3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ):
1.2.1Các chứng từ kế toán có liên quan
Kế toán chi tiết NVL là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập – xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lƣợng và giá trị.
Các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cƣờng công tác quản lý nguyên vật liệu.
Chứng từ kế toán sử dụng:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nghiệp vụ nhập – xuất NVL đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Hệ thống chứng từ kế toán về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có quy mô lớn đƣợc áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, quy mô vừa và nhỏ đƣợc áp dụng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT) Hóa đơn GTGT
Hóa đơn bán hàng
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phƣơng pháp lập, ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh.
Ngoài ra các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hƣớng dẫn:
Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm
Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ
Mọi chứng từ kế toán phải đƣợc tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trƣởng ở đơn vị quy định nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan.
Các sổ kế toán sử dụng cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tùy theo mỗi đơn vị sử dụng phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau nhƣ: Sổ (thẻ) kho; Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dƣ. Ngoài các sổ kế toán nói trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu đƣợc đơn giản nhanh chóng.
1.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Tùy vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây:
1.2.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song
Nội dung của phƣơng pháp thẻ song song
Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lƣợng. Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất lên các chứng từ đó và vào thẻ
Sinh viên: Lê Thị Nga – QT1206K 27 kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã đƣợc phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu lên phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu số lƣợng và giá trị. Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán lập bảng kê nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu với thẻ kho; giữa bảng kê nhập, xuất, tồn với sổ cái 152; giữa số liệu của sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế.
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra, đối chiếu với số liệu và phát hiện sai sót. Đồng thời đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin kế toán.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lƣợng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu thƣờng tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng của kế toán.
Phạm vi áp dụng: Đối với doanh nhgiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lƣợng nghiệp vụ xuất ít, không thƣờng xuyên, trình độ kế toán hạn chế.
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song đƣợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung của phƣơng pháp này là:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nhƣ trƣờng hợp phƣơng pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép cho từng thứ nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: số lƣợng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc mở cho cả năm và đƣợc ghi chép vào cuối tháng, mỗi thứ nguyên vật liệu đƣợc ghi một dòng trên sổ.
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng kê nhập, xuất, tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp
Sinh viên: Lê Thị Nga – QT1206K 29 Hàng ngày khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng hoặc kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất. Cuối tháng tổng hợp từ các chứng từ hoặc từ các bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu đƣợc tiến hành giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song (nhƣng tiến hành vào cuối tháng).
Ưu điểm: Khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối kỳ
Nhược điểm: Phƣơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lƣợng, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ đƣợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. Phƣơng pháp này thƣờng ít áp dụng trong thực tế.
Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
1.2.2.3 Phương pháp ghi sổ số dư
Trình tự kế toán chi tiết:
Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nhƣ hai phƣơng pháp: thẻ song song và phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào sổ số dƣ số lƣợng tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ số dƣ do kế toán lập cho từng kho và đƣợc mở cho cả năm. Trên sổ số dƣ nguyên vật liệu đƣợc xếp theo thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng sổ số dƣ đƣợc chuyển cho thủ kho ghi chép.
Thẻ kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân
chuyển Bảng kê xuất
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho
Sổ kế toán tổng hợp
Sinh viên: Lê Thị Nga – QT1206K 31
Tại phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhâp - xuất nguyên vật liệu. Sau đó, ký vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Ở phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu để ghi vào cột “số tiền” trên phiếu giao nhận chứng từ , số liệu này đƣợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng kê nhập xuất tồn. Đồng thời sau khi nhận đƣợc sổ số dƣ do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dƣ về số lƣợng và đơn giá hạch toán của từng nhóm nguyên vật liệu để tính ra số tiền ghi vào cột số dƣ bằng tiền. Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dƣ bằng tiền của sổ số dƣ với cột trên sổ nhập - xuất - tồn, đối chiếu số lƣợng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
Ưu điểm: Giảm bớt đƣợc khối lƣợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. Kế toán thực hiện đƣợc việc kiểm tra thƣờng xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thƣờng xuyên việc bảo quản nguyên vật liệu trong kho của thủ kho. Công việc dàn trải đều trong tháng nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho quản trị vật tƣ, hàng hoá vật tƣ nói chung và nguyên vật liệu nói riêng.
Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của từng nhóm, loại nguyên vật liệu nên để có đƣợc thông tin nhập - xuất - tồn của thứ nguyên vật liệu nào đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.
Khi lập các báo cáo tuần, kỳ về nguyên vật liệu phải căn cứ vào các số liệu trực tiếp trên thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu nếu phát hiện không khớp đúng giữa số liệu trên sổ số dƣ với số liệu tƣơng ứng trên bảng nhâp - xuất - tồn thì việc tìm kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.
Phạm vi áp dụng: Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thƣờng xuyên.
Doanh nghiệp đã xây dựng đƣợc hệ thống giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tƣ và xây dựng đƣợc hệ thống danh điểm vật tƣ hợp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi sổ số dƣ đƣợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ
Nguyên vật liệu là tài sản lƣƣ động của doanh nghiệp và đƣợc nhập - xuất kho thƣờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phƣơng thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đong, đo, đếm) nhƣng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời
Thẻ kho Sổ số dƣ Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sinh viên: Lê Thị Nga – QT1206K 33 điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ƣớc lƣợng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ. Tƣơng ứng với hai phƣơng thức kiểm kê trên, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phƣơng pháp hạch toán tổng hợp là KKTX và KKĐK.
1.2.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phƣơng pháp KKTX là phƣơng pháp theo dõi, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhâp - xuất - tồn kho vật tƣ, hàng hoá trên sổ kế toán.
Trong trƣờng hợp áp dụng phƣơng pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng đƣợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tƣ, hàng hóa. Vì vậy, giá trị vật tƣ, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tƣ, hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lƣợng vật tƣ thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.
Phƣơng pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thƣơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liêu”, tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ”
Tài khản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của tài khoản 152:
Bên Nợ:
Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đƣợc cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa khi kiểm kê. Bên Có:
Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho để sản xuất, để bán, để thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn đầu tƣ.
Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đƣợc giảm giá hoặc trả lại ngƣời bán Trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
Dƣ nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông thƣờng các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu.
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho
Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá Hoá đơn
Phiếu mua hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngoài ra còn có các chứng từ liên quan khác
Phƣơng pháp kế toán nguyên vật liệu và một số nghiệp vụ chủ yếu đƣợc hạch toán thông qua sơ đồ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sinh viên: Lê Thị Nga – QT1206K 35
Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp KKTX
TK 152;153 TK: 621, 627,
641,642, 241
Xuất kho NVL cho sản xuất kinh doanh, XDCB
TK: 111, 112, 331
Nhập kho NVL mua ngoài TK 133 Nhập kho NVL do nhập khẩu TK: 3333, 33312 thuế nhập TK 133 khẩu thuế GTGT Hàng nhập khẩu TK 331 Tk 154 Nhập kho NVL do tự SX Thuê ngoài gia công Tk 411 Nhập kho NVL do nhận vốn góp Tk 711 Nhập kho NVL do đƣợc biếu tặng TK: 621, 627, 641 Nhập kho NVL xuất dùng Nhƣng không hết TK: 1388, 1368 Xuất kho NVL cho vay tạm thời
Tk 1381 NVL thiếu khi kiểm kê
Chƣa rõ nguyên nhân
TK:111,112,331 Chiết khấu thƣơng mại giảm giá
Hàng mua, hàng mua bị trả lại
Tk 133
Giảm thuế GTGT hàng mua
TK 222,223 Góp vốn liên doanh vào cơ sở liên
doanh đồng kiểm soát
TK811 TK711 Chênh lệch đánh giá tăng Chênh lệch đánh giá giảm Tk 222,223
Thu hồi vốn góp vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Cty liên kết.
1.2.5.2 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng phƣơng pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 “Mua hàng”. Tài khoản này dùng để phản