3) hợp đồng giao hàng, nếu cú.
Cụng ty nờn ghi lại trờn hoỏ đơn hoặc trờn sổ sỏch kế toỏn số tham chiếu đến phiếu giao hàng hoặc mó số đơn đặt hàng để giỳp kiểm tra tham chiếu. Cụng ty nờn sử dụng một danh sỏch giỏ bỏn đó được phờ duyệt để giỳp cho việc ghi chớnh xỏc giỏ bỏn trờn hoỏ đơn. Một người độc lập như kế toỏn thuế hoặc kiểm toỏn nội bộ nờn tiến hành kiểm tra giỏ bỏn và việc cộng trừ trờn hoỏ đơn theo cỏch hoặc là ngẫu nhiờn hoặc là đối với những hoỏ đơn vượt quỏ một giỏ trị nhất định.
Hạch toỏn đầy đủ và chớnh xỏc bỏn hàng bằng tiền mặt
Rủi ro
Thủ quỹ hoặc nhõn viờn thu ngõn cú thể ăn cắp tiền mặt khỏch hàng thanh toỏn trước khi khoản tiền mặt đú được ghi nhận là doanh thu.
Giải phỏp
Việc sử dụng hoỏ đơn mỗi khi giao hàng cựng với hệ thống theo dừi hàng tồn kho và kiểm kho định kỳ sẽ giỳp đảm bảo phỏt hiện ra những giao dịch bỏn hàng mà khụng hạch toỏn. Mối nguy hiểm của việc bị phỏt hiện sẽ làm giảm động lực thủ quỹ hay nhõn viờn thu ngõn ăn cắp tiền. Khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn bằng chuyển khoản qua ngõn hàng cũng giỳp làm giảm bớt rủi ro và cỏc chi phớ hành chớnh liờn quan đến bỏn hàng bằng tiền mặt. Việc sử dụng mỏy đếm tiền điện tử hoặc mỏy phỏt hành hoỏ đơn ở cỏc điểm bỏn hàng trong một số trường hợp cũng giỳp ớch vỡ cỏc mỏy này in ra biờn lai cho khỏch hàng và bản ghi nội bộ về giao dịch trờn tệp tin mỏy tớnh hoặc băng từ được khoỏ trong mỏy. Tệp tin hoặc băng từ khụng được để cho thủ quỹ tiếp cận. Cụng ty nờn tiến hành kiểm tra độc lập về tiền mặt tại quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chộp hoặc tổng số tiền in ra từ mỏy đếm tiền hoặc mỏy phỏt hành hoỏ đơn. Cuối cựng, nờn tỏch biệt chức năng ghi chộp việc thu tiền tại điểm bỏn hàng và chức năng hạch toỏn thu tiền trờn tài khoản.
3.2.3. Kiểm soát nội bộ đối với tiền
Tiền là khõu trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý tốt tiền mặt và tài khoản ngõn hàng sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toỏn cũng như tăng hiệu quả sử dụng đồng tiền của doanh nghiệp. Chỳng tụi giới thiệu bỏo cỏo của Mờkụngcapital về một số thủ tục kiểm soỏt Tiền mặt và Tài khoản Ngõn hàng.
Kiểm soỏt tiền mặt
Tiền mặt cú thể bị sử dụng sai mục đớch hoặc mất cắp.
Giải phỏp
Nờn cú một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chộp thu và chi tiền mặt.
Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rỳt ra khỏi quỹ khi cú phiếu chi được phờ duyệt và thu tiền mặt phải đi kốm với phiếu thu được phờ duyệt.
Nờn cú hạn mức thanh toỏn tiền mặt và mọi khoản thanh toỏn vượt quỏ một mức nhất định phải được thanh toỏn qua tài khoản ngõn hàng. Vào một thời điểm chỉ nờn cú một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp cú khoỏ.
Bỳt toỏn giao dịch tiền mặt phải được một nhõn viờn riờng biệt lập và nhõn viờn này khụng được tiếp cận hoặc cú chức năng trụng giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt trờn sổ cỏi cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
Đối chiếu ngõn hàng
Rủi ro
Cụng ty cú thể khụng ngăn chặn hoặc phỏt hiện kịp thời cỏc khoản chuyển khoản hoặc rỳt tiền ngõn hàng cú gian lận hoặc cú lỗi.
Giải phỏp
Kế toỏn ngõn hàng nờn thực hiện việc đối chiếu số dư trờn sổ phụ ngõn hàng với số dư trờn sổ sỏch kế toỏn của cụng ty. Việc đối chiếu này nờn được một người cú thẩm quyền kiểm tra và người này khụng được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toỏn thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nờn được tiến hành định kỳ, ớt nhất là hàng thỏng. Bất kỳ chờnh lệch nào cũng nờn được đối chiếu với cỏc khoản tiền gửi chưa được ngõn hàng xử lý hoặc cỏc sộc đó phỏt hành nhưng chưa trỡnh ngõn hàng và bất kỳ khoản mục nào khụng đối chiếu được cần phải bỏo cỏo ngay cho Kế toỏn Trưởng hoặc Giỏm đốc Tài chớnh để cú biện phỏp xử lý.
Kiểm soỏt nhõn viờn thực hiện việc chuyển khoản/rỳt tiền ngõn hàng mà khụng được phộp
Rủi ro
Người cú thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản ngõn hàng của cụng ty cú thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rỳt tiền cho mục đớch khụng được phộp. Một cỏch khỏc là nhõn viờn cú thể cú được chữ ký cú thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rỳt tiền ngõn hàng do người cú thẩm quyền ký duyệt khụng để ý kỹ đến chứng từ mà người đú ký.
Giải phỏp
bao gồm: