Để áp ứng nhu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty cổ phần thƣơng mại Hòa Dung sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Công ty không sử dụng phần mềm kế toán.
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Ƣu và nhƣợc điểm:
Ƣu điểm: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép. Nhƣợc điểm: Ghi chép trùng lặp nhiều.
Phạm vi sử dụng: Ở doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung của công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.3)
Sơ đồ 2.3. Quy trình luân chuyển chứng từ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày: Ghi cuối tháng:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Với hình thức kế toán nhật ký chung hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu chi, phiếu thu, giấy báo có, giấy báo nợ…để lập định khoản kế toán ghi trực tiếp vào sổ
Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…. Sổ nhật ký chung Sổ cái TK111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh Sổ thẻ kế toán chi tiết TK111,112,113 Bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 Sổ quỹ tiền mặt, ngoại tệ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK111,112,113. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký chung phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TK111,112,113. Cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết TK111,112,113 để đối chiếu với sổ cái. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu, bảng cân đối số phát sinh đƣợc dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính.