V. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG D ỤNG
II.TỔ CHỨC CUỘC HỌP
1. Khái niệm
Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người cĩ trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền
đạt những thơng tin và mệnh lệnh cần thiết để điều hành hoạt động của doanh nghiệp
Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị của mình
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp
2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp
Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?
Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?
Thời gian vàđịađiểm thích hợp cho cuộc họp ?
Cần gửi thơng tin vàchươngtrình cho các thành viên khơng?
Cácphương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?
Các nội dung bố trí ra sao ?
Cĩ cần thảo luận nội dung trước hay khơng ?
Cần thưký cuộc họp hay khơng ?
Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2.2 Điều hành cuộc họp
Hãy chăm chú lắng nghe.
Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.
Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.
Tĩm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.
Luơn cĩ những số liệu chính xác và rõ ràng.
Giữ cho cuộc họp liên tục khơng bị ngắt quãng.
Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.
Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp, nhà quản trị hành chính với chức năng của mình phải chỉ đạo thực hiện ngay những cơng việc nhằm bảo đảm cho kết quả cuộc họp
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP 3 Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp