TNHH Hợp Thành.
3.3.1.Hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hợp Thành.
3.3.1.1.Hoàn thiện về việc luân chuyển chứng từ.
Để việc luân chuyển chứng từ đ-ợc diễn ra th-ờng xuyên, liên tục đảm bảo cho việc cập nhật thông tin của kế toán, công ty TNHH Hợp Thành cần tiến hành tổ chức lại khâu luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận trong đơn vị. Cụ thể: công ty nên đề ra quy định về thời gian cho việc giao nhận chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho vào ngày thứ 6 hàng tuần. Đây là thời điểm thích hợp để các bộ phận có thể tập hợp các chứng từ mới phát sinh trong tuần để chuyển lên phòng kế toán. Việc giao nhận chứng từ diễn ra hàng tuần đều đặn cũng giúp cho các thông tin mà kế toán thu thập đ-ợc th-ờng xuyên, liên tục, không bị ứ đọng. Nếu để xảy ra tr-ờng hợp chứng từ về muộn ảnh h-ởng đến việc lập báo cáo kế toán sẽ bị xử lý theo đúng quy định của công ty.
Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì các bên giao và nhận chứng từ đều phải ký nhận vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ thì dễ dàng hơn cho việc quy trách nhiệm cho đúng ng-ời, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc làm này nhằm giúp quản lý chặt chẽ các chứng từ của công ty, hơn nữa cũng nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên đối với việc quản lý chứng từ nói riêng và công việc của công ty nói chung. Phiếu giao nhận chứng từ có mẫu nh- biểu 3.1.
Biểu 3.1. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày... đến ngày.... Nhóm vật liệu (công cụ, sản phẩm, hàng hoá) Số l-ợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền (1) (2) (3) (4) Ngày...tháng...năm....
Ng-ời nhận Ng-ời giao
(ký, họ tên) (ký, họ tên)