I. Khái quát về Công ty thoát n−ớc Hμ Nội
b)Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thoát n−ớc
Hμ Nội
Trong việc đáp ứng các nhu cầu xã hội, ngμnh thoát n−ớc cũng đã góp phần không nhỏ, điều đó đã đ−ợc thể hiện rõ nét trong một số đặc điểm cụ thể sau:
- Ngμnh thoát n−ớc lμ một ngμnh dịch vụ đô thị - đó lμ một loại hμng hoá đặc biệt, tuy nhiên nó có vai trò không thể thiếu đ−ợc trong đời sống hiện đại. Với vai trò duy tu nạo vét các công trình thoát n−ớc, xử lý các điểm úng ngập, giúp cho dòng chảy đ−ợc thông thoát vμ trả lại cảnh quan cho môi tr−ờng vμ vệ sinh đ−ờng phố. Đây lμ một trong những
ngμnh có vai trò hết sức quan trọng, có ảnh h−ởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến các ngμnh khác nh− môi tr−ờng, giao thông Việc thông thoát n−ớc một mặt đảm bảo vệ sinh môi tr−ờng trong sạch, mặt khác giúp cho giao thông đi lại đ−ợc thuận tiện, giảm bớt đ−ợc những thiệt hại do thiên tai gây ra.
Ngμnh thoát n−ớc lμ một ngμnh sản xuất vật chất đặc biệt. Tuy lμ
một ngμnh xây dựng cơ bản nh−ng sản phẩm tạo ra lại mang tính chất phục vụ.
Do nhiệm vụ vμ đặc điểm riêng một ngμnh dịch vụ mang tính chất phục vụ nên sản phẩm của đơn vị đ−ợc quy về hai loại sản phẩm sau:
+ Các sản phẩm chính nh−: Các công trình thoát n−ớc (φ 400 ữ φ
1200, rãnh thoát n−ớc), khối l−ợng bùn cống, m−ơng, hồ, sông, nạo vét vμ
khối l−ợng bùn chuyên trở từ công trình đến bãi đổ quy định.
+ Các sản phẩm phụ nh−: bộ nắp ga cống, các loại tấm đan phục vụ sửa chữa ga cống, công cụ lao động nhỏ nh− xe ba gác, xe cải tiến, xô tôn, móng, xẻng, choặc cống, tời quay tay, thùng đựng bùng, các máy móc chuyên ngμnh tự sản xuất hoặc sản xuất một phần có số công cụ lao động đặc thù khác của ngμnh thoát n−ớc.
Đây lμ một loại sản phẩm đặc biệt không thể cân đong đo đếm đ−ợc (không có đơn vị tính)
Thực hiện cơ chế quản lý mới, Công ty thoát n−ớc Hμ Nội th−ờng xuyên sắp xếp vμ tổ chức lại bộ máy quản lý với yêu cầu, nhiệm vụ của từng thời kỳ: Chuyển đổi xí nghiệp thoát n−ớc Hμ Nội thμnh Công ty thoát n−ớc Hμ Nội. Đồng thời chia nhỏ địa bμn quản lý từ 2 đội cống thoát n−ớc quản lý 4 quận nội thμnh thμnh 4 đội mỗi đội quản lý một quận theo từng địa bμn riêng mỗi quận có 2 đội (trừ quận Hoμn Kiếm không có m−ơng), một đội xây lắp, một đội xe máy, một trạm bơm vμ một
x−ởng cơ khí. Tổng số có 14 đội sản xuất với 6 phòng ban chức năng. Đến đầu 1994, để phát triển thêm một b−ớc vững chắc, phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế mới công ty đã thμnh lập sáu xí nghiệp trực thuộc có t− cách pháp nhân đầy đủ, đ−ợc mở tμi khoản tại ngân hμng. Song đến những năm 2000, do yêu cầu mới nên từ sáu xí nghiệp hoạt động đ−ợc gần 20 năm nh−ng các xí nghiệp đã nhanh chóng ổn định tổ chức, giữ vững nhịp độ sản xuất, củng cố cơ sở lμm việc, tạo đμ cho việc phát huy tác dụng thúc đẩy sản xuất kinh doanh trong thời gian tới.
3. Tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp thoát n−ớc số 3 trực thuộc Công ty thoát n−ớc Hμ Nội
Công ty thoát n−ớc Hμ Nội lμ một đơn vị hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của Công ty đ−ợc tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán vμ t−ơng đối gọn nhẹ. Công tác hạch toán phản ánh kết quả kinh doanh do kế toán thực hiện trên cơ sở chứng từ chi tiêu tại các xí nghiệp trực thuộc do nhân viên thống kê kế toán tổng hợp gửi về các chứng từ chi tiêu tại phòng tμi vụ của Công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ của từng ng−ời trong phòng kế toán
1) Kế toán tr−ởng: Lμ ng−ời thực hiện việc tổ chức, chỉ đạo toμn bộ công tác kế toán, thống kê của đơn vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tμi chính của đơn vị. Ngoμi ra, kế toán tr−ởng còn đảm nhiệm việc tổ chức vμ chỉ đạo công tác tμi chính.
Kế toán tr−ởng chịu trách nhiệm trực tiếp tr−ớc Thủ tr−ởng đơn vị vμ tr−ớc kế toán tr−ởng cấp trên về các công tác thuộc phạm vi trách nhiệm vμ quyền hạn của kế toán tr−ởng.
Kế toán tr−ởng các các nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức bộ máy ké toán thống kê, tổ chức phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi hoạt động của đơn vị, lập đầy đủ vμ đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê qui định, thực hiện việc trích nộp thanh toán theo đúng chế độ, thực hiện đúng các quy định về
Kế toán tr−ởng
Kế toán 2
kiểm kê, thực hiện kiểm tra kiểm soát việc chấp hμnh luật pháp, thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện việc đμo tạo, bồi d−ỡng chuyên môn cũng nh− phổ biến vμ h−ớng dẫn các quy định mới cho các bộ phận, cá nhân có liên quan cũng nh− trong bộ máykế toán, tiến hμnh phân tích kinh tế, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh mμ
trọng tâm lμ kế hoạch tμi chính đồng thời không ngừng củng cố vμ hoμn thiện chế độ hạch toán kinh tế trong đơn vị.
Kế toán tr−ởng có các quyền hạn: phân công, chỉ đạo trực tiếp tất cả nhân viên kế toán, thống kê lμm việc tại đơn vị, có quyền yêu cầu cả các bộ phận trong đơn vị cung cấp những tμi liệu, thông tin cần thiết cho công việc kế toán vμ kiểm tra; các loại báo cáo kế toán - thống kê cũng nh− các hợp đồng phải có chữ ký của kế toán tr−ởng mới có giá trị pháp lý, kế toán tr−ởng đ−ợc quyền từ chối, không thực hiện những mệnh lệnh vi phạm luật pháp đồng thời phải báo cáo kịp thời những hμnh động sai trái của thμnh viên trong đơn vị cho các cấp có thẩm quyền t−ơng ứng.
2) Kế toán 1: phụ trách mảng kế toán tiền l−ơng, tiền gửi ngân hμng, thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoμn.
- Chịu trách nhiệm tr−ớc kế toán tr−ởng về công tác đ−ợc giao. Có nhiệm vụ tính toán l−ơng vμ các khoản trích theo l−ơng theo đúng quy định.
- Thực hiện đầy đủ kịp thời, chính xác đúng nguyên tắc đối với tiền gửi ngân hμng, bảo toμn bí mật tμi khoản tiền gửi ngân hμng, ghi chép đầy đủ với ngân hμng vμ phát hiện những sai sót để điều chỉnh cho kịp thời.
3) Kế toán 2: kế toán thu chi phụ trách mảng kế toán tμi sản cố định.
Chịu trách nhiệm tr−ớc kế toán tr−ởng về công tác kế toán đ−ợc giao, có nhiệm vụ vμ quyền hạn sau:
- Mở sổ kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời vμ
trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo đúng quy định. - Giám sát vμ kiểm tra các hoạt động tμi chính, phát hiện vμ ngăn ngừa các tr−ờng hợp vi phạm pháp luật, chính sách vμ chế độ tμi chính.
- Quản lý tμi sản cố định, đăng ký vμ tính khấu hao cơ bản hμng tháng, quý, phân bổ theo chế độ hiện hμnh.
- Tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh phân phối lợi nhuận vμ
trích lập quỹ theo quy định.
- Thực hiện đầy đủ, kịp thời chế độ báo cáo tμi chính, tình hình thực hiện kế hoạch tμi chính, thuế vμ các báo cáo khác theo yêu cầu quản lý đúng quy định vμ kịp thời gian cho cơ quan cấp trên.
4) Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, theo nghiệp vụ thu chi
Có nhiệm vụ quản lý, bảo đảm bí mật an toμn tuyệt đối quỹ tiền mặt, các loại giấy tờ có giá trị nh− tiền, kim khí
Nhân viên kế toán ở các xí nghiệp trực thuộc lμm việc vμ hạch toán t−ơng tự nh− công ty nh−ng mang tính chất nội bộ (chỉ tập hợp chi phí vμ
tính giá thμnh) không hạch toán quỹ.
Các xí nghiệp trực thuộc lμm công tác tổ chức hạch toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vμ các bảng biểu nh− bảng phân bổ tiền l−ơng, kết chuyển chi phí để báo gửi về phòng tμi vụ công ty để tập hợp số liệu theo mẫu thống nhất.
* Hình thức sổ kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ với ph−ơng pháp kế toán thủ công. Hiện nay, công ty áp dụng ph−ơng pháp kế toán hμng tồn kho theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên vμ sử dụng hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ, kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian
với việc ghi sổ theo hệ thống giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hμng ngμy với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng.
Công ty có những sổ kế toán chính nh−: Nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 4, NKCT số 5, NKCT số 7 vμ
các bảng kê nh− bảng kê số 3, số 4, số 5 vμ các loại sổ cái nh− sổ cái tiền mặt vμ các sổ chi tiết Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi hμng ngμy Ghi cuối tháng Chứng từ gốc vμ các BPB Nhật ký - Chứng từ Bảng kê Thẻ vμ sổ chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tμi chính
Đối chiếu kiểm tra
II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền l−ơng vμ các khoản trích theo l−ơng ở Xí nghiệp Thoát n−ớc số 3 thuộc Công ty thoát theo l−ơng ở Xí nghiệp Thoát n−ớc số 3 thuộc Công ty thoát n−ớc Hμ Nội
1. Quy mô vμ cơ cấu lao động
Hiện nay Xí nghiệp thoát n−ớc số 3 có tổng số lao động lμ 260 ng−ời Trong đó:
- Lao động gián tiếp : 26 ng−ời - Lao động trực tiếp : 234 ng−ời
Phân loại công nhân viên ở Xí nghiệp thoát n−ớc nh− sau:
- Công nhân sản xuất: lμ những ng−ời lao động trực tiếp ở các con m−ơng, sông, hồ, cống rãnh tại các ngõ, xóm, phố
- Lao động gián tiếp: gồm lãnh đạo công ty, đoμn thể, cán bộ quản lý nghiệp vụ tại các phòng ban, nhân viên phục vụ hμnh chính, bảo vệ
Phân loại lao động theo chất l−ợng lao động tính đến thời điểm 31/12/2004 nh− sau:
- Kỹ s− vμ trình độ t−ơng đ−ơng : 18 ng−ời - Trung cấp kỹ thuật : 20 ng−ời
- Công nhân bậc cao (6,7) : 37 ng−ời - Công nhân bậc 3,4,5 : 136 ng−ời - Công nhân bậc 1,2 : 49 ng−ời
2. Các hình thức trả l−ơng vμ phạm vi áp dụng
Việc phân phối thu nhập đ−ợc phân phối theo nguyên tắc lμm nhiều h−ởng nhiều, lμm ít h−ởng ít, không lμm không h−ởng. Giám đốc công ty giao quyền tự chủ cho các đơn vị thμnh viên trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh.
Nh− vậy hiện nay xí nghiệp có các hình thức trả l−ơng sau:
Chế độ trả l−ơng theo thời gian ở xí nghiệp đ−ợc áp dụng cho lao động ở khối phòng ban lao động quản lý, nghiệp vụ (lao động gián tiếp). Căn cứ để tính l−ơng lμ hệ số l−ơng của ng−ời lao động, l−ơng tối thiểu do Nhμ n−ớc quy định (năm 2004 lμ 290.000đ), bảng chấm công của các phòng ban gửi về phòng tμi vụ vμo ngμy 28 hμng tháng. Bảng nμy do từng phòng ban theo dõi ghi rõ ngμy lμm việc, ngμy nghỉ với những lý do cụ thể của mỗi ng−ời. Xí nghiệp hiện đang lμm việc tuần 5 ngμy. riêng lãnh đạo xí nghiệp, cán bộ đoμn thể, tr−ởng, phó phòng ban ngoμi l−ơng cơ bản còn đ−ợc cộng thêm hệ số cấp bậc, chức vụ.
b. Trả l−ơng khoán
Do đặc thù của ngμnh thoát n−ớc lμ một ngμnh dịch vụ đô thị, không có sản phẩm hữu hình, lao động phân tán, thực hiện cơ chế đổi mới quản lý, giao quyền tự chủ cho ng−ời lao động. Xí nghiệp đã thực hiện chế độ khoán khối l−ợng tới từng ng−ời lao động. Chế độ khoán khối l−ợng đ−ợc tính nh− sau: ở các xí nghiệp thμnh viên công ty cùng định mức khoán cho từng xí nghệp. Việc tính l−ơng cho ng−ời lao động đ−ợc thực hiện thông qua khoán khối l−ợng vμ l−ơng cấp bậc của từng ng−ời lao động.
Đối với công nhân lái xe: lái xe nhận khoán xe của xí nghiệp với một mức khối l−ợng đã đ−ợc xí nghiệp tính toán sẵn phân bổ cho từng loại xe.
- Phòng kế toán vμ bộ phận lao động tiền l−ơng căn cứ vμo cấp bậc, chức vụ của từng lao động ở từng bộ phận tính ra tiền l−ơng cơ bản của ng−ời lao động, từ đó trích lập BHXH, BHYT, kinh phí công đoμn. Nh−
vậy xí nghiệp không trực tiếp trả l−ơng cho ng−ời lao động trực tiếp ở các đơn vị, mμ chỉ hạch toán theo các khoản mục chi phí của từng đơn vị gửi lên.
3. Tổ chức hạch toán tiền l−ơng vμ tính l−ơng, BHXH phải trả công nhân viên. nhân viên.
a. Hạch toán lao động
Hạch toán lao động: gồm thời gian lao động, hạch toán số l−ợng lao động, hạch toán kết quả lao động.
Việc hạch toán số l−ợng lao động đ−ợc thể hiện trên "Sổ theo dõi" lao động của xí nghiệp do bộ phận nhân sự văn phòng xí nghiệp theo dõi nh− sau:
Lao động thuộc khối phòng ban của xí nghiệp gồm 27 ng−ời trong đó:
+ Kỹ s− vμ t−ơng đ−ơng : 15 ng−ời + Trung cấp kỹ thuật viên : 8 ng−ời + Nhân viên hμnh chính : 4 ng−ời - Lao động khối lái xe : 13 ng−ời - Lao động khối công nhân viên nạo vét bùn + Công nhân bậc 7 : 17 ng−ời + Công nhân bậc 6 : 20 ng−ời + Công nhân bậc 5 : 46 ng−ời + Công nhân bậc 3,4 : 88 ng−ời
+ Công nhân bậc 2 : 49 ng−ời
* Việc hạch toán thời gian lao động của xí nghệp dựa vμo bảng chấm công của từng đơn vị (gián tiếp cũng nh− trực tiếp)
* Việc hạch toán kết quả lao động ở xí nghiệp dựa vμo các khối l−ợng, vận chuyển bùn.
b. Hạch toán tiền l−ơng
Việc hạch toán tiền l−ơng của xí nghiệp thông qua bảng chấm công của từng tổ gửi lên xí nghiệp vμo ngμy 28 hμng tháng. Trên bảng chấm công đ−ợc theo dõi chi tiết cho từng ng−ời lao động (số ngμy công lao động, số ngμy nghỉ việc, lý do nghỉ việc )
Trên cơ sở đó kế toán tiền l−ơng tính ra l−ơng vμ các khoản phụ cấp cho từng đối t−ợng.
Biểu số 1:
Đơn vị: Công ty thoát n−ớc Hμ Nội Xí nghiệp thoát n−ớc số 3 Bảng chấm công Tháng 12 năm 2004 Mẫu số 01 - TĐTL Ban hμnh theo QĐ số 1141-TC CĐKT ngμy 01/11/1995 của BTC
Ngμy trong tháng Quy ra công Số TT Họ vμ tên Cấp bậc Chức vụ 1 2 3 … 29 30 31 Số công h−ởng l−ơng sản phẩm Số công h−ởng l−ơng thời gian Số công nghỉ việc dừng việc đ−ợc h−ởng 100% l−ơng Số công nghỉ việc ngừng việc h−ởng …% l−ơng Số công h−ởng BHXH Ký hiệu chấm công A B C D 1 2 3 … 29 30 31 32 33 34 35 36 37 1 Nguyễn Thị Hiền 3,82 Tr−ởng phòng x x x … x x x 26 2 Nguyễn Thị Diên 3,05 x x x … x x x 26 3 Đỗ Khắc Sử 2,8 x x x … x x x 26 4 Mỗ Văn Năm 2,47 x x x … x x x 26 - Lμm l−ơng SP:K - Lμm l−ơng thời gian :X - ốm , điều d−ỡng: O - Thai sản: TS - Hội nghị, HT: H - Nghỉ: NB - Nghỉ không l−ơng: Ro - Ngừng việc: N - Tai nạn: T - LĐ nghĩa vụ: LĐ Cộng Ng−ời chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ng−ời duyệt (Ký, họ tên)
Hμng tháng xí nghiệp thanh toán tiền l−ơng với các bộ phận công nhân viên chia lμm 2 kỳ
Kỳ I: Tạm ứng l−ơng vμo ngμy 20 hμng tháng. Số tiền tạm ứng th−ờng lμ cố định. Thông th−ờng số tiền tạm ứng bằng 50% (hoặc 40% tiền l−ơng tháng tr−ớc) tạm ứng của xí nghiệp đ−ợc thể hiện qua bảng sau
Biểu số 2
Công ty thoát n−ớc Hμ Nội Cộng hoμ xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xí nghiệp thoát n−ớc số 3 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc