Sơ đồ 2. Sơ đồ tóm tắt quy trình thủ tục hải quan
CHUẨN BỊ HỒ SƠ KHAI HẢI QUAN
• Giải thích quy trình
a. Chuẩn bị hồ sơ khai hải quan
Với tư cách là đại lý hải quan thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu đường biển, đại lý hải quan tiếp nhận các chứng từ liên quan đến hồ sơ hải quan do doanh nghiệp cung cấp để tạo lập bộ hồ sơ hải quan.
Hồ sơ hải quan gồm các chứng từ liên quan đến đối tượng chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan. Hay nói cách khác, hồ sơ hải quan bao gồm các chứng từ phản ánh các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh phương tiện vận tải mà người khai hải quan phải nộp cho Hải quan theo quy định của pháp luật.
+ Hồ sơ hải quan bao gồm:
HẢI QUAN TIẾP NHẬN TỜ KHAI
RA LỆNH HÌNH THỨC (LUỒNG XANH , LUỒNG VÀNG, LUỒNG ĐỎ)
LUỒNG XANH (MỨC I) LUỒNG VÀNG (MỨC II) LUỒNG ĐỎ (MỨC III)
KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ KIỂM TRA HÀNG HOÁ KIỂM TRA CHỨNG TỪ, GIÁ, THUẾ Chư a hợp lệ Hợ p lệ THÔNG QUAN
- Tờ khai Hải quan: 02 bản chính. Là chứng từ kê khai về lô hàng nhập khẩu, có giá trị pháp lý ràng buộc trách nhiệm của người khai báo hải quan đối với những khai báo của mình. Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng, cơ bản tạo nên bộ hồ sơ hải quan và là căn cứ để phân biệt hồ sơ hải quan với hồ sơ thương mại.
- Hợp đồng thương mại hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: 01 bản sao có xác nhận của doanh nghiệp. Hợp đồng thương mại là hình thức pháp lý của hành vi thương mại, là sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (ít nhất một trong các bên phải là thương nhân hoặc các chủ thể có tư cách thương nhân) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hoạt động thương mại. - Hóa đơn thương mại: 01 bản chính, 1 bản sao. Hóa đơn thương mại là một chứng từ
không thể thiếu trong bộ chứng từ giao hàng và là cơ sở quan trọng để xác định trị giá hải quan của hàng hóa khi tính thuế nhập khẩu. Hóa đơn thương mại dùng trong thanh toán xuất nhập khẩu là để xác định số lượng hàng hóa. Trên hóa đơn có mô tả hàng hóa, cảng xếp hàng, cảng đến, phương tiện vận tải, nước xuất xứ, giá trên mỗi đơn vị sản phẩm và trị giá lô hàng. Hóa đơn thương mại thường do nhà xuất khẩu phát hành. - Vận tải đơn: 01 bản sao y bản chính (nếu B/L Surendered) hoặc bản chính Original
B/L (có thể nộp bản sao có xác nhận của doanh nghiệp). Vận đơn (Bill of Lading - viết tắt là B/L) là chứng từ vận chuyển đường biển do người vận chuyển hoặc đại diện của họ ký phát cho người giao hàng sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng hóa để vận chuyển đến nơi trả hàng. Trong thực tiễn hàng hải, người ký vận đơn thường là thuyền trưởng hoặc là đại lý của tàu nếu họ được thuyền trưởng ủy quyền.
Tùy từng trường hợp cụ thể dưới đây, bộ hồ sơ hải quan được bổ sung thêm các chứng từ sau:
- Trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất cần nộp: Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính và 01 bản sao y chính.
- Trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng cần nộp: Giấy đăng ký kiểm tra về chất lượng hàng hóa hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính.
- Trường hợp hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật cần nộp: Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu 01 lần hoặc bản sao y bản chính khi nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu).
- Trường hợp chủ hàng và hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt cần nộp: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) 01 bản gốc và bản sao thứ 3. Nếu hàng hóa nhập khẩu có tổng trị giá lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải xuất trình C/O.
- Hàng nhập phi mậu dịch thì trong bộ hồ sơ mở tờ khai hải quan cần phải có thêm đơn xin nhập hàng phi mậu dịch vì hàng phi mậu dịch sẽ không có thuế nhập khẩu.
- Trường hợp hàng hóa được giải phóng trên cơ sở kết quả giám định cần nộp: Chứng thư giám định - 01 bản chính.
- Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai trị giá tính thuế cần nộp: tờ khai trị giá tính thuế - 01 bản chính.
- Trường hợp doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục lần đầu tiên cần bổ sung: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu.
- Trường hợp hàng hóa nhập khẩu là động vật, thực vật cần nộp giấy kiểm dịch động vật hay giấy kiểm dịch thực vật.
- Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan cần nộp: 01 bản chính
Nếu khai hải quan theo hình thức hải quan điện tử thì các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan có thể là chứng từ điện từ hoặc không, tùy thuộc vào yêu cầu của Hải quan.
Trong bộ hồ sơ hải quan thì tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng nhất, là chứng từ để phân biệt bộ hồ sơ hải quan với bộ hồ sơ thương mại. Do đó, tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc dùng để kê khai cho đối tượng làm thủ tục hải quan.
Đối với hàng nhập khẩu dùng mẫu tờ khai hải quan; Tờ khai trị giá (Thông tư 205/2010/TT-BTC); Tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu (Mẫu 3a Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 222/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính); Tờ khai trị giá (Mẫu 2 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 222/TT-BTC ngày 25/11/2009 của Bộ Tài chính).
Người khai báo hải quan phải điền đầy đủ vào 2 tờ khai các tiêu chí cần thiết không được tẩy xoá, không sử dụng mực đỏ.
Về hình thức khai báo: có thể khai viết hoặc khai điện tử và yêu cầu không được chỉnh sửa. Mỗi tờ khai chỉ khai theo một giấy phép (đối với hàng quản lý bằng giấy phép) hoặc theo một hợp đồng.
+ Những thông tin cần thiết của tờ khai hải quan ( mẫu HQ-NK 2012)
Ô 1: Người xuất khẩu: ghi mã số kinh doanh, tên, địa chỉ của bên xuất khẩu. Ô 2: Người nhập khẩu: mã số thuế, tên, đại chỉ của cá nhân hay công ty làm thủ tục nhập hàng.
Ô 3, Ô 4: Người uỷ thác, đại lý làm thủ tục hải quan.
Ô 5: Loại hình nhập khẩu: điền lạo hình kinh doanh của doanh nghiệp vào có thể là: nhập kinh doanh ( NKD01), tạm nhập tái xuất (NTA01), nhập gia công ( NGC)…
Ô 6: Hóa đơn thương mại: thông tin về số hoá đơn và ngày lập hóa đơn. (Lưu ý: ngày lập hóa đơn phải sau ngày ký kết hợp đồng).
Ô 7 : Giấy phép kinh doanh: thể hiện thông tin về giấy phép và ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép (nếu có).
0 8: Hợp đồng: thông tin về hợp đồng thương mại và ngày ký kết hợp đồng, ngày hết hạn hợp đồng của doanh nghiệp nhập khẩu.
Ô 9: Thông tin về vận tải đơn.
Ô 11: Cảng, địa điểm dỡ hàng: (cảng ở Việt Nam)
Ô 12: Phương tiện vận tải: thông tin về phương tiện vận tải. Ô 13 : Nước xuất khẩu
Ô 14: Điều kiện giao hàng Ô 15: Phương thức thanh toán Ô 16: Đồng tiền thanh toán Ô 17: Tỷ giá tính thuế Ô 18: Mô tả hàng hóa Ô 19: Mã số hàng hóa Ô 20: Xuất xứ Ô 21: Chế độ ưu đãi Ô 22: Lượng hàng Ô 23: Đơn vị tính Ô 24: Đơn vị nguyên tệ Ô 25: Trị giá nguyên tệ Ô 26: Thuế nhập khẩu Ô 27: Thuế TTĐB Ô 28: Thuế BVMT Ô 29: Thuế GTGT Ô 30: Tổng số tiền thuế
Ô 31: Lượng hàng, số hiệu container Ô 32: Chứng từ kèm theo
Ô 33: Người khai ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu
Ô 34: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan Ô 35: Ghi chép khác
Ô 36: Xác nhận của hải quan giám sát
Ô 38: Là ô để lãnh đạo chi cục đóng dấu, ký tên và số hiệu để quyết định thông quan cho tờ khai hải quan.
Người khai báo hải quan phải khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung trên tờ khai hải quan hiện hành theo yêu cầu của cơ quan Hải quan. Những thông tin trên tờ khai hải quan phải phù hợp và trùng khớp với những chứng từ liên quan như: hợp đồng, hoá đơn thương mại, bảng chi tiết đóng gói hàng hóa, vận tải đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng.
b. Đăng ký khai hải quan.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu nhân viên giao nhận công ty sẽ đem bộ hồ sơ đến bộ phận đăng ký tờ khai hải quan tại cảng dỡ hàng để đăng ký làm thủ tục hải quan. Trước khi đăng ký cấp số tờ khai và lệnh hình thức kiểm tra hàng hóa cho doanh nghiệp công chức hải quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra các nội dung sau:
- Kiểm tra tên và mã số xuất nhập khẩu và khai thuế của người khai hải quan. - Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên tờ khai để xác định có phù hợp với thông tin của những chứng từ liên quan, điều kiện và quy định về việc làm thủ tục hải quan.
