng những chớnh sỏch bỏn chịu và kiểm tra chất lượng tớn dụng hợp lý
Rủi ro
Nhõn viờn bỏn hàng cú thể cấp quỏ nhiều hạn mức bỏn chịu cho khỏch hàng để đẩy mạnh doanh số bỏn hàng và do đú làm cho cụng ty phải chịu rủi ro tớn dụng quỏ mức.
Giải phỏp
Người hoặc phũng chịu trỏch nhiệm phờ duyệt hạn mức bỏn chịu nờn được tỏch biệt khỏi người hoặc phũng chịu trỏch nhiệm bỏn hàng. Hơn nữa, cụng ty nờn xỏc định rừ ràng những chớnh sỏch bỏn chịu phản ỏnh rủi ro tớn dụng liờn quan đến thụng tin về khỏch hàng. Trong điều kiện lý tưởng, cụng ty nờn cú một hệ thống kiểm tra chất lượng tớn dụng của khỏch hàng. Nhỡn chung, cụng ty nờn ỏp dụng hạn mức bỏn chịu chặt trẽ hơn đối với những khỏch hàng chỉ giao dịch một lần và những khỏch hàng nhỏ, vỡ nhúm khỏch hàng này thường cú rủi ro khụng trả được nợ lớn hơn những khỏch hàng lớn và thường xuyờn. Vỡ cỏc cụng ty Việt Nam cú thể cú khú khăn trong việc kiểm tra chất lượng tớn dụng của khỏch hàng nước ngoài, chỳng tụi gợi ý cỏc cụng ty nờn luụn luụn dựng L/C đối với khỏch hàng nước ngoài và ngõn hàng phỏt hành L/C phải lớn và cú uy tớn.
Giao chớnh xỏc số lượng và loại sản phẩm cho đỳng khỏch hàng
Rủi ro
Cụng ty cú thể giao cho khỏch hàng số lượng hàng hoặc quy cỏch khụng chớnh xỏc làm cho khỏch hàng phàn nàn, khụng chấp nhận hàng hoỏ đó giao hoặc dẫn đến những chi phớ phụ thờm khụng cần thiết, chẳng hạn như giao hàng thờm lần nữa hoặc phớ vận chuyển phụ thờm.
Giải phỏp
Bộ phận giao hàng nờn lưu giữ nhiều liờn của phiếu giao hàng. Cỏc phiếu giao hàng cần được đỏnh số trước và cần được lập dựa trờn đơn đặt hàng đó được phờ duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đó giao và cung cấp cỏc thụng tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của cụng ty hoặc cụng ty vận chuyển bờn ngoài cú thể tiến hành giao hàng. Nếu cú thể ỏp dụng được, phiếu giao hàng nờn cú tham chiếu chộo đến phiếu đúng gúi trước khi vận chuyển1. Ngoài ra, nếu Cụng ty sử dụng dóy số hoặc mó vạch thỡ phiếu giao hàng nờn cú tham chiếu chộo đến dóy số hoặc mó vạch đú. Cuối cựng, phiếu giao hàng phải được khỏch hàng ký để cụng ty cú bằng chứng về khỏch hàng đó thực tế nhận được hàng và chấp nhận hàng đú.
Lập hoỏ đơn chớnh xỏc
một hoỏ đơn thành hai lần hoặc lập hoỏ đơn khống trong khi thực tế khụng giao hàng.
Giải phỏp
Hoỏ đơn chỉ nờn lập căn cứ vào: