AGRIBANK BIÊN HÒA
3.2.1.4 Kiểm tra bộ chứng từ nhận được từ ngân hàng nước ngoài:
Khi nhận được bộ chứng từ, mỗi ngân hàng sẽ có thời gian hợp lý để kiểm tra và thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ đến để cho biết quyết định từ chối hay chấp nhận bộ chứng từ, nhưng không vượt quá 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ.
Việc kiểm tra bộ chứng từ phải đối chiếu với hồ sơ L/C. Đối với từng loại chứng từ, khi kiểm tra cần lưu ý:
*Thư ngân hàng nước ngoài:
Đây được xem như là một căn cứ có giá trị giữa các ngân hàng với nhau.Thư này cũng sẽ thể hiện tầm quan trọng riêng của nó.Thanh toán viên thường kiểm tra những nội dung sau:
+Số ngày gởi chứng từ có phù hợp với số ngày quy định trong L/C hay không, tùy theo quy định của L/C nhưng thông thường là 10 ngày hoặc 7 ngày tùy làm việc kể từ sau ngày giao hàng lên tàu.
+Số tiền đòi trên thư tín dụng có đúng với số tiền trên hối phiếu và hóa đơn thương mại hay không.
+Tên, địa chỉ của người nhập khẩu, người thụ hưởng, ngân hàng mở L/C. +Xem xét các chỉ tiêu thanh toán và những lưu ý đặc biệt trên thư như thông báo của ngân hàng nước ngoài về bất hợp lệ của chứng từ mà nhà xuất khẩu không sửa chữa hay thông báo về bộ chứng từ đã được chiết khấu và cách thức thanh toán.
*Hối phiếu (bill of exchange):
+Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu.
+Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không.Vì sau, ngày giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.
+Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như trên L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At Sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at….days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn.
+Kiểm tra số L/C và ngày phát hành L/C ghi trên hối phiếu có đúng không. +Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên, địa chỉ của người ký phát( drawer), người trả tiền (drawee), thường là ngân hàng mở L/C.
+Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên bề mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo.
+Số tiền ghi trên hối phiếu phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hóa đơn thương mại. Số tiền bằng chữ và bằng số phải trùng khớp với nhau và trùng khớp với số tiền ghi trên hóa đơn, đơn vị tiền tệ phải giống trên L/C.Có những trường hợp mà số tiền trên L/C không trùng với số tiền ghi trên hối phiếu:
-Nếu L/C cho phép giao hàng từng phần (Partial shipment: allowed), thì số tiền trên hối phiếu có quyền khác với L/C mà không bị coi là bất hợp lệ, nhưng số tiền trên hối phiếu phải nhỏ hơn số tiền trên L/C.
-L/C cho phép dung sai là +/-x%, dung sai áp dụng cho số tiền, thì số tiền trên hối phiếu có thể nhỏ hơn hoặc lớn hơn số tiền trên L/C.
*Hóa đơn thương mại (commercial Invoice):
+Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C hay không.
+Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại …)so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không.
+Nếu như không được quy định khác trong L/C, hóa đơn phải do người hưởng phát hành có tên và địa chỉ trùng với tên và địa chỉ của người thụ hưởng trong L/C. Nếu hóa đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hóa đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập:commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable.
+Sự mô tả hàng hóa phải phù hợp với sự mô tả hàng hóa trong L/C.Đây chính là cơ sở để người vận chuyển lập vận đơn.Khi kiểm tra phần này trong vận đơn phả có đối chiếu với hóa đơn thương mại.
+Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, vận đơn hàng không…
+Khi việc giao hàng từng phần bị cấm, thì giá trị của hóa đơn thương mại phải phù hợp với giá trị ghi trong L/C hoặc có thể ít hay nhiều hơn 5% giá trị L/C nếu không có sự hướng dẫn khác trong L/C.
*Vận đơn đường biển : (bill of lading)
B/L là một chứng từ quan trọng nên khi kiểm tra phải hết sức thận trọng và theo sát những quy định của L/C và những quy định của UCP DC 600.Thường thì ngân hàng kiểm tra theo trình tự sau:
+Kiểm tra loại vận đơn căn cứ vào quy định của L/C, kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp hay không.
+Kiểm tra tính chính xác thực của vận đơn: nhà nhập khẩu kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý.
+Kiểm tra mục người gởi hàng (shipper).Tuy nhiên ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy.
+Kiểm tra mục người nhận hàng (consignee): đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ theo quy định một cách nghiêm ngặt.
-Nếu L/C quy định B/L được lập theo lệnh của người gửi hàng và ký hậu để trắng thì người gửi hàng sẽ phải ký hậu để trắng ở mặt sai của B/L.
-Nếu L/C quy định B/L được lập theo lệnh của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Biên Hòa thì trên mục người nhận phải ghi “To the order of Agribank bien hoa branch” .Nếu trên B/L không ghi rõ người nhận là NHN0&PTNT BH thì vận đơn không được chấp nhận.
+Kiểm tra mục thông báo (notify): thường là ghi tên và địa chỉ của người làm đơn xin mở L/C (applicant).
+Kiểm tra tên cảng xếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không.
+Kiểm tra nội dung hàng hóa được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không. Nội dung này bao gồm: tên hàng hóa, ký mã hiệu hàng hóa, số lượng, số kiện, tổng trọng lượng hàng hóa, đặc biệt ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hóa ghi trên thùng hàng, số hiệu container với nội dung của L/C và Packing list.
+Kiểm tra mục cước phí:có phù hợp với quy định của L/C hay không.Ví dụ: nhà nhập khẩu thường nhập hàng theo điều kiện CIF và CFR nên hầu hết các L/C
thường quy định cước phí trả trước (Freight Prepaid).Nếu vận đơn nêu cước phí phải thu (Freight to collect ) thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ này.
+Các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ như hóa đơn, hợp đồng….
*Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate /Policy):
+Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không :chứng thư bảo hiểm (Insurance policy), hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate ).
+Kiểm tra tên, địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng với quy định của L/C hay không? thông thường, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải.
+Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm.Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hóa đơn. Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hóa đơn theo quy định của L/C.
+Kiểm tra nội dung hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hóa và số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác.Việc mô tả hàng hóa có thể chung chung nhưng không được mâu thuẩn với L/C.
+Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: ngày lập chứng từ bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L. Nếu ngày lập chứng từ bảo hiểm sau ngày lập vận đơn, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán.
*Các loại chứng từ khác:
Hầu hết trong các bộ chứng từ được xuất trình thì bao giờ cũng có những chứng từ như hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ. Ngoài ra tùy theo từng trường hợp cụ thể mà L/C sẽ yêu cầu xuất trình một hoặc một số các loại chứng từ:
+Bản copy, fax hay telex
+Biên nhận gởi chứng từ bằng dịch vụ chuyển phát nhanh +Giấy chứng nhận kiểm tra (Certificate of Inspection)
+Giấy chứng nhận của người thụ hưởng (Beneficiary’s certificate) +Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
+Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) ……….
Nguyên tắc chung để kiểm tra các chứng từ này:
+Đơn vị xuất trình đầy đủ các chứng từ về cả chủng loại và số lượng như L/C yêu cầu.
+So sánh đối chiếu với những yêu cầu của L/C về các loại chứng từ này, kiểm ta xem chúng có thể hiện được những yêu cầu mà L/C đòi hỏi hay không.
+Các chi tiết trên chứng từ như tên người thụ hưởng, người mở, tên tàu, số L/C, số lượng quy cách …phải phù hợp với L/C, B/L, Invoice.