- Kiểm tra số lượng chứng từ phải có của bộ hồ sơ hải quan.
Nếu tờ khai không hợp lệ, tuỳ theo mức độ mà cán bộ Hải quan yêu cầu nhân viên giao nhận sửa đổi hoặc không tiếp nhận tờ khai hải quan, nếu tờ khai có chỉnh sửa phải có xác nhận của cán bộ Hải quan.
Sau khi kiểm tra thông tin trên tờ khai hải quan công chức hải quan quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận tờ khai hải quan của doanh nghiệp. Nếu tiếp nhận hồ sơ hải quan cán bộ đăng ký tờ khai hải quan sẽ cấp số tờ khai cho lô hàng đó, nếu không tiếp nhận phải trả lời lý do cho người khai hải quan bằng văn bản.
Đối với thủ tục hải quan điện tử doanh nghiệp không cần trực tiếp đến chi cục hải quan đăng ký mà đăng ký thông qua việc truyền dữ liệu điện tử cho chi cục hải quan bằng các phương tiện điện tử có kết nối với hệ thống dữ liệu điện tử của Hải quan.
c. Lệnh hình thức và phương thức kiểm tra hàng hoá
Sau khi hải quan đăng ký sẽ kiểm tra việc chấp hành pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan và đưa ra đề xuất doanh nghiệp đóng thuế ngay khi làm thủ tục hoặc được ân hạn thuế 30 ngày và mức độ xử lý đối với bộ hồ sơ theo đề xuất của máy tính và của công chức đăng ký trên lệnh hình thức. Có 03 trường hợp sau:
- Luồng xanh (mức 01): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng được miễm kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa).
-
Luồng vàng (mức 02): Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký làm thủ tục hải quan, cán bộ đăng ký chuyển hồ sơ qua bộ phận thuế, giá để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ, những thông tin về tên hàng hóa, mã số hàng hóa, giá hàng hóa…rõ ràng và phù hợp với chính sách thuế của nhà nước sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễm kiểm tra thực tế hàng hóa), nếu không hợp lệ và rõ ràng cán bộ giá thuế chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa để xác định hàng hóa và thuế suất của mặt hàng đó.
- Luồng đỏ (mức 03): Hồ sơ sau khi đăng ký chuyển qua cán bộ kiểm tra giá thuế. Sau đó chuyển cho cán bộ kiểm tra hàng hóa. Chủ hàng sẽ phải xuất trình hàng hóa để công chức hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong nếu không có phát sinh, không vi phạm về thủ tục hải quan sẽ chuyển cho lãnh đạo chi cục ký thông quan (Hàng phải kiểm tra thực tế hàng hóa). Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra thuộc mức 3 (luồng đỏ), có 3 mức độ kiểm tra thực tế như nhau:
+ Mức 3a: kiểm tra toàn bộ lô hàng
+ Mức 3b: kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
+ Mức 3c: kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Khi ký thông quan lãnh đạo chi cục sẽ ký vào lệnh hình thức ở mục hàng hóa được thông quan.
+ Nghiệp vụ thuế, giá:
Nếu hồ sơ ở luồng vàng và đỏ thì phải qua bộ phận thuế giá. Lúc này công chức phụ trách thuế giá sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ bao gồm: số lượng hàng, đơn giá có phù hợp không có quá thấp không nếu quá thấp thì sẽ đề xuất tham vấn giá để đưa về mức giá mà hải quan chấp nhận thông qua nghiệp vụ tham vấn. Sau đó kiểm tra cách áp mã số hàng hóa của doanh nghiệp có phù hợp không, có được ưu đãi về xuất xứ không… Người làm thủ tục hải quan sẽ phải giải trình nhưng gì mà nhân viên thuế giá yêu cầu và bảo vệ những gì mà mình đã khai trong tờ khai hải quan.
+ Nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa:
Nếu là luồng đỏ thì hàng hóa phải qua bộ phận kiểm tra lúc này người làm thủ tục hải quan phải xuất trình hàng hóa cho công chức hải quan kiểm tra, trong quá trình kiểm tra phải nhân viên giao nhận phải hiểu rõ về hàng hóa nhập khẩu của mình để giải thích cho công chức hải quan khi kiểm tra hàng, tránh trường hợp không rõ mặt hàng sẽ dẫn tới kiểm tra sai mặt hàng khi đó có thể sẽ sai về áp mã thuế và trị giá khai báo.