5. Kết cấu của khóa luận
2.2.2. Tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng tại Công ty năm 2010
2.2.2.1. Nghiệp vụ và chứng từ kế toán:
* Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng:
Cuối tháng, căn cứ vào Bảng chấm công của bộ phận bán hàng gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu quy ra công và lập Bảng thanh toán tiền lƣơng, chuyển cho kế toán trƣởng, giám đốc xét duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ lập phiếu chi và phát lƣơng. Đồng thời lập phiếu kế toán trên phần mềm kế toán để phản ánh chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên bán hàng.
* Chi phí vật liệu, dụng cụ phục vụ bán hàng:
Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán lập phiếu xuất kho trên phần mềm kế toán.
* Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng:
Hàng tháng kế toán tiến hành lập Chứng từ phân bổ giá trị khấu hao TSCĐ để phản ánh số khấu hao TSCĐ phân bổ cho bộ phận bán hàng.
* Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác:
Hàng ngày, các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác đƣợc hạch toán căn cứ vào Hóa đơn điện, nƣớc, điện thoại, Phiếu chi, Giấy báo nợ…
2.2.2.2. Sổ sách và báo cáo kế toán:
- Hàng ngày, căn cứ vào các Chứng từ kế toán trên, kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm, các thông tin đƣợc tự động đƣa vào sổ Nhật ký chung; Sổ chi tiết chi phí bán hàng; Sổ cái TK 641.
- Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động. - Cuối năm hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ. Số liệu của các sổ sách trên đƣợc sử dụng để lập Báo cáo kết quả kinh doanh. Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.2.2.3.. Ví dụ minh họa:
Ngày 14/12/2010, Công ty trả tiền cƣớc bốc dỡ vận chuyển cho Công ty Cổ phần thƣơng mại vận tải Biển Đông với số tiền là 2.500.000.
Biểu số 2.10: Phiếu chi số 12/091
CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN HẢI PHÒNG Mẫu số: 02-TT
12 Lạch Tray - Ngô Quyền - HP (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU CHI Số: 12/091
Ngày 14 tháng 12 năm 2010 Nợ 6417: 2.500.000 Có 1111: 2.500.000 Họ và tên ngƣời nhận tiền: Tô Văn Thắng
Địa chỉ: Phòng tiêu thụ
Lý do nộp: Chi phí bốc dỡ vận chuyển cho Công ty cổ phần thƣơng mại vận tải Biển Đông Số tiền: 2.500.000 Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ Ngƣời nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Căn cứ vào Phiếu chi số PC12/091 liên 3, kế toán lập Phiếu chi trên phần mềm kế toán. Từ màn hình nền, chọn biểu tƣợng của phần mềm CADS, khai báo tên và mật khẩu của ngƣời dùng, chọn mục Phiếu chi, nhấn F4 để lập mới. Sau khi lập xong chọn F10 để lƣu chứng từ.
Các số liệu tự động vào Sổ Nhật ký chung (xem biểu 2.6), Sổ chi tiết chi phí bán hàng, Sổ Cái TK 641.
Biểu số 2.11: Sổ chi tiết chi phí bán hàng
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày: 31/12/2010 Dùng cho tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Chứng từ Trích yếu TKĐƢ 6411 6413 6414 6417 6418 Ngày Số ... ... ... ... ... ... ... ... ... 06/12 PKKN 12/03 Tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng 334 3382 3383 3384 3389 275.315.015 5.506.300 29.804.000 5.588.250 1.862.750 07/12 PCTV 12/47 Tiền cƣớc điện thoại cửa hàng 1 tháng 12 1111 4.702.500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 14/12 PCTV 12/091 Chi phí bốc dỡ vận chuyển cho Cty cổ phần thƣơng mại vận tải Biển Đông
1111 2.500.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Tổng cộng 4.311.433.148 5.200.000 188.099.495 15.530.940.723 5.136.480.652
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Biểu số 2.12: Sổ Cái TK 641
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày: 31/12/2010 Tài khoản 641- Chi phí bán hàng
Chứng từ Trích yếu TKĐƢ Số tiền Ngày Số Nợ Có Dƣ đầu kỳ Tổng phát sinh 25.172.174.018 25.172.174.018 Dƣ cuối kỳ ... ... ... ... ... ... 06/12 PKKN12/03 Tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng 334 3382 3383 3384 3389 275.315.015 5.506.300 29.804.000 5.588.250 1.862.750
07/12 PCTV12/47 Tiền cƣớc điện thoại cửa hàng 1 1111 4.702.500
... ... ... ... ... ...
14/12 PCTV12/091
Chi phí bốc dỡ vận chuyển cho Cty cổ phần thƣơng mại vận tải Biển Đông 1111 2.500.000 ... ... ... ... ... ... 31/12 PKKN12/19 Kết chuyển chi phí bán hàng