100 150 200 250 300 350 400 450 500 Đại Học Cao Đẳng Trung Cấp LDTP biểu đồ cơ cấu nhân sự theo trình độ năm 2007 năm 2008 năm 2009
Bảng 3.5: Tổng hợp nhân sự theo trình độ học vấn
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chỉ Tiêu
trình độ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ Số lượng Tỉ lệ
Đại học 14 2,6% 21 4,37% 28 5,38% Cao đẳng 13 2,42% 26 5,42% 33 6,35 % Trung cấp 43 8% 51 10,62% 90 17,31% LĐPT 467 86,98% 382 79,59% 369 70,96% Tổng 537 100% 480 100% 520 100% (nguồn: [12])
Qua bảng số liệu trên thì thấy rằng trình độ nhân sự đại học cao nhất chỉ đạt 5,38%, cao đẳng là 6,35% trong tổng số nhân viên và giữ vị trí quản lý cấp cao trong cơng ty, trình độ trung cấp 17,12%, cịn lại thì đa số lao động phổ thơng chưa qua đào tạo chiếm tỉ trọng cao số lượng lao động phổ thơng. Nhưng cơ cấu trình độ nhân sự lại cĩ những thay đổi rõ rệt và cĩ xu hướng chất lượng nhân sự ngày càng tăng. Cụ thể, cơ cấu trình độ nhân sự cĩ những thay đổi như sau: trong 2 năm số tổng số lao động giảm 17 nhân viên nhưng số nhân viên nghỉ việc là LĐPT giảm 98 nhân viên, trong khi lao động trình độ Đại Học tăng 14 nhân viên, lao động trình độ Cao Đẳng tăng 20 nhân viên và lao động Trung Cấp tăng 47 nhân viên.
Tuy số lượng nhân viên cĩ trình độ chưa chiếm tỉ trọng cao nhưng tỉ trọng nhân viên cĩ trình độ, chuyên mơn ngày càng tăng qua các năm. Cho thấy rằng cơng ty đã dần đề cao chất lượng nguồn nhân lực trong hoạt động kinh doanh của cơng ty. Cơng ty đã nhận định được nguồn nhân lực chính là cơng cụ cạnh tranh hiệu quả để cơng ty cĩ thể khẳng định được vị trí của cơng ty trên thị trường.
biểu đồ 3.4: Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
(Nguồn: [12])
Bảng 3.6: Tổng hợp nhân sự theo độ tuổi
Khoảng tuổi Tổng số Tỉ lệ (%) 20 – 30 30 – 40 40 – 50 50 – 60 334 128 45 13 64,23% 24,62% 8,65% 2,5% Tổng 520 100 (nguồn: [12])
Qua bảng trên ta thấy cơng ty cĩ đội ngũ lao động trẻ, lao động khoảng tuổi từ 20 – 40 chiếm 88,85% tổng lao động trong cơng ty với nguồn nhân lực trẻ đơng đảo như vậy là phù hợp với yêu cầu kinh doanh của cơng ty. Vì phần lớn cơng viêc tập trung ở phịng giao nhận phải thường xuyên di chuyển và phịng vận tải các nhân viên là tài xế, phụ xe thì địi hỏi nhân viên phải lao động trực tiếp nên điều kiện sức khỏe là rất quan trọng. Lợi thế của đội ngũ lao động trong nhĩm tuổi này năng động, sáng tạo, khả năng tiếp thu nhanh nhưng bị hạn chế về kinh nghiệm và thiếu kiên nhẫn trong cơng việc.
Nhĩm tuổi từ 40 – 60 chỉ chiếm 11,15% tương ứng 58 nhân viên lao động trong nhĩm tuổi này phần lớn là những người gắn bĩ lâu năm với cơng ty tập trung là những người làm cơng việc tạp vụ, những cơng việc đơn giản.
biểu đồ cơ cấu nhân sự của cơng ty theo độ tuổi
2.5% 8.65% 64.23% 24.62% 20 - 30 30 - 40 40 - 50 50 - 60
3.2.3 Sự phân cơng lao động trong cơng ty
Biểu đồ 3.5: Phân cơng lao động của cơng ty trong từng phịng ban năm 2009
(Nguồn: [12])
Bảng 3.7: Tổng hợp số lượng nhân viên trong từng phịng ban
Số lượng nhân viên Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Kế tốn 20 18 22 Phịng kinh doanh 1 1 2 Phịng Giao Nhận 209 172 181 Phịng Vận Tải 213 198 218 Phịng HC-NS 27 27 27 Phịng mồi câu cá 38 42 33
Phân Xưởng Sửa Chữa 32 30 32
Hội đồng QT 3 3 3
Giám đốc 2 2 2
Tổng 537 480 520
(nguồn: [12] )
3.2.3.1 Phân cơng lao động trong vị trí lãnh đạo cấp cao nhất trong cơng ty
− Giám Đốc là người chỉ huy cao nhất của cơng ty, giám sát và quản lý tồn bộ hoạt động của cơng ty, cĩ nhiệm vụ đối ngoại đồng thời là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể nhân viên về hoạt động của cơng ty, với lịch sử hình thành 15 năm đến nay cơng ty đã cĩ 2 lần thay đổi Giám Đốc. Để ổn định vị trí quan trọng
phân cơng lao động của cơng ty theo từng phịng ban
27 181 22 2 33 33 218 Kế Tốn Nhân Sự Kinh Doanh PXSC PXSX Vận Tải Giao Nhận
này, hiện tại, hội đồng quản trị của cơng ty quyết định chủ tịch hội đồng quản trị sẽ kiêm luơn chức giám đốc trong cơng ty.
− Phĩ giám đốc điều hành bộ phận xuất nhập khẩu, giao nhận, Marketing và báo cáo trực tiếp lên giám đốc về tình hình hoạt động của các bộ phận trên.
3.2.3.2 Phân cơng lao động trong phịng kinh doanh
− Trong bất kỳ cơng ty nào thì phịng kinh doanh là bộ phận khơng thể thiếu, đĩ là phịng chiến lược của cơng ty. Hiện nay phịng kinh doanh của cơng ty cĩ 2 nhân viên gồm 1 trưởng phịng và 1 nhân viên. Trưởng phịng kinh doanh chịu trách nhiệm lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện, giao dịch với khách hàng ký kết các hợp đồng kinh doanh, thương lượng giá cả, báo giá cho khách hàng, kết hợp với các phịng ban chức năng thực hiện các hợp đồng đặc biệt là phịng giao nhận, hàng tháng báo cáo kết quả kinh doanh cho Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị và Ban Giám Đốc. Nhân viên cịn lại cĩ trách nhiệm soạn thảo các hợp động kinh doanh bằng tiếng Việt và Tiếng Anh, lập bảng báo giá và gửi cho khách hàng dưới sự hướng dẫn của trưởng phịng, tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh.
− Nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận kinh doanh do đĩ đối với phịng kinh doanh nên đối với nhân viên phịng này thì tuyển rất khắt khe và chỉ tuyển nhân viên cĩ trình độ đại học và cĩ kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên, với số lượng nhân sự hạn chế như vậy thì bộ phận kinh doanh chưa phát huy được hết chức năng hoạch định chiến lược phát triển cho cơng ty.
3.2.3.3 Phân cơng lao động trong phịng giao nhận
− Phịng giao nhận là phịng ban chức năng quan trọng nhất của cơng ty, do đặc thù của doanh nghiệp là dịch vụ giao nhận, khai thuê hải quan nên nhân sự của phịng giao nhận chiếm 1/3 tổng nhân sự trong cơng ty.
− Hiện nay phịng giao nhận cĩ 181 nhân viên gồm 108 nam và 73 nữ, các nhân viên nữ làm các cơng việc văn phịng nhận hồ sơ của khách hàng, làm tờ khai, C/O, lên chứng từ, lưu trữ hồ sơ, thanh lý. Sau khi hồn tất các hồ sơ chứng từ thì bộ phận văn phịng sẽ giao cho nhân viên mang ra hải quan khai, hồn tất thủ tục và kết hợp với phịng vận tải ra cảng nhận hàng, kiểm tra hàng hĩa, giao hàng cho khách hàng những
cơng việc này do các nhân viên nam đảm nhận vì tính chất cơng việc nặng nhọc, nên cần phải đảm bảo cĩ đủ sức khỏe để làm việc.
− Những năm gần đây do yêu cầu khách hàng ngày càng khắt khe, cũng nhằm thuận tiện cho việc giải quyết các giấy tờ thủ tục và nhận hàng ở cảng, hải quan, sân bay nên cơng ty quyết định thành lập thêm các chi nhánh, văn phịng phục vụ cho việc giao nhận nên phần lớn nhân viên làm việc ở chi nhánh là nhân viên phịng giao nhận. Các chi nhánh văn phịng của phịng giao nhận được phân bổ lao động như sau.
− Giao nhận 1: đặt ở trụ sở chính của cơng ty số lượng nhân viên phịng giao nhận tại trụ sở chính của cơng ty hiện cĩ 149 nhân viên
− Giao nhận 2: đặt ở các văn phịng đại diện của cơng ty hiện cĩ 32 nhân viên; trong đĩ cĩ 4 nhân viên làm trưởng 4 chi nhánh của cơng ty.
− Cơ cấu nhân sự phịng giao nhận: Trình độ Đại Học: 23 nhân viên Trình độ Cao Đẳng: 22 nhân viên Trung Cấp: 74 nhân viên
Lao động phổ thơng: 63 nhân viên
− Những nhân viên cĩ trình độ Đại Học làm các cơng việc quản lý như trưởng phịng, phĩ phịng, và trưởng các chi nhánh của cơng ty. Nhân viên cĩ trình độ Cao Đẳng được phân cơng làm tờ khai, lên chứng từ, làm C/O… với những cơng việc khơng địi hỏi nhiều kỹ năng như lưu trữ hồ sơ thì cơng ty chỉ tuyển những nhân viên cĩ trình độ trung cấp cịn đối với cơng việc kiểm hàng nhận hàng thì nhân viên lao động phổ thơng được cơng ty tận dụng để giảm bớt chi phí tiền lương.
− Lao động trong phịng giao nhận cĩ nhiều sự thay đổi về số lượng; cụ thể, từ năm 2008 đến năm 2009 cĩ 94 nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động; chiếm 54,65% số lượng nhân viên trong phịng giao nhận. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ phía người lao động chủ động chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
3.2.3.4 Phân cơng lao động trong phịng hành chính – nhân sự
Phịng hành chính nhân sự của cơng ty hiện nay cĩ 27 nhân viên, quản lý các bộ phận bếp (3 nhân viên), bảo vệ (4 nhân viên), tài xế xe con (4 nhân viên), làm vườn (2
nhân viên), tạp vụ (3 nhân viên), phịng IT (3 nhân viên), lễ tân (1 nhân viên), và nhân viên chức năng của phịng hành chính (7 nhân viên).
Trong những năm qua phịng hành chính nhân sự khơng cĩ sự thay đổi về số lượng nhân sự. Bộ phận văn phịng thuộc phịng hành chính nhân sự được phân cơng lao động như sau:
− Trưởng phịng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ hoạt động của bộ phận giải quyết khiếu nại của nhân viên và các phịng ban khác, giải quyết các vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách.
− 1 nhân viên đảm nhận việc tuyển dụng nhân viên.
− 1 nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các loại bảo hiểm cho người và vật chất tồn bộ nhân viên và tài sản trong cơng ty.
− 1 nhân viên chấm cơng và quản lý văn phịng phẩm.
− 1 nhân viên chịu trách nhiệm giải làm các quyết định vi phạm, khiếu nại, đề xuất…. từ các phịng ban đồng thời thơng báo mọi quy định quyết định của Ban Giám Đốc đến mọi nhân viên trong cơng ty.
− 1 nhân viên mua hàng.
− 1 nhân viên giải quyết các vấn đề lương.
3.2.3.5 Phân cơng lao động trong bộ phận Kếtốn
Nhân lực phịng kế tốn đến năm 2009 là 22 nhân viên tình hình số lượng nhân sự trong 3 năm qua tăng thêm 4 nhân viên và cĩ nhiều sự thay đổi trong cụ thể từ tháng 9/2008 đến cuối năm 2009 đã cĩ 16 nhân viên kế tốn nghỉ việc trong đĩ cĩ 1 vị trí trưởng phịng.
Phân chia lao động theo trình độ của phịng kế tốn như sau:
Nhân viên cĩ trình độ Đại học: 1 nhân viên
Nhân viên cĩ trình độ Cao đẳng: 5 nhân viên
Nhân viên cĩ trình độ Trung cấp: 16 nhân viên
Phân cơng cơng việc:
1 kế tốn trưởng: (trình độ đại học)
1 kế tốn phĩ: (trình độ cao đẳng)
- Trình bày lên Giám Đốc các báo cáo hàng tháng về tình hình hoạt động tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi, quản lý, đơn đốc sử dụng vốn cĩ hiệu quả đồng thời tạo nguồn vốn để đáp ứng yêu cầu về vốn cho hoạt động kinh doanh.
- Tổng hợp tình hình tài chính để xây dựng chiến lược chính sách kinh doanh, theo dõi và tính chi phí, thanh tốn các khoản phải chi của cơng ty.
3.2.3.6 Phân cơng lao động trong phịng vận tải
Cơ cấu lao động trong phịng vận tải
• Trưởng phịng: 1 nhân viên (trình độ cao đẳng)
• Phĩ phịng: 2 nhân viên (1 trung cấp, 1 LĐPT)
• Nhân viên hành chính: 16 nhân viên (3 trung cấp, 13 LĐPT)
• Nhân viên điều độ: 2 nhân viên (1 cao đẳng, 1 trung cấp)
• Tài xế: 114 (LĐPT)
• Phụ xe: 83 nhân viên (LĐPT)
Phịng vận tải của cơng ty là bộ phận cĩ số lượng nhân viên chiếm gần đến 42% tổng số nhân viên trong cơng ty. Phịng ban này là phịng ban mà cơng ty gặp nhiều khĩ khăn trong việc quản trị nhân sự. Vì phần lớn nhân viên trong phịng vận tải là tài xế, phụ xe cĩ trình độ lao động phổ thơng làm việc khơng ổn định và tác phong khi làm việc cịn mang tính tự phát. Do vậy, đối với cơ cấu nhân sự ở phịng vận tải cơng ty quyết định phân cơng một nhân viên hành chính chuyên trách giải quyết các vấn đề về sai phạm quy định đối với tài xế, phụ xe, tính cơng trả lương cho nhân viên trong phịng vận tải. Vì đối với nhân viên trong cơng ty là tài xế, phụ xe thì ngồi tiền lương của cơng ty cịn cĩ lương theo sản phẩm khi đi giao hàng, kéo container… Cơng ty đã lập một bảng lương theo sản phẩm riêng cho phịng ban này.
Nhân viên điều độ chịu trách nhiệm sắp xếp các chuyến hàng, giao xe, điều xe đi giao nhận hàng hĩa ở cảng quản lý các tuyến đường đi.
3.2.3.7 Phân cơng lao động trong phịng sản xuất
Đây là lĩnh vực hoạt động sản xuất xuất khẩu và gia cơng của cơng ty, hiện tại phịng mồi câu cá cĩ 33 nhân viên cơ cấu tổ chức của bộ phận mồi câu cá như sau:
Phĩ quản đốc: 2 nhân viên chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ nhân sự trong phịng mồi câu cá
Tổ trưởng: 3 nhân viên (trong đĩ cĩ 2 tổ trưởng tổ kiểm hàng 1 tổ trưởng tổ máy)
Nhân viên gia cơng trực tiếp: 28 nhân viên
Do tính chất của cơng việc đơn giản nên cơng ty chủ trương tuyển dụng những nhân viên chỉ cĩ trình độ lao động phổ thơng, trong đĩ cĩ hai nhân viên phĩ quản đốc là cĩ trình độ trung cấp. Tình hình nhân sự trong phịng mồi câu cá cĩ nhiều thay đổi trong năm 2009 từ 42 nhân viên năm 2008 giảm xuống cịn 33 nhân viên trong năm 2009 tương ứng giảm 23,4 % đã làm cho cơng ty gặp khĩ khăn trong việc sản xuất. Nguyên nhân của việc giảm nhân viên là do phần lớn là số lượng nhân viên mới tuyển vào làm việc khơng ổn định, tuy nhiên cơng ty cũng cĩ giải pháp cho nhận gia cơng tại nhà nên đến hiện tại cơng ty cũng khơng bổ sung thêm nhân viên cho phịng sản xuất mồi câu cá.
3.2.3.8 Phân cơng lao động trong phân xưởng sửa chữa
Phân xưởng sửa chữa được chia thành hai bộ phận chính là phân xưởng romooc và phân xưởng sửa chữa. Bộ phận hậu cần cho phịng vận tải chiếm 5,87% tổng nguồn nhân lực trong cơng ty, cơ cấu nhân sự được tổ chức như sau:
1 quản đốc (trình độ trung cấp)
2 phĩ quản đốc (1 trình độ cao đẳng, 1 trình độ trung cấp)
1 kế tốn trưởng (trình độ đại học)
28 nhân viên làm thợ hàn, thợ tiện, thợ sơn, bảo trì, thợ máy, thợ đồng. Trong đĩ cĩ một nhân viên trình độ trung cấp, cịn lại là lao động phổ thơng.
Phần lớn nhân viên trong phân xưởng là thợ sửa chữa cĩ hiểu biết về nghề sau đĩ vào tiếp tục học việc rồi rèn luyện thành thạo.
Cơ cấu phân cơng lao động và quản lý trong phân xưởng sửa chữa đánh giá là tốt, điều đặc biệt của phân xưởng sửa chữa là cơ chế trả lương cho lao động trong bộ phận này do quản đốc quyết định, cơng ty chủ trương khốn tồn bộ tiền lương cho quản đốc theo quý, do đĩ việc quyết định thưởng, tăng lương cho nhân viên và các cơ chế chính sách đãi ngộ quản đốc sẽ chịu trách nhiệm. Cĩ thể nĩi, phân xưởng sửa chữa độc lập trong việc quản lý tiền lương nhân viên trong bộ phận, tuy nhiên, các nhân viên vẫn chịu sự quản lý theo các quy định cịn lại trong cơng ty.
Đối với bộ phận sửa chữa số lượng nhân viên của phịng này tương đối ổn định nên khơng cĩ nhiều thay đổi trong những năm qua, cụ thể số nhân viên trong 2008 số nhân viên giảm 2 nhân viên do tình hình kinh tế chung gặp nhiều khĩ khăn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cơng ty, nên cơng ty chủ động giảm nhân viên đến năm 2009 các hoạt động kinh doanh của cơng ty dần phục hồi nên phân xưởng sửa chữa tuyển dụng thêm 3 nhân viên đễ đáp ứng kịp các hoạt động sửa chữa các loại phương tiện chính trong