Dự phòng là khoản dự tính tr-ớc để đ-a vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị ghi xuống thấp hơn so với giá trị thấp hơn đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật t-, sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính của cuối kỳ hạch toán.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho và giá trị thuần chính là số dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đ-ợc tính theo từng loại vật t-, sản phẩm hàng hoá tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đ-ợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Việc -ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đ-ợc tại thời điểm -ớc tính. Việc -ớc tính này phải tính xem xét đến việc sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các diễn ra sau ngày liên quan đến sự biến động của tài chính, các sự kiện này đ-ợc xác nhận với cá sự kiện có tại thời điểm -ớc tính. Ngoài ra khi -ớc tính đến giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc phải đ-ợc xét đến mục đích đến của việc dự trữ hàng tồn kho.
Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho kế toán sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” được lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc so với giá gốc của hàng tồn kho.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 159 nh- sau:
Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đ-ợc hoàn nhập khi ghi giảm giá vố hàng bán trong kỳ
Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã đ-ợc lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
Theo chế độ kế toán hiện hành h-ớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán, vào cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đ-ợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cụ thể: Số d- bên có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kỳ.
Ph-ơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
- Cuối kỳ kế toán năm ( hoặc quý) khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Tr-ờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đ-ợc lập ở cuối kỳ kế toán năm, nay lớn hơn khoản dự phòng đã đ-ợc lập ở cuối kỳ kế toán năm tr-ớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch ( Bổ xung thêm) nh- sau.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Tr-ờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đ-ợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đ-ợc lập ở cuối kỳ kế toán năm tr-ớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (Hoàn nhập )nh- sau: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 132: Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)