Chứng từ.
Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán. Đây là yếu tố đầu vào của mọi hoạt động kế toán. Thông tin chứng từ sẽ đƣợc phân loại, xử lý và đƣa vào sổ một cách hợp lý và có hệ thống. Hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty TNHH TM Đông Á:
- Tiền lƣơng cho nhân viên: - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lƣơng - Hàng tồn kho:
- Phiếu nhập/phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm hàng hóa - Tiền tệ:
- Phiếu thu/ phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- TSCĐ:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Ngoài ra còn có : hóa đơn GTGT...
Sổ kế toán
Hiện công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này thì, kế toán sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung; - Sổ cái các tài khoản;
- Sổ chi tiết TK hàng hóa, các loại thuế, các khoản phải thu của khách hàng, phải trả ngƣời bán;
Sơ đồ số 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ để lập Bảng cân đối số phát sinh, đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.