b. Về định lượng [2]:
2.1.2.2.2, Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong sơ đồ: * Trưởng Bộ phận KTTC:
* Trưởng Bộ phận KTTC:
Trưởng Bộ phận KTTC là người chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cuả Bộ phận nhằm phục vụ tốt nhất cho mục tiêu phát triển cuả Công ty.
Thiết lập và duy trì hệ thống tài chính, kế toán.
Thiết lập quy trình chuẩn kiếm soát nội bộ trong các nghiệp vụ liên quan tới phòng kế toán, tài chính của Công ty [5].
* Kế toán trưởng:
Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ
chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Công ty.
Nghiên cứu các chếđộ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê, luật doanh nghiệp… của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp.
Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chếđộ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản, lưu trữ
các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán của Công ty [5]. * Kế toán tổng hợp kiêm giá thành:
Tập hợp các chứng từ ghi vào nhật kỳ chung và sổ cái. Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra số liệu cuối kỳ có hợp lý và khớp
đúng với các báo cáo chi tiết. In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng công ty theo qui định.
Tập hợp chi phí vá tính giá thành theo từng sản phẩm. Phân bổ chi phí và tính kết quả hoạt động kinh doanh.
Mở sổ theo dõi tính tăng giảm TSCĐ. Hạch toán thu nhập, chi phí, Khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác và báo cáo thuế.
Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.
Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết [5].
* Kế toán vật tư, thành phẩm:
Dựa vào chứng từ gốc hợp lệ lập phiếu nhập, phiếu xuất. Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan. Theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng vật tư, thành phẩm, hàng hóa theo định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng.
36
Mở sổ theo dõi tổng hợp, chi tiết số dư tài khoản 152, 153, 155, 154. Lưu trữ, bảo quản và bảo mật chứng từ số liệu kế toán.
Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Trưởng bộ phận KTTC và Kế toán trưởng [5].
* Kế toán thanh toán:
Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ
gốc và các chứng từ khác theo qui định. Nhập liệu vào hệ thống, xử lý, theo dõi, quản lý và báo cáo mọi phát sinh, biến động, hiện hữu của vốn bằng tiền trong phạm vi
được giao theo chếđộ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của BGĐ.
Theo dõi đối chiếu Công nợ phải trả cho nhà cung cấp và các khoản phải thụ
tạm ứng ứng CBCNV. Mở sổ theo dõi số dư tổng hợp chi tiết Tài khoản 331, 141, 1121, 1122, 1111, 133, 334, 3383, 3384.
Lập tờ khai thuế VAT đầu vào và tờ khai thuế VAT Tháng, quý, năm.
Nhận và kiểm tra hợp đồng mua hàng dịch vụ gia công bên ngoài, hóa đơn, giá mua vật tư và chịu trách nhiệm tính pháp lý cuả hoá đơn chứng từ.
Làm việc với các tổ chức tín dụng trong việc huy động nguồn vốn tài trợ khi Công ty có nhu cầu sử dụng vốn, theo dõi các hoạt động mở thư tín dụng và các dịch vụ Ngân hàng.
Tư vấn cho trưởng bộ phận KTTC, Kế toán trưởng và Giám đốc trong việc sử
dụng chi phí vốn thấp nhất [5]. * Kế toán phải thu:
Theo dõi Kiểm tra các hoá đơn bán ra do kế toán hoá đơn phát hành trước khi cập nhật vào sổ doanh thu bán hàng. Theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty và chi tiết theo từng khách hàng, lập bảng kê bán ra theo mẩu báo cáo.
Đôn đốc, kết hợp với bộ phận bán hàng trong việc thu hồi công nợ trong hạn và ngoài hạn hoặc các khoản thu khó đòi. Báo cáo tình hình công nợđịnh kỳ hoặc thời
điểm theo chếđộ báo cáo hiện hành hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Theo dõi hợp đồng bán hàng, lập bảng chi hoa hồng hoặc tính lãi nợ quá hạn cho từng khách hàng (nếu có).Thanh lý các hợp đồng đã ký kết (nếu cần).
Mở sổ theo dõi tổng hợp, chi tiết số dư tài khoản 131, 3331, 13881 và tài khoản liên quan. Lập bảng kê VAT đầu ra.
Cung cấp các số liệu nợđã thu trong tháng cho Bộ phận TCNS làm lương tiếp thị. Cung cấp số liệu tổng hợp, chi tiết phục vụ cho công tác quyết toán [5].
* Kế toán tiền:
Thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ phòng phát hành, theo qui định. Rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu và lấy sổ phụ ngân hàng. Theo dõi và
đối chiếu số dư chi tiết theo từng ngân hàng.
Quản lý tiền mặt tại quỹ, kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ. Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận.
Mở sổ theo dõi số dư tài khoản 1111, 1121, 1122 và các taì khoản liên quan [5].
* Kế toán xuất hóa đơn:
Kiểm tra chứng từ hợp lý hợp lệ liên quan đến việc xuất hóa đơn.
Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn trong tháng, năm.
Kiểm tra theo dõi việc thu hồi hoá đơn bán ra cũng như phiếu giao hàng cho khách hàng xác nhận [5